宏观鉴定下档案鉴定主体的组织与职能探析

马帅章，桑毓域

摘要：从荷兰、加拿大、澳大利亚三国的档案鉴定实践出发，通过依次论述各国宏观鉴定理论下档案鉴定工作环节具体划分、不同鉴定主体的职能范畴，进而分析各国宏观鉴定理论下档案鉴定主体的组织与实践特点。希望能给我国的档案鉴定工作带来一些借鉴和启示。

关键词：宏观鉴定理论；档案鉴定；鉴定主体

Abstract：According to the practice of archival appraisal in Netherlands， Canada and Australia， introduce the different links of archival appraisal and the functional roles of different appraisal subjects based on the theory of Macro—appraisal. Meantime， this paper draws the characters which are reflected by the structure of different appraisal subjects in the three countries under the circumstance of Macro—appraisal， hoping to bring some references and revelation for our country in practice of archival appraisal.

Keywords：Macro—appraisal theory； Archival appraisal； Appraisal subject

宏观鉴定理论改变了以往档案鉴定单纯以文件本身内容的微观价值判断为基础，以文件保管期限表决定档案处理结果的档案鉴定模式，向宏观意义上文件社会价值、文件形成机构职能鉴定方向转变。围绕社会结构与国家战略宏观意义上的价值鉴定分析，价值主体由文件形成者及国家利益为主向更广泛的社会利益与社会民众群体利益倾斜。档案鉴定主体代表谁的利益会影响到我们所留存的社会记忆的结构以及档案价值发挥的水平。“谁能代表全体利用者的利益公正地挑选和评价档案？谁能为未来选择历史？”[1]这是我们着手分析档案由谁来鉴定，分析档案鉴定主体的组织与职能划分的初始化问题。

1荷兰宏观鉴定实践：PIVOT项目中档案鉴定主体组织与职能划分

荷兰的宏观鉴定实践走在世界前列。荷兰的PIVOT（Project to Implement the New Transfer Period），是基于实施缩短移交时间而开展的档案鉴定项目。该项目“站在宏观的高度，采用自上而下的视角，通过鉴定文件的生成背景来鉴定文件。具体地说，是通过鉴定政府各个领域的职能来鉴定执行该职能时所生成的文件”。[2]从文件形成背景和所属部门职能对文件进行鉴定，这是一种典型的宏观职能鉴定观：以文件来源机构为核心，综合分析文件形成背景、职能性质、内容等特点，系统地开展鉴定工作。

该项目保管方案的制定流程如下，“‘三方咨询 —民众的网上评价—国家文化政策理事会（National Council for Cultural Policy）部长批准—荷兰政府报纸（Dutch Government Gazette）出版生效。其中，‘三方咨询 环节是由利益相关者来研讨并决定某职能的命运，至少包括以下几方：相关政府机构的专家，相关机构的文件实践管理者，国家档案专家”。[3]

“三方咨询”作为保管方案制定的起点，对档案鉴定起着根本性的抉择作用。相关政府机构的专家、相关机构的文件实践管理者及国家档案专家这三类主体，能够从国家战略利益、机构利益及国家档案事业整体利益出发，对需鉴定文件作“同时空”的咨询式、研讨式的裁决。这种咨询鉴定模式，兼顾了社会记忆的延续性维护、国家战略利益的满足、机构职能利益的考量以及社会潜在利用者的涉及。

民众的评价被鉴定体系所吸纳，民众的意见与建议被鉴定者所考虑。这是在宏观鉴定思想下挖掘社会档案潜在利用群体、满足社会利用需求及发挥档案的社会记忆功能的重要途径，也是对三方咨询方案的有效补充。民众对三方咨询的结果可以进行评价，把自己的利用需求传递给鉴定主体。国家文化政策理事会部长的批准以及荷兰政府报纸的出版生效，是对三方咨询及民众评价后的鉴定保管方案的处理结果。部长批准表明最终保管方案生效，并利用政府官方媒体“荷兰政府报”进行公开发布。社会参与度的加强，有利于鉴定标准的社会价值与社会利益的保持。

综合上述项目中档案鉴定主体的组织结构与职能划分，荷兰的宏观鉴定实施模式从鉴定主体到鉴定主体的补充，都围绕着如何有效保持社会记忆的延续，维持鉴定标准的多方利益的平衡与妥善的保管方案的制定。同时，加入了民众鉴定这股新的鉴定主体力量，为宏观鉴定的社会价值的维护起到重要作用。

2澳大利亚宏观鉴定实践中档案鉴定主体组织与职能划分

澳大利亚国家档案馆的档案鉴定是基于本国文件管理标准“the Standards Australia Standard for Records Management”。该国档案学者丹尼斯·康纳指出，该鉴定模式提到了五个鉴定的取向，涵盖了长期为行政机构发挥行政管理价值以及具有广泛社会意义和价值的文件的保存。[4]社会价值的判断以及广义价值鉴定标准的提出体现了宏观鉴定的思想。

此模式有两种鉴定授权形式：一是传统的政府机构常规范围的机关部门所涉及的文件鉴定领域；二是特殊机构特殊形式的核心业务。其中，职能部门承担鉴定文件的中心任务。文件形成机构需要自行考察和分析本机构的历史演变过程、本机构所形成和积累的所有文件类型并将其纳入文件保存系统之中。同时，文件形成机构与政府信息管理专门机构共同来承担分析本机构的核心业务、核心业务中的各中心活动所形成的文件类别和整体，分门别类划分保管期限。

随后，内部咨询是对档案鉴定进行的第二次判定。内部咨询流程由国家档案馆承担，需考虑信息获取与服务、档案信息管理部门、政府办公室需求等因素。信息获取与信息服务主要针对公众信息和文件档案参考与查询需求，档案信息管理部门主要负责档案的整理与保管，在鉴定中，需考虑他们保管的实际条件。政府人员与档案管理部门对于鉴定提出一些修改意见，例如，考察鉴定后的文件是否能够全面充分地反映和覆盖机构的业务活动等。信息获取与信息服务分析过程中，档案专家顾问的职责是提供一个相关评估：那些应该保管并作为国家档案的文件是否被挑选出来。他们需考虑：关乎澳大利亚未来发展与环境发展的文件需妥善保管；保管好那些有足够信息量和特殊能力，来证明澳大利亚国家与人民地位和环境条件的文件以及联邦政府对于他们影响的文件；能反映政府与民众互动、沟通的文件；能反映并能体现澳大利亚知识丰富，历史、文化和人民生活的相关文件。[5]

上述内容能够反映出澳大利亚档案宏观鉴定的三个基本主体，他们分别是文件的形成机构人员、国家档案馆档案人员、档案专家顾问等。三者构成了档案鉴定主体的组织体系，分别从文件的形成背景与形成机关的基本职能，政府的实际管理，文件的国家战略意义、社会发展意义、社会记忆功能的延续、民众的利用需求等进行全方位的考虑，避免了仅从机关本身和业务活动本体出发鉴定的片面性。

3加拿大宏观鉴定实践中档案鉴定主体组织与职能划分

1991年，加拿大国家档案馆在鉴定联邦政府文件时开始实施宏观鉴定战略。具体方案如下：“（1）国家档案馆与文件形成机构协商文件的处置方案，称之为‘历年文件办理方案；（2）依据办理方案这一原则性框架，针对不同责任者、不同的工作职能部门制定具体的文件处置实施方法；（3）国家档案馆依据文件处置期限表，对档案文件加以具体分析研究，作出鉴定的决定；（4）国家档案馆与文件的形成机构就文件的进馆问题，对其起源、保留时间、外观形态等进行协商，作出最终的进馆决定。”[6]这种从职能出发的实践模式，贯彻了宏观职能鉴定的基本思想。

加拿大档案馆在鉴定的实施过程中，馆内文件处置部门与联邦机构一起协商来确定机构及其下属部门的重要程度。在处置时，双方认可的前提下确定文件处置计划，“这一计划详细规定了各类文件鉴定的顺序，在此基础上形成的实施计划表，具体规定档案馆审批联邦机构需处置的文件范围和期限”。[7]对特殊载体的文件，处置权交由特定档案小组来完成。

加拿大的宏观鉴定模式涉及的档案鉴定主体主要为国家档案馆档案人员、文件形成机构双方。鉴定采用的是协商机制下的“背景调查与处置计划”互动体系。国家档案馆档案人员在不断分析文件形成机构的职能与文件形成背景调查的基础上，与文件形成机构协商确立“长年处置计划”。这种协商机制在一定程度上避免机械地套用已形成的处置方案，灵活机动地安排最有价值的文件的优先鉴定。鉴定主体双方可以说是互相制约，围绕文件的形成机构职能、文件的形成背景调查、协商讨论等开展鉴定工作。

4国外宏观鉴定实践鉴定主体组织对我国鉴定工作的启示

4.1我国档案鉴定主体的组织与职能划分现状。我国档案部门“文书处理—档案室—档案馆”的三级管理模式决定了我国档案鉴定也分成三个层级。文书处理完毕后，经由文书人员与档案业务人员进行立卷归档，“此时，既要对无保存价值的文件‘判处死刑，又要为准备留存归档的文件区分价值（划分保管期限），并据此分别立卷”。[8]文书人员与业务人员成为第一个层级的档案鉴定者。档案室在向档案馆进行案卷移交时，“主要是对立卷归档时确定的保管期限进行检查，适当调整部分档案的保管期限并决定哪些档案应移交档案馆，对确定无继续保存价值的档案造册登记并销毁”。[9]这时，档案室业务人员成为第二个层级的档案鉴定主体。移交至档案馆的馆藏档案，档案馆按照规定定期审查馆藏档案，并对保管期限划分不科学的案卷进行调整直至销毁。由此，档案馆业务人员成为第三个层级的档案鉴定主体。

4.2宏观鉴定思想下对我国鉴定主体的组织、职能问题分析。我国档案事业中的三级鉴定模式，在前两个鉴定环节中，容易忽视档案的历史价值和文化价值。这是由于前两个鉴定环节的鉴定主体（文书人员与档案室业务人员）在鉴定档案时，除了依据“文件保管期限表”与“档案馆收集范围”等规范性文件外，主要考虑对本单位利用价值空间较大及对本单位记忆留存关系重大的内容等因素。档案一旦进馆，档案馆工作人员处于鉴定的第三个环节，他们仅仅是对前两个层级档案鉴定的修正与补充。对于社会记忆的构建与档案价值的发挥也仅基于各单位所移交的档案资源，无法跳出前两个鉴定环节已经划定的资源范围。同时，三个鉴定环节相对独立，协调性不足，影响整体的鉴定结果。

相比之下，荷兰等国在一定程度上避免了以上问题。首先，他们既考虑到了文件对于文件形成机关的现行价值与本机关的记忆留存因素，也在宏观意义上，将文件的鉴定扩展到了社会价值的考虑、社会记忆的留存以及潜在的历史、文化价值的预见性。同时，其档案鉴定模式均从文件的产生背景、文件形成机关的分析入手，从文件生成伊始就开始考虑文件、文件形成机关在整个社会中的地位和重要性。另外，鉴定主体模式都遵循了各鉴定方相互补充、协商的原则，将文件的各种价值尽可能都囊括在最终的鉴定方案。

我国可以在原有鉴定模式的基础上加以调整，以适应宏观鉴定的趋势和要求。传统的鉴定主体集中于文书处理、档案室与档案馆三个层级的档案工作者。这些可以成为新架构宏观鉴定体系的基本组成部分。因为他们熟悉并适应档案工作的基本流程，并能在原有基础上容易适应新的模式。借鉴荷兰等国经验，可以将档案专家顾问、社会民众评价等新的鉴定主体引入我们的档案鉴定体系，并灵活运用“多方同时空咨询”、“不同鉴定主体协商”等鉴定方式。同时，我们可以沟通协调原有三个鉴定主体层级严格、前后顺序固有的模式，建立有效的沟通和协商机制。关于新架构的鉴定主体体系职能划分，旧有的三级鉴定主体可以负责微观文件的价值判定，而国家档案馆可以承担国家战略的考虑及机构重要程度的评级，档案专家顾问负责社会价值的判定、未来潜在价值的分析及社会、历史、文明等相关因素的考量。社会民众的评价也可以吸纳进我们的档案鉴定体系，为民众服务并提供信息利用和咨询的工作观念同时可以得以实现。

档案宏观鉴定模式一定程度上能减少鉴定标准的主观性，并能够从文件形成机构的社会职能以及社会价值等宏观分析层面为档案鉴定提供思想框架与实践模式。不过，宏观鉴定在实践工作中需要把实际的鉴定工作组织好，对于鉴定主体的组织与协调也应加以重视。宏观鉴定下的鉴定模式需要摆脱相互独立的鉴定程序和不同时空的鉴定流程。不同的鉴定主体代表着不同的鉴定角度与利益代表群体，他们所对应的职能分析、价值判断后的档案鉴定处理决定都关系到宏观鉴定的最终效果。宏观鉴定下的鉴定主体组织设计需要在档案鉴定主体与其所对应的不同职能判断分析上作出具体的划分。

4.3对宏观鉴定下档案鉴定主体组织问题的思考。宏观鉴定理论下的档案鉴定工作组织和档案鉴定主体的组织与职能的划分，决定着宏观鉴定思想的落实与实践领域的具体实施。从文件形成机构的职能与文件的机构价值、国家战略价值、社会公众利用价值及影响全社会历史记忆、文化发展、知识丰富、文明进步的价值出发，构建能够有效兼顾这多方面利益和价值的鉴定体系是一个很系统的课题。构建过程中，笔者认为，应该坚持以下原则：①宏观鉴定模式下，确立档案鉴定者的主体独立、鉴定业务相互关联的工作模式；②档案鉴定者的确定与筛选可以根据实际需要，采取灵活机动的方式来设置，同时，需要注意维护基本鉴定主体的稳定性；③避免鉴定主体走过场的形式主义，建议以规范或者立法的形式来规范档案鉴定行为；④注意鉴定模式的持续性与有效性保障，增加鉴定者的后备储蓄力量，增强鉴定工作队伍。

参考文献：

[1]刘东斌.档案鉴定——由谁鉴定——档案鉴定基本问题思考之二[J].档案管理，2006（3）：23.

[2][3]潘未梅.宏观鉴定实践的先驱——荷兰PIVOT 项目研究[J].档案学通讯，2011（5）：34～35.

[4]National Archives of Australia. Why Records Are Kept： Directions in Appraisal，Canberra， 2000（revised2003） [EB/OL]. [2011—12—1]. www.naa.gov.au/records—management/keep—destroy—transfer/why—records—are—kept/index.aspx.

[5]National Archives of Australia. A role for reference archivists in the appraisal process （Denis Connor） [EB/OL]. [2011—12—1]. www.naa.gov.au/search/searchresults.aspx？SearchString=A+role+for+reference+archivists+in+the+appraisal+process&htm=yes&doc=yes&pdf=yes.

[6]张姬雯，薛春刚.加拿大政务档案的宏观鉴定法[J].档案与建设，2002（5）：42.

[7]黄霄羽，张宁.宏观鉴定战略在加拿大的应用[J].中国档案，2000（8）：46.

[8][9]胡玉琴.中美档案鉴定工作理论与实践比较研究[J].城建档案，2006（7）：27.

（作者单位：天津师范大学来稿日期：2012—08—18）