浅谈煤炭企业档案管理信息化

文/张小花

浅谈煤炭企业档案管理信息化

文/张小花

档案管理信息化是指档案部门运用现代化信息技术，加强档案信息资源的收集、整理、开发和利用。煤炭企业档案管理信息化主要是档案信息存储的数字化、档案信息利用的网络化和档案信息管理的标准化。

煤炭企业档案管理信息化的重要性

档案作为记录企业发展的历史证物，印证着企业发展的每一步。而煤炭企业的档案管理是一个集企业安全、生产、经营、管理以及劳动者个人档案、劳动性质、征用土地等诸多事项为一体的管理过程，其最初形成的最原始的、最真实的记录，是煤炭企业档案管理工作中重要的组成部分，是维护煤炭企业经济利益、合法权益和维护历史真实面貌的基础性工作，保存好档案是企业管理的重中之重。

煤炭企业档案资料的积累和利用，关系着企业经营管理水平。无论是人事调动，还是员工安置，档案都在印证着个人的历史。档案是企业一份完整的、宝贵的无形资产。煤炭企业档案管理工作规范化，不仅是十分重要的，而且是十分必要的。

首先，有利于档案原件的保护。作为煤炭企业，煤炭区域所有权是非常重要的。企业在其运行过程中，首先产生的就是企业的征用地档案。征用地档案是企业在土地征购、租赁等行为活动中形成的最重要的文件材料。准确记载企业所征土地位置、界址、数量、权限等基本情况的原始

文件材料是企业无形资产的一部分，又是有形资产的可靠证明，对企业的产权交易、土地纠纷起凭证和依据作用，在维护企业合法权益的原始性、准确性、权威性方面是其他任何东西所无法替代的。将这些最重要的档案资料信息化处理后，可以避免档案原件被过多地直接使用、或过多借阅而造成原件的损坏，可以达到保护档案原件的目的。

其次，有利于文件归档方式的改善。煤炭企业的生产技术、产品工艺、财务管理、员工档案、用工性质等，也是档案管理中特别重要的组成部分。这些档案的收集、整理关系着一个企业运作的系统性、完整性和稳定性。以前，档案部门要对这些资料进行手工登记，分类编目，保管。现在，利用计算机软件将资料信息化处理后，可有效地提高工作效率，降低档案员的劳动强度，并间接地降低了企业的人力资源管理成本和管理强度，减轻了煤炭企业负担，达到减员增效，也保证了信息渠道的畅通。

第三，有利于档案信息资源的整合和共享。档案资源整合重在体现档案信息的系统性、有效性和共享性，其最终目的是进一步扩大档案资源的使用范围，这是档案事业顺应社会信息化潮流的趋势所在。电子文件比档案文件更易于导航，可增强原始档案的应用程度和应用范围，更有利于煤炭企业各部门、各处（科）室按需浏览，并保持随机存取，提高了档案原件的利用率，最大限度地实现了档案信息资源的共享。

第四，有利于档案的检索和使用。将档案信息化处理后，采用了电子目录和电子文档归档，提供快捷的电子信息查询系统，在档案的利用上，信息化更让用户感受到方便快捷。首先电子档案的保存年限是纸质档案所难以比拟的。其次，煤炭企业各部门、处（科）室，只要有需要，就可以获得及时、准确的系统信息。

第五，有利于档案信息管理模式的改善。在传统的档案归档方式中，档案资料大多是以纸质化的形式存在。随着时间的推移，档案资料越来越多，不但占用了大量的储存空间，还需要做好温度、湿度控制和防虫等工作，导致管理成本居高不下，使用效率却比较低的问题。

当前煤炭企业档案管理信息化存在的主要问题

第一，档案管理意识淡薄，档案利用率不高。虽然近年来档案界对档案利用产生的社会效益和经济效益进行了广泛的宣传，但是社会公众对档案利用效益还是知之甚少。煤炭企业以生产为根本任务，容易轻视档案管理工作的现状较为普遍。

第二，档案管理制度不健全，档案收集效率不高。在煤炭企业档案管理工作中，有些单位还存在多部门管理档案的格局，没有设置专职的档案管理员，因此涉及档案管理的制度、职责就较少，也没有相关的考核目标和检查制度。由于档案管理制度不健全，档案职能管理不完善，形成各科室相关档案工作人员工作松散，出现不及时移交各自保管的档案材料，造成档案资料收集效率不高，档案资料收集不齐全，给档案管理的基础工作带来不便。

第三，档案人员的现代化管理水平不高，档案硬件投入不足。据了解，有个别单位没有完全分层次设置专职的档案管理人员，各基层档案管理员多是由文秘兼于一身，在人员的配备上忽视了档案专业管理能力。一些单位由于办公用房紧张致使档案用房狭小，档案所用的库房、阅览室、办公室没有分开，不符合档案保管的标准。另外，档案管理设备陈旧，管理技术落后，也制约了档案信息化工作的开展。

实现煤炭企业档案管理信息化的方法

进行信息化是新世纪档案事业发展的重要方向，档案信息存储的数字化、档案信息利用的网络化和档案信息管理的标准化已势在必行，必须加快档案的现代化管理进程，逐步完善企业档案的信息化建设。这三个方面的分析如下：

进行档案信息存储的数字化。档案信息存储的数字化，是指档案信息的存储载体与方式由传统的纸质形态转向以计算机管理为前提的数字形式，它包括档案数字化的输入和数字化档案的接收两个方面。档案数字化输入是将传统档案信息输入计算机，由计算机提供查询并进而直接提供档案信息为社会服务。数字化档案的接收与管理包括电子文件的形成和积累，研究其运作规律，提出质量要求；做好电子文件归档工作，制定归档细则和管理规范，研制归档软件，使产生于不同平台和数据库的电子文件，按照归档要求及时归档；档案馆接收各单位档案时，要同时接收电子档案，电子档案接收工作要按照档案馆统一的格式进行数据转换，并与馆藏档案的数字化工作融为一体。

实现煤炭企业档案数字化，做好各项工作。建立保障档案数字化的制度。在煤炭企业档案进行数字化的进程中，必须要建立完善的保障体制。对于归档工作中出现的不归档现象，要制定完善的归档制度，其基本内容应该包括：由单位统一制定的归档日期，各部门领导的年终考核测评中加入由档案部门针对各部门档案工作开展情况的测评等，这样将会对档案收集工作的顺利进行起到积极的推动作用；也可以要求各部门指定专门的档案保存、上交人员，建立档案收缴督办制度，把档案上交、归档情况纳入到部门工作质量考核之中，提高其他部门人员做好档案收集工作的积极性。

建立重要档案数据库，保证重要数据的安全。建立煤炭企业档案数据库系统是档案数字化管理的核心。将档案全部转化为信息资源要投入巨大的资金和人力，还有部分档案属于企业机密，档案的数字化应抓住几方面的重点。一是建立收藏档案目录数据库。二是建立基层报表数据库。

进行档案信息利用的网络化。企业档案信息网络化建设大致有如下三种类型。一是局域网：即一个厂（矿）内部使用，共享档案数据库档案信息的企业内部网络；二是城域网：是指市内各个厂（矿）之间铺设专线连接计算机，实现资源交流和共享的网络；三是广域网：即国际互联网，指各个厂（矿）档案部门在因特网上建立网站和网页，彼此沟联为一个完整的档案信息网络，为社会提供档案信息服务。

建立一个完整的档案信息利用系统，实行一体化管理，充分发挥整体优势。可分为两个层次：一是单向传输，就是终端管理机构对档案实现以数字化为平台的计算机管理，并根据各网络终端用户需求，进行数字信息的单项定向传输。二是双向或多向传输，就是各立档单位均实现信息化管理，上下级单位及各立档单位之间，均可根据需求进行数字信息的多项双向和多向传输。使利用者很方便地获得更多、更广泛的知识、信息、情报，从而提高了馆(室)藏资源的利用率，避免不必要的重复和浪费，同时也有效地缓解了存储空间拥挤，人员、资金紧张等矛盾，更好地满足企业的需要，实现资源共享。

目前，我们煤炭企业有些单位的档案馆（室）利用互联网开展的网上服务，已成为为社会和单位提供档案利用服务的一种重要形式。档案工作者可以以网站为基础，进一步加快档案信息资源数据库建设，尤其是电子文件全文数据库建设，在网站上实现电子文件的实时管理与利用，实现档案信息资源数字化、数据库化，档案信息服务利用网络化，档案管理工作自动化。

进行档案管理信息系统在选择开发平台和开发工具上，应采用支持多种操作系统平台的网络开发工具，为今后进一步完善档案管理信息系统打下好的基础。TomcatWeb服务器软件和MySQL数据库服务器软件是非常理想的开发工具，Tomcat是Apache件基金会支持的Jakarta计划的旗舰级产品，用这些软件开发出来的系统可直接在各操作系统平台使用，即跨平台软件产品。

档案信息管理的标准化。档案信息管理的标准化指在实现档案实体管理逐步转向信息管理的过程中所必须依赖的相关业务规范和技术标准，由档案行政管理部门会同有关部门予以研究、制定并颁布实施的过程。这是档案信息化的前提和基础。档案信息化程度越高，范围越广，对档案信息管理标准化的要求也就越高。其主要内容有五个方面。

一是档案信息采集标准化：档案信息在著录与标引时要严格按照国家档案局等制定的（档案著录规则）一系列标准进行。

二是档案信息存储的标准化：指档案信息全文数字化存贮形式与方式的标准，目前多以硬盘为存贮方式。

三是档案信息管理的标准化：档案信息管理与档案实体管理的明显区别，在于信息载体的特殊性。

四是档案信息网络的标准化：由于档案信息的特殊性，决定了大量信息局限于内部局域网范围，档案信息网络必须分出层次，以决定档案信息利用的范围。

五是档案信息管理软件标准化：档案信息管理软件标准化主要体现在应用软件的通用性和统一性两个方面。

综上所述，档案信息是企业发展的重要保证，在以知识和信息为主要特征的知识经济时代，档案中蕴藏的丰富信息将在企业各项工作中发挥不可替代的作用。煤炭企业的档案是具有科学性、逻辑性、真实性的信息资源，是煤炭企业各项管理工作中取之不尽的信息资源。在信息时代，实现煤炭企业档案管理信息化，对于加强煤炭企业档案的管理和充分发挥煤炭企业档案信息的价值，对加快煤炭企业的建设与发展具有十分重要的意义。

（作者单位：大庄矿）