我院仪器设备档案收集与整理

朱红秀

成都市新都区人民医院 设备科，四川 成都 610500

0 前言

依据国家卫生部制定的《医疗卫生机构医学装备管理办法》中第三十一条：“医疗卫生机构应当健全医学装备档案管理制度，按照集中统一管理的原则，做到档案齐全，账目明晰、完整准确。档案保管期限至医学装备报废为止。国家有特殊要求的，从其规定”。为此我们可以看到，仪器设备档案管理是医学装备管理的重要内容之一。随着医疗设备技术的飞速发展，大量先进的仪器设备投入到临床使用，这些仪器设备在疾病的诊断、治疗、科研工作中起着无可替代的作用。仪器设备档案是设备维修、保养和管理的必备条件，它能为设备的使用和维修、保养提供有效的依据。现将我院仪器设备档案收集与整理的具体做法与同仁交流，以利于共同促进医院仪器设备档案的科学化管理。

我院是一家二级甲等综合医院，目前投入到临床各部门使用的大小医疗仪器设备800余台件，万元上的近400台件，总金额为4015万元。我院仪器设备档案建立由设备科专人负责，配备档案橱柜。单价在万元以上的仪器设备，都建立了单机档案。每个档案都进行了系统排列、有序存放、按类别划分、采用电子文档规范书写目录。我院收集与整理单机档案共分为3个部分，具体如下。

1 申购材料

它主要包括使用科室购买仪器设备的申请单、仪器设备购置论证表、仪器设备购置可行性论证报告书、购买设备的主要参数要求、医院上报各部门的批件、招投标文件、中标通知书、销售合同等。

2 验收材料

这部分主要包括仪器设备的装箱清单、装机报告、验收报告、仪器设备使用管理责任书、仪器设备培训记录单、装箱清单、随机附带的所有文字资料。通常情况下，我院将使用操作手册复印一份交使用科室，原件收回归档。仪器设备发票复印件归档。涉及进口设备，备存进口设备的进口论证材料及“海关报关单”，对B超、监护仪、内窥镜等设备备存“商检报告”；对强制检定的计量测量设备，如B超、X射线断层检查仪、心电图机等备存首检证书；对监管的特种设备，如压力蒸汽灭菌设备，备存办理的使用证；甲乙类大型医用设备，如CT、MRI等备存办理的配置许可证。

3 在运行过程中形成的材料

一方面为仪器设备的使用情况记录。我院对单价在万元以上，且能单独开展为病人治疗或检查并能收取费用的仪器设备，在验收完毕后发放记录本给使用科室，要求进行逐日登记。记录本主要内容包括开机时间、关机时间、使用时间、检查（治疗）次数、检查（治疗）费用、病人姓名、检查（治疗）内容、设备运转情况、操作人等。每月结束后进行当月小结，年终进行年度总结。记录本使用完后，将其交回设备科归档，并发放新的记录本继续记录。如已封存、报废的设备，记录本将随机一同收回。除此，我们根据临床使用情况，对万元以上设备每季度开展成本效益分析，主要内容为使用科室、设备名称、出厂编号、规格型号、生产厂家、购买时间、购置金额、本季度毛收入、固定支出费（包括根据该设备的折旧年限计算本季度的折旧、固定工资、资金成本、修理及配件费）、变动成本（本季度的活工资及奖金、耗材）、本季度纯收入、经济效益（贡献毛益、结余、收益率%）。年度做一次详细的单机分析报告，从该机的社会效益及经济效益来分析从开机到现在的累计支出与收入情况、使用情况等。每年度的单机分析报告都需归入单机档案。

另一方面，在仪器设备日常使用中，开展对仪器设备的日常保养、检定（校准）、安全检查、维修工作。这些工作都需要形成文字记录，记录的主要内容包括时间、使用科室、保养检查要点、维修故障分析、费用等。这些记录和外请工程人员进行维修的记录单都需要进行整理后装入单机档案。对属于国家质监局列出的强制检定（校准）的计量测量仪器设备，都应按周期开展检定（校准）工作，并将有效证书复印件装入该单机档案。对于使用年限较长，发生故障无法修复或修复无价值需封存、报废的仪器设备，使用科室需填写封存、报废表（一式两份），内容包括使用科室、仪器设备名称、型号规格、产地、金额、启用时间、封存报废日期、已使用年限、仪器设备维修工程人员分析、使用科室意见、设备科负责人意见、分管院长意见、院长审批意见、上报相关部门意见、仪器设备收回时间及存放地点、交接双方签字等内容。填报审批完毕的封存、报废表一份递交给财务科，另一份为设备管理部门归档。

除此之外，对每台建立了档案的仪器设备，都装订一本“仪器设备履历表”，表中贴上该设备的照片，同时记录齐该设备名称、生产厂家、生产日期、规格型号、机号、购买时间、购买金额、取得方式（政府招标购买、自行购买、外捐赠等）、验收情况、院内编号、书写操作规程、注意事项、既往史、以及以后在使用中需要在表中简明扼要的记录检修保养情况。

综上所述，仪器设备档案收集与整理工作不仅贯穿于仪器设备的采购、使用、保养、维修、折旧、封存与报废的整个过程，也是包含了仪器设备在服务患者过程中的全部历史记录。它是医学装备档案管理工作的重要组成部分，它能有效地为仪器设备的使用和维修保养提供依据，充分提高仪器设备的利用率，同时在仪器设备添置与更新中也能更好地为领导决策提供相关依据，它的管理好坏对医院发展有着深远的意义。

[1]黄瑞峰.浅谈医院医疗设备档案管理工作的现状与对策[J].医疗装备,2007,20(1):25-26.

[2]刘伟,黄燕.浅谈医疗设备维修保养档案的收集和利用[J].中国医疗设备,2011,26(9):101-102,120.

[3]陈清奎.医疗设备管理探讨[J].中国医学装备,2007,4(4):28-29.

[4]高雅文.医疗设备档案的收集与管理的研究[J].中国现代医生,2007,3(5):21-22.

[5]任水芬.也谈医疗设备档案的收集管理[J].浙江档案,2010,(7):34.

[6]潘伟聪.医疗设备档案管理[J].中国医学装备,2010,(7):50-51.

[7]朱学君.医院医疗设备档案管理工作实践与体会[J].现代医院,2010,(3):134-136.

[8]王桂萍.医疗设备档案管理之我见[J].山东档案,2010,(2):28,13.