如何做好基建项目档案管理的前期控制

文/车凤

档案是人们认识和把握客观规律的重要依据。借助档案，能更好地了解过去，把握现在，预见未来。对于企业而言，档案是生产建设的参考资料，是维护权益的重要凭证，是加强管理的必要手段，是科学研究的可靠资源。基建项目档案是指从建设工程项目酝酿、立项、施工到竣工整个过程中直接形成的具有保存价值的文字、图像、声像等各种载体各种门类的文件材料。包括项目的前期文件、勘察测绘文件、设计文件、管理文件、施工文件、监理文件、竣工文件、结算文件等内容。基建项目档案不但记录了建设项目的全过程，还真实反映了工程实体的现实面貌，是企业的宝贵财富，为以后矿井改建、扩建、技术改造、维修等提供了原始凭证和可靠依据。

基建项目档案具有建设内容多，投资规模大、责任主体多、技术工艺复杂、建设周期长等特点，有些基建项目为了项目验收通过，往往采用突击整理档案，实质是变 “档案管理”为“档案整理”，这常导致事后整理起来困难，移交建设单位的档案体现不出原有的价值，严重影响建设项目档案的质量和安全保管，影响移交生产以后的档案管理水平和档案管理的工作效率。为了避免上述问题的发生，保证基建项目档案齐全完整，准确并及时归档，必须做好档案管理的前期控制工作。

一、要加强基建项目档案的收集工作

收集是档案工作的基础。基建档案的收集是一项细致而艰难的工作，由于基建档案材料形成的时间长，牵涉面广，参与人员多，工作环节多，是一项专业性很强的工作。建设项目一般有多个责任主体：建设单位、设计单位、勘察单位、施工单位、监理单位、设备材料供货商等。这些参与建设项目的主体也是档案工作的责任主体，现在的建设项目多采用EPC、EPC+M、E+P+C+M 等新型建设模式（E是指工程设计，P是指设备采购，C是指施工，M是指管理）。这些新的管理模式给项目档案管理工作带来了难题和挑战。因此在项目初期就要制定建设项目档案收集范围及保管期限表、归档质量要求、归档时间等相关规定，抓住工程关键阶段进行收集，采取事前介入、事中指导、事后跟踪的方法，与规划、工程部门积极配合，确保收集的档案齐全完整。

二、将项目档案工作写入合同文本

为了强化合同管理，项目建设单位在与设计、施工、监理等单位签订合同时，应写明项目档案归档要求，明确竣工文件归档的时间和份数，并将项目档案归档要求作为合同的组成部分写入合同文本，实现合同对建设项目档案的有效控制，为项目档案工作提供法律保障。

三、建立项目档案管理体系及档案监督指导工作制度

项目主管单位和项目建设单位必须明确分管项目档案工作的领导，明确项目档案工作机构，做到项目档案工作与项目工程建设同步安排、同步检查、同步考核、同步验收。项目建设单位要建立以本单位档案部门为核心，各相关业务部门、设计单位、施工单位、监理单位等各参建单位相关人员为成员的档案管理网络，明确相关人员的工作职责，及时开展项目档案管理网络内人员档案业务培训，制定档案相关制度和考核标准下发各参建单位。档案人员要经常深入施工现场,依照《基本建设项目文件材料归档范围和保管期限表》《国家重大建设项目文件归档要求和档案整理规范》《科学技术档案案卷构成一般要求》等相关标准对施工技术人员进行档案业务指导，并定期举办由各参建单位参加的档案业务培训班。对项目档案实行统一领导、统一制度、统一管理，做好项目文件的收集、整理和归档工作，使项目文件的归档工作处于受控状态，保障项目档案管理工作的有效运转。

四、建立项目档案管理和考评制度

建立健全项目档案管理的各项工作制度，将项目档案工作列入有关领导及部门年度业绩考核，考核结果与其工作业绩和经济效益挂钩；建立项目档案工作考核与责任追究机制，将项目档案工作纳入参建单位领导、项目经理和档案管理人员的岗位职责，定期进行考核评价。

五、严格执行项目建设费用的档案交付控制

项目建设单位要制定《项目工程款支付管理规定》等规章制度，规定支付工程尾款和办理竣工结算时，须经相关部门和档案室的会签，才可支付工程尾款和进行工程竣工结算。要实行竣工文件内容三方会审制度。为保证项目竣工文件的准确性，项目建设单位对承包商、施工单位提供的竣工文件必须经项目监理单位、项目工程部门、中间交工验收小组的审查，内容准确并签字确认后，方可进入整理阶段。

为使基建项目档案的完整率、准确率切实得到提高，各参建单位须及时将规范的项目工程档案移交建设单位，变“被动归档”为“主动归档”，杜绝工程完工后建设单位追着要档案的被动现象，实现档案工作从“无序”到“有序”的管理模式转变。只有增强档案前期控制的有效手段，克服项目档案管理中存在的不足，更好地规范与完善项目档案管理制度，才能保证基建项目档案的完整、准确、系统、安全，为企业各项工作提供有效服务，将企业基本建设工作推向一个全新的高度。