高校人事管理信息化中亟待解决的几个问题

蒋莉

江苏经贸职业技术学院 江苏南京 211168

随着信息技术的飞速发展，信息化应用也越来越多地渗透到人们的工作生活中去，尤其是渗透到人力资源管理在内的各个管理领域。通过信息化，可以快捷、有效地实现人力资源相关信息的管理与整合，达到人力资源的优化配置，从而提高管理水平。信息化，已渐渐成为人事管理的必然发展趋势。高校人事管理信息化，就是高校人事部门借助现代信息化手段，以计算机和网络为媒介，通过对各种人事信息资源的采集、存储、维护、分析、更新以及人事查询、统计等工作，将高校的人力资源进行科学化管理。高校的人事管理工作，从最初的手工记录发展到运用简单的Excel表格处理数据信息，基本实现了信息管理的原始积累。目前正处于初级信息管理的办公自动化阶段，并逐步向高级信息化管理阶段发展。

作为高校行政管理中尤为重要的人事部门，承担着学校行政管理职能中的大量具体性管理事务，其中主要的一项工作就是对全校教职工的各类信息进行管理。高校人事管理工作信息量大、涉及面广，业务繁重、复杂，主要包括全校教职工的基本信息管理(学历、职务、职称、进修培训等)、工资福利、职称评聘以及各类人事统计报表等事务性管理工作。此外，高校的人事信息具有动态性，即学历变化，职务、职称变动，工资变动，人员的调入、调出等。人事部门需要做好全校所有教职工信息的采集存储，并且及时进行更新维护，以确保数据的准确性和时效性。然而，相对于高校众多的教职员工，人事部门的管理人员就显得些许单薄。如何在人手少、业务繁多的情况下，完成大量的事务性工作是高校人事管理工作的长期难题。要根本解决这一问题，就必须加快推行和实现高校人事管理信息化，并且不断改进和完善。

1 高校人事管理信息化的意义

高校人事管理信息化，既是时代需要，又是必然趋势，它能够使人事管理工作发生质的飞跃，对高校未来战略性发展具有重要意义。实现人事管理信息化，对促进人事管理科学化、提高人事管理水平具有重要意义。作为高校的人力资源—师资队伍是高校人才发展的核心，是高校生存和持续发展的关键。人事管理信息化是高校战略性发展工作的重要保证，也是提升高校核心竞争力的一个重要措施。

1.1 立足全局，为高校改革发展提供决策依据

人事管理信息化，能够为高校管理者提供教职工较为全面、准确、及时的信息资料，能够更好地做到人尽其才，更加合理地配置师资力量。人事部门不再需要进行大量重复性的信息核对工作，可以将更多的时间和精力投入到对制度建设和战略决策的思考中。尤其是在进行岗位设置工作时，能够立足全局，更加合理地根据岗位、编制数的要求实现优化配置。

1.2 快速检索，提高工作效率

以往的人事信息大多以纸质档案和电子表格的形式保存下来，每到领导需要了解某类相关数据时，人事部门就要查询许多档案和电子表格，工作效率低，准确度也不高。实行人事管理信息化，不仅人事部门可以快速统计出准确的数据，学校领导层和各职能部门领导也能够根据自己的权限和需要通过系统直接检索，这样既节省了人力资源成本，也提高了工作效率。

1.3 深化二级管理，实现信息共享，使信息资源利用最大化

在建设高校人事管理信息化的过程中，二级院系领导和人事秘书的作用也能够得到充分发挥。在他们配合人事部门对基础数据进行更新维护的同时，其院系教职工的相关信息也与他们共享，他们能够更加清晰地了解其师资力量的配比情况，也更加清楚未来教学、科研工作的发展方向。目前，许多高校正在建设人事管理信息化，甚至有些高校已经初步实现了人事管理信息化，取得了一些成效。但总体来说，信息化进程较为缓慢，仍然存在一些问题，急需进一步完善和改进。

2 目前高校人事管理信息化存在的问题

2.1 对高校人事管理信息化的定位认识不足

目前，许多高校管理层虽然重视与关注人事管理信息化的发展，也投入了一定的人力和财力。但是，大多数高校管理层对人事管理信息化仍然缺乏全面的理解认识和正确的定位，在信息化过程中未能切实结合本校实际情况，具有一定盲目性。他们对建设人事管理信息化的目的不清楚、目标不明确，没有正确定位和认识人事管理信息化的重要性和紧迫性，往往在建设了管理系统之后，未能有效地开发和利用人事信息资源，也就未能最大化地提高工作效率。

2.2 职能分散形成信息孤岛而增加人力成本

信息孤岛，是指部门相互之间在功能上不关联互助，信息不共享互换，以及信息与业务流程和应用相互脱节的计算机应用系统。高校职能部门，如人事处、教务处、科技处等，均掌握着全校教职工的某一部分与该部门业务相关的数据和信息，也大多拥有其各自的办公管理系统，由于系统之间未能整合关联，各部门掌握的数据和信息缺乏交流和共享。在高校人事部门内部，师资科掌握着教职工的学历、职称、培训进修信息，人事科掌握着教职工的进出调配情况及内部调动情况，劳资科掌握着教职工工资福利待遇、社保医保以及人事档案信息，科室之间各自做着台账，有着各自的人事信息数据库。然而人事工作具有一定的相关性，科室之间各自更新维护数据，容易造成数据变化更新频率不同步，从而使得信息的准确性不高，重复劳动，增加人力成本。

2.3 高校人事管理系统缺乏有效规范管理

我国的高校人事管理信息化是近几年才得以发展的，仍然处于不断探索和完善的阶段。一方面，大多数高校并没有及时制定与人事管理信息化建设相适应的科学管理制度规范，人事部门对于二级院系的管理未能跟上信息化的要求，仍然沿用传统的人事管理制度，使得二级院系在配合人事部门进行的工作中存在很大的人为性和随意性，加重了人事部门信息化管理工作的难度。另一方面，在完成了人事管理信息基础数据录入后，“重建设，轻维护”，信息化进程推行缓慢，未能最大化地挖掘其在人事管理中的作用。再者，人事信息里掌握着教职工的一些关键信息，目前各高校人事管理信息系统的安全性还不够完善，需要采取有效的管理手段。

2.4 人事管理人员自身素质与业务水平有待提高

人事管理信息化工作不仅需要人事部门的组织，同时也需要二级院系人事秘书的参与和配合。人事秘书不能只应付工作，应积极配合人事部门认真做好本院系教职工的基础数据采集，并且保证数据的准确性，同时承担本院系教职工的信息更新维护工作。人事秘书应懂得有效利用人事信息对本院系的职工数据进行多维分析，帮助院系领导更清晰地了解该院系的教师结构，为领导科学决策提供依据。

3 加强人事管理信息化需采取的相应对策和措施

为适应高校发展的需要，实现高校人事管理的现代化，有效开发和利用人事信息资源，充分发挥其潜在的作用和效力，针对高校人事管理信息化方面存在的诸多问题，我们应采取如下相应的对策和措施：

3.1 正确定位，充分认识人事管理信息化的内涵

在信息时代的今天，高校人事信息管理工作已不是单纯地对人事信息、数据进行罗列与汇总，更重要的是对数据进行加工与处理，并为学校制定规划、决策提供科学可靠的信息支持。当然，只有高校管理层充分认识和重视人事管理信息化建设，才能使其得到发展所需要的政策、资金、技术等方面的支持，最终保障高校人事管理信息化建设取得成功。

3.2 转变观念，把握全局，实现人事管理信息资源共享

信息是一种可再生资源，经过处理和加工可以产生新的使用价值。人事信息，作为高校得以持续、健康发展的重要资源，也是可以不断加工再利用的信息资源。人事部门应该改变传统工作方式，打破科室之间、部门之间信息孤岛的局面，加大力度与学校各个系统进行对接整合，努力实现人事管理信息资源共享。大多数高校的职能部门各自为政，反感人事部门越权，但是我们更应该放眼于全局，实现资源共享有利于整合信息，充分发挥人事管理信息系统的预测分析能力，发挥其帮助领导决策的作用，使高校人才师资队伍科学配置，从而提高学校的整体竞争力。

3.3 制定相应制度政策，使人事信息管理规范化

高校人事信息具有一定的动态变化性、数据时效性，对准确性的要求极高，制定相应的规章制度能够保证信息的及时更新和维护，减少人为性和随意性。由于人事管理涉及教职工的切身利益与未来发展，因此人事信息又具有一定的敏感性。高校应当结合自身情况，制定有效的规章制度，加强规范化管理，在保证数据的一致性和可靠性的同时，切实保障人事管理数据的安全性和保密性。

3.4 提高人事管理人员的综合水平

人事管理信息化不仅仅是软件功能上的实现，更应是信息化管理工作流程上的实现。人事管理信息系统仅仅是管理上的辅助性工具，直接决定着信息化进程成功与否的是人事管理人员。因此我们需要对人事管理人员(人事部门工作人员、二级院系人事秘书)定期开展培训，增强人事管理工作人员的综合技能和业务水平，加强服务意识和保密性觉悟，建立起一支优秀的管理队伍，一支业务熟练、管理专业化的团队，这样才能有效地将信息化运用到日常工作中。

4 结束语

高校人事管理的信息化建设，是高校信息化建设的一个重要组成部分，也是人事工作的一场深刻变革。从被动的传统事务型管理转向主动的现代人力资源数字化管理，是高校改革发展的客观需要，是提高高校核心竞争力的必要保障，是时代所趋。但是，人事管理信息化建设仍是一项长期的工作，并不是一朝一夕能够实现的，并且它还会随着信息时代的发展而变化，我们也需要结合高校不同时期的切实情况进行相应的改进和完善。

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