对高校档案利用情况的调查与思考

贾文丽

摘要：对高校档案利用情况进行调查分析，利用率总体呈上升趋势，阶段性特点亦很显著；不同目的的档案利用水平各不相同，呈现以学校中心工作和高等教育发展为导向的特征。档案利用工作要进一步强化超前服务意识，加大档案的开放和开发力度，科学整合档案资源，加强利用研究，完善档案统计年报表，统筹兼顾，提高档案利用的整体水平。

关键词：高校；档案利用；数据统计；分析

山东科技大学档案馆是2010年4月在原校综合档案室的基础上成立的，隶属学校党委校长办公室。截止到2011年12月底，共收藏淮南矿业学院、泰安煤矿学校、山东矿业学院、山东煤炭教育学院、山东科技大学、山东省财政学校、泰山科技学院7个档案全宗档案94042卷。管理党群、行政、教学、科研、基建、设备、产品、出版、外事、财会、声像、实物、干部人事等13个档案门类，具有纸质、照片、录像带、录音带、磁盘、光盘等载体形式的档案。目前已建成门类较为齐全、馆藏较为丰富、管理较为规范的“省特级档案馆”。

档案利用作为档案工作的立身之本，日益受到重视。笔者以山东科技大学档案馆7个全宗档案为调查对象，对1998年～2011年十四年间的档案利用情况进行调查分析，以期探索利用工作规律，找出存在的问题，采取相应的对策，进一步提升档案工作水平。

1相关数据的调查与分析

1.1档案利用率调查。档案利用率，通常是档案界用以衡量档案利用工作成绩的标尺。利用率是个量化概念，指被利用档案的卷、件等的绝对数量占馆藏总量的百分比；或在某一时段利用者在特定人群范围内所占的比率，简言之，就是用数量来评价档案被利用的程度，通过利用人次和利用卷次两个指标来衡量。山东科技大学档案馆1998年～2011年档案利用情况如下表所示。

统计结果显示，1998年～2011年十四年间，档案馆共接待查档利用14397人次，平均每年1028人次；提供档案资料59781卷次，平均每年4270卷次，平均每年所调用的档案数量不到馆藏总量的10%。2005年、2006年、2007年和2011年档案利用卷次节节攀高，利用人次也有不同程度的增长。总体上看，档案利用水平呈逐年上升趋势，但利用率的高低与馆藏量的大小并不成正比关系[1]，利用人次与利用卷次之间也无特定关系。

1.2 档案利用目的调查。档案统计年报表根据档案利用目的又分为以下几类：编史修志、工作查考、学术研究、经济建设、宣传教育和其他。1998年～2011年，山东科技大学档案馆提供利用档案资料卷次分类统计如下表所示。

经统计得知，编史修志利用档案9836卷次，占利用总量的16.5%；工作查考利用档案32324卷次，占利用总量的54.1%；学术研究利用档案394卷次，占利用总量的0.66%；经济建设利用档案1206卷次，占利用总量的2.02%；宣传教育利用档案522卷次，占利用总量的0.87%；其他类利用档案15499卷次，占利用总量的25.9%。十四年间，工作查考利用一直稳居利用榜首，尤以2005年、2006年、2007年和2011年为最。编史修志利用特点显著，利用的高峰与低谷转换突兀。十四年间，分别于2005年、2006年和2011年凸现三次利用高峰，致使这三年利用量统计数据总体偏高，呈现出较强的阶段性和时效性；经济建设类与编史修志类有相似之处，也具有较强的时效性，但波动幅度稍弱。其他类主要是对个人档案利用的统计，2009年前，学生学籍档案是该项的主体，利用量逐年稳步提升；2009年后，干部人事档案的利用计入此类，导致这一年其他类的数据有显著增长。以学术研究、宣传教育为目的的利用一直维持在较低水平。两者的年平均利用量在30卷左右，而且，分别有两年出现了利用的空白点。

1.3调查情况分析。统计数据表明，一定时期以来，高校档案就利用主体而言，主要是学校党政管理人员，目的多是“工作查考”，着重围绕学校中心工作展开，而师生等个体利用者较少，突出表现了传统档案利用工作的特点，这种状况延至2006年出现重要转折，广大师生及校友对档案信息的需求，逐渐成为档案利用工作的重要取向之一。

1998年～1999年，山东科技大学的前身山东矿业学院积极争取省市领导的支持，拟建设省属综合性重点大学。为组织申报和专家论证，调用了大量的依据性档案材料，致使这两年的利用率略高于2000年和2001年。2001年，学校在青岛建设新校区，济南、泰安两校校区改造，使得前后几年时间内，对财会类和基建类等档案的利用需求大增；2008年，学校大规模基础设施建设和改造基本完成，利用随之减少。2006年，学校举办庆祝建校55周年活动，校庆筹备组从2005年即开始部署工作，为编写校史、布置校史馆等工作，急需学校建校初期、前期的档案材料。校史编写组一行4人连续查档4个多月，调用档案馆库存各全宗各载体的大量档案。2011年，学校建校60周年大庆，档案利用再次提升。统计资料显示，2005年，利用档案3288卷次，2006年，4700卷次，2011年，1112卷次，分别占全年利用总数的47.5%、54.6%和18.2%，而2005年之前、2006年～2011年之间利用卷次较少，说明编史修志工作具有临时性特点。值得注意的是，2011年的利用量明显低于2005年和2006年，原因是刚刚过去的55周年校庆，已经做了大量基础性工作，无疑降低了这次档案的利用需求量。2007年，教育部对我校进行本科教学评估，为补充完善评估支撑材料，学校各部门尤其是教学管理部门在档案馆调阅、复印了大量材料，因而，2007年，档案利用总卷次和工作查考类利用均出现高峰。

2006年，个人档案的利用首次突破一千卷次，成为档案利用新的增长点。2008年实施的《高校档案管理办法》进一步明确，高校档案机构是学校出具档案证明的唯一机构；加盖高校档案机构公章的档案复制件，与原件具有同等效力。致使个人档案尤其是教师档案、学生档案的利用涉及面越来越广，利用率不断提高。教师档案广布在党群、行政、教学、科研、财会、出版、声像、实物、基建、人事等档案门类中，教师在深造、职务职称晋升、科研项目申报、结题、报奖、买房贷款、遗产继承等方面起着重要的凭证作用。学生档案主要集中于教学类档案中，包括新生录取名册、在校生名册、学生学籍表、登记表、奖惩、学籍异动等，其中，学籍档案是学生国内外求学求职、学历学位认证的重要依据[2]，在高等教育快速发展的今天尤其重要。2009年～2011年，个人档案利用已连续三年超过以工作查考为目的的利用，成为档案利用的“重头戏”。

以学术研究、宣传教育为目的的档案利用长期居低不上。山东科技大学是以理工为主的省属重点大学，科研工作活跃，科研成果丰硕，具有较高的科学研究查考价值。但由于科研档案一直属于未开放档案，利用者仅限于科研管理部门和档案形成者本人，他人利用必须由科研管理部门签字盖章或经档案形成者本人同意，严重制约着此类档案的开发利用。宣传教育类馆藏亦很丰富，山东科技大学有着60多年的建校历史，60多年筚路蓝缕，薪火相传，有文字、声像、图片、实物等多种载体形式的档案，集历史性、直观性、原始性和知识性为一体，富含进行宣传教育的生动素材，但宣传教育工作效益的隐蔽性和滞后性特点，成为此类档案不被重视的深层原因。据查询，十四年间，所提供的利用主要是配合学校55周年、60周年校庆和教育部本科教学评估活动进行的。

总之，档案利用率不论从人次还是卷次上看，总趋势具有逐年上升的特点。从利用目的看，利用情况并不均衡，不遵循统一的利用规律，而且不同利用目的的档案利用呈现出各自不同的特点，体现了高校档案利用工作既与学校中心工作的运行紧密相连，又具有明显的时代特点，与高等教育的发展同步。

2 思考与建议

2.1主动做好超前利用服务工作。以工作查考为目的的档案利用，不论今后还是将来都是档案利用的主体；经济建设和编史修志的利用虽有较强的时效性，但其作为学校阶段性的中心工作也是不容忽视的，而且从本质上看，二者也具有工作查考的性质。如何在现有工作的基础上，继续保持和提高此类档案的利用水平？笔者认为，进一步强化超前服务意识是不二之选，如档案部门要紧紧围绕重大纪念活动，围绕党政工作大局和中心工作，分析档案潜在需求，提前整合档案信息资源，超前安排档案工作目标，主动做好档案信息利用服务工作。

2.2加大档案的开放和开发力度。针对档案利用效益总体过低，尤以学术研究和宣传教育为目的的档案利用远远滞后于馆藏建设的现状，加大档案的开放和开发力度。据有关资料统计，我国科研人员一半以上在高校，80%以上的科研成果由高校承担完成，科研水平已成为衡量高校科研人员实力和高校竞争力的重要指标之一，科研档案的重要性日益引起重视。今天，我国的知识产权保护、防抄袭剽窃手段更加完善，开放不涉密的科研档案（对确需保密或有产权归属的档案，档案馆应注明特殊标识，单独存放，严格遵守查借阅审批手续）进行学术研究、规范培养科技人员是完全可行和非常必要的。对宣传教育类档案，档案部门要转变“坐等服务”的传统观念，利用馆藏宣传教育资源优势，主动承担宣传教育重任，担当档案利用主体角色。开发资源，加强编研；引进“外智”，加强馆内外人才的相互合作，创建更多的宣传教育精品；借助电视台、校园网、报纸、档案网等媒介，推出有特色、有新意、有实效的档案宣传活动，更好地服务工作大局，将档案部门打造成宣传教育的阵地[3]，开创档案利用工作的新局面。

2.3加强对个人档案资源的科学整合和利用研究。档案部门要牢固树立“以人为本”的工作理念，以满足各方面尤其是广大师生员工利用需求为导向，密切追踪改善民生的重大举措，完善制度，组织力量，全力推进个人档案资源整合，科学配置档案资源体系。加强对个人档案利用研究，简化利用手续，创造利用条件。利用先进快捷的通信技术，拓展远程查阅档案利用服务。除学籍信息外，将更多民生档案纳入远程查阅服务范畴，避免利用者远途奔波查档，充分发挥档案服务广大师生和构建和谐校园方面的积极作用[4]。保持和进一步提升个人档案利用的广度和深度。

2.4细化统计报表中利用目的分类。档案统计年报表“利用档案的目的”栏目设计合理与否，直接影响到档案利用统计工作的准确性和完整性，以及对档案利用工作的宏观把握。现在通用的统计表，执行的是国家档案局1999年修订的《全国档案事业统计年报制度》规定，至今，已绵延使用十几年，利用分类一直未变。随着社会的发展和时代的进步，档案利用情况早已发生变化，这种分类方式的针对性和实用性明显不足[5]。应根据实际工作的发展不断修改，不断完善，如进一步细化档案利用目的分类，将“工作查考”类分为党群、行政、教学等分别进行统计；“其他类”过于笼统，可直接改为“个人利用”，再进一步细化为“教职工利用”、“学生利用”和“校友利用”三项。

3.总结

档案利用工作是一个系统工程，档案部门要坚持围绕工作大局开展档案利用工作，自觉为各级领导服务，为广大师生员工及校友服务，为社会各方服务。要善于捕捉档案利用信息的变化，根据不同利用目的，在不同时期采取不同的措施，统筹兼顾，努力提高档案利用工作的整体水平，使档案价值得到最大限度的体现。

参考文献

[1]孙大东.陕西师范大学档案馆十年（2000年～2009年）利用调查[J].档案管理，2011（1）：58.

[2]朱小怡.学籍档案的管理与利用[J].中国档案，1996（9）：20.

[3]杨冬权.在全国档案局长馆长会议上的讲话[J].中国档案，2011（1）：25.

[4]陈少毅.创新高校民生档案服务 促进和谐校园发展[J].档案管理，2010（4）：56.

[5]李小飞.浅议高校档案统计工作[J].云南档案，2011（1）：42～43.

（作者单位：山东科技大学档案馆来稿日期：2012-06-30）