新时期高职院校档案管理工作存在的问题及对策

丁爱华

(中州大学 财务处,郑州 450044)

新时期高职院校档案管理工作存在的问题及对策

丁爱华

(中州大学 财务处,郑州 450044)

高校档案管理工作不仅是高校事业发展的重要组成部分，也是衡量高校教育、科研、管理质量和水平的重要标志之一，对高校的稳步、健康、可持续发展起着至关重要的作用。本文梳理了新时期高职院校档案管理工作中存在的机构管理模式陈旧、信息化水平低、人才队伍专业技能弱等问题，并提出了相应的对策。

高职院校；档案管理工作；问题及对策

近几年来，随着网络技术的发展和电子化、信息化时代的到来，现代信息技术和数字技术广泛应用于高校的档案管理工作。档案管理作为高校日常管理的重要组成部分，也迎来了新的机遇与挑战。如何适应新形势，提高档案管理水平，使高职院校档案管理工作系统化、科学化、精细化，为学校的教学、科研提供优质服务，已成为档案管理人员必须面临的新课题。

1.高职院校档案管理工作的问题分析

1.1机构管理模式陈旧，领导对档案工作重视不够

目前，大多数高职院校的档案管理部门并非独立机构，一般属于学校办公室领导下的一个科室，其职能主要是执行而非决策。这种管理模式很大程度上阻碍了档案事业的发展，更谈不上适应快速发展的现代高等教育的步伐。众所周知，由于我国的高等教育模式由精英教育逐渐向大众教育转变，近几年来，我国的高等职业教育实现了跨越式飞速发展，高职院校的招生人数大幅度增加，办学规模快速扩大，档案的馆藏量也随之增加，档案管理工作愈显重要。但是，由于某些历史性原因，很多高职院校管理者对档案管理工作的重要性认识不够，重视程度不足，支持、关心力度较弱，导致档案管理工作发展缓慢，这与高职院校整体事业的发展不协调、不同步。

1.2.档案管理人员的专业技能相对较弱

首先是档案管理队伍中高素质人才数量较少，由于单位编制的限制，高职院校专职从事档案管理工作的人员数量有限，多是一人一岗甚至是一人多岗，在有限的人员编制内，专业人员特别是档案管理专业毕业的人才更少，高学历、高职称的专业技术人员缺乏，硕士、博士在高职院校档案部门工作的数量几乎是零；其次是人才队伍的知识结构不合理，导致档案管理从业人员的专业技能整体偏低；再次是培养体系不完善，缺乏专业人才培养规划。目前，高校从事档案管理工作的人员除了专职档案管理人员外，各院系行政部门还要设立兼职档案管理人员，负责收集其部门的档案资料。他们除了要具备本单位的专业知识，还要有档案管理工作专业知识；除了要有工作的责任心，还要有工作的主动性；除了要做好本职工作，还要具有一定的协调能力，他们是开展档案工作的基础力量和强力助手。然而，档案管理部门还没有建立对他们进行档案管理专业技能的长效培训机制，所以他们的档案管理水平还有待提高。

1.3档案数字化建设发展滞后

毋庸置疑，随着计算机和网络技术的发展，在未来的档案管理中，数字化、信息化档案是大势所趋，更是各高校档案管理最现实的需求。然而，一些高职院校的档案管理数字化建设进程缓慢。究其原因，一方面，高校将有限的经费重点放在教学一线的数字化管理上，而对档案工作的经费投入不足，对档案管理数字化建设较为忽视，造成档案管理的现代化设备不全或现有设备陈旧老化严重，档案的收集、分类、编目与保存等工序仍然采取传统手工的方式。另一方面，一些高职院校虽然建立了数字化档案系统，并且与校园局域网、互联网相链接，但是在实际操作中，由于设备及管理人员现代化技术水平的局限，往往形式大于内容，仅是将数字化设备作为阅读档案的简单工具，而没有充分利用系统的导航、索引等功能为档案的查询和利用带来便利。

1.4 档案管理制度缺乏标准化、规范化

高校档案管理包括分类、编目、收藏等一套完整的流程，是一项系统工程。为了使档案管理制度化、规范化和标准化，国家已经出台了相应的政策和法律、法规。但是，目前仍有一些高职院校由于管理理念、办学经费等种种原因，使得档案管理工作没有进入科学的、法制的管理轨道，在档案管理的实际工作中仍存在一些问题，如管理制度不健全，没有完备健全的档案管理工作机制和规章制度；在档案管理的过程中，工作人员专业技能差，主观随意性较强，对档案的立卷、收藏不规范，对繁琐、复杂的工作流程不能完全胜任、游刃有余；有的档案专业人员对归档要求响应配合少，归档拖拉，不及时，不到位；部分档案管理者对档案文件的内容把握不透，分类不标准、编目数据不规范。这些都会导致档案资料不完整和部分重要档案缺失，无法满足现代化和信息化的工作要求。在档案的收藏过程中，人为因素造成档案资源损失、损毁的现象仍然时有发生，这样直接影响到档案管理工作的整体质量和档案信息资源利用的效果。

2.做好高职院校档案管理工作的对策

2.1提高认识，转变观念，加强档案基础设施建设

高职院校的档案是开展教育研究、探讨教育规律、总结经验教训、指导高校整体工作的重要参考和依据，是对高校建设的重要信息支持，必须把档案工作纳入学校整体的发展规划之中，认识档案管理完整性、科学性的重要意义。同时，开拓宣传渠道，利用各种形式宣传档案管理工作的重要性，形成人人参与、重视档案工作的氛围，使档案管理工作步入有序发展的渠道。

领导的重视程度往往决定着一所高校档案管理工作的成效，因此，要做好档案管理工作，必须积极争取领导对档案管理工作的关注，解决工作中存在的各种问题。如划拨适当的资金完善档案管理硬件设备、注重档案管理软件需求的发展、新型档案软件的引入与升级维护、档案管理专业人员的聘用与岗位培训等。

2.2加强队伍建设，提高档案管理人员素质

在高职院校的档案管理工作中，从业人员的素质决定了其管理水平。在改革开放不断深入的形势下，要持续加强档案管理人才队伍的建设，从在岗人员的专业知识升级培训、新进人员的岗位技能快速掌握，到高学历、高层次人才的引入等，要以全方位、多渠道的培养培训方法和手段，确保高校档案管理人才队伍的素质提升，达到专业技术精湛，政治素养高的目标。特别是随着多媒体技术和新型存储介质的出现，档案载体的种类不断涌现，管理手段更加现代化，要求档案管理人员熟悉新知识、新技术，掌握新型载体档案的管理与保护方法。同时，在工作作风上要求科学、严谨、细致，具备较强的服务意识和较好的沟通能力。

2.3 完善档案管理工作制度，深化档案管理信息化程度

由于档案管理工作内容繁多，牵涉面广，涉及部门广泛，具有“动态性”与“实时性”相结合的特点，所以档案资源的收集必须坚持科学规范的原则，做到档案管理工作“有法可依”，建立完善的档案管理工作机制，制定健全的档案管理规章制度，保证归档资料完整。“依法治档，依法护档，依法用档”是新时期对档案管理工作的要求。培养工作人员的职业意识，对档案的收集、整理、装订、归档和借阅等程序都进行严格的制度管理，以保障档案的权威性、真实性、可靠性。同时，在档案管理的信息化、现代化建设上，根据国家出台的《电子文件归档与管理规范》、《CGD电子文件光盘存储、归档与档案管理规范》等相关标准，建立健全相关制度，从自身实际出发，制定统一的标准数据，为以后档案的保存、利用、资源共享提供便利，为档案管理的数字化、电子化、网络化奠定良好的基础。

2.4利用档案资源，提高使用效率

档案不仅是一种信息产品，而且也是人才信息资源的宝库。合理、有效地开发利用这种资源信息，并最大限度地发挥其最大作用及最佳效益，是现代档案管理的基本宗旨。建立健全档案资源并科学管理，对于高职院校的正确评估、教师和学生的全面考核、提高教育教学质量等发挥了不可替代的作用。

档案编研是高校档案信息开发的重要内容，高职院校档案部门应加大对档案信息资源开发力度，积极围绕学校的中心工作和重点任务，不仅要对校内档案信息进行收集、整理、加工、汇编，而且还要对其他科研院所收藏的各种门类的信息资源进行广泛的收集、处理，从而形成门类齐全、品种多样、结构合理的档案信息，既能服务社会，又能为高校的发展做出巨大贡献。同时各兄弟高校档案管理部门之间，应互通有无，相互学习，相互交流，相互支持，相互协作，在制定业务、技术的标准化上规范一致，真正做到档案资源的收集、编目、鉴定现代化，电子纸质文档一体化，文件文本档案查询自动化，实现新型档案管理服务工作的新格局。

总之，高校档案管理工作是新时期高等教育健康持续发展的重要保障，是办好学校的重要基础之一。时代的进行和高等教育的快速发展，对高校档案管理工作有了更高的要求。针对高职院校档案管理工作的现状及存在的诸多问题，必须增强档案管理意识，采取提高专业人员的服务水平、增强信息化服务功能等措施，实现档案管理的现代化，更好地发挥高职院校档案的服务功能。

[1]王璐，韩见华.高校档案管理现状、问题与对策研究[J].产业与科技论坛,2013(1).

[2]陈旭东.浅谈高校档案管理工作存在的问题及对策[J].哈尔滨金融高等专科学校学报,2010(3).

[3]尹宝君.高校档案管理中的常规问题与对策[J].科技创新导报,2013(18).

[4]齐宗元.浅谈高校档案管理体会[J].兰台世界,2013(6).

ProblemsandCountermeasuresofArchiveManagementinHigherVocationalCollegesintheNewPeriod

DIENG Ai-hua

(Finance Department of Zhongzhou University,Zhengzhou 450044,China)

Archive management in colleges and universities is not only an important part of university's development, but also one of the important symbols to measure the education, scientific research, the quality and level of management.It plays a vital role in the healthy, steady, sustainable development of colleges and universities.This paper reviews the existing problems of archive management in higher vocational colleges in the new period, such as mechanism of the old management mode, the low level of information technology, poor skills from the talent team and so on, and puts forward some corresponding countermeasures.

higher vocational colleges; archive management; problems and countermeasures

G279.27

A

1008-3715(2013)06-0102-03

2013-09-12

丁爱华(1966—)，女，河南郑州人，中州大学财务处档案馆员，主要从事档案管理方面的研究。

(责任编辑姚虹)