引导员工运用时间管理有效降低部门加班频率

2012-12-09顾晔GUYe

医院管理论坛 2012年10期

关键词：工作效率科室会议

顾晔GU Ye

加班，对于我们上班族而言，就像是家常便饭，并已成为习惯。我们上班族普遍认为，只有在办公室待到很晚，才会为单位付出更多。其实恰恰相反，这刚好说明我们还没有认识到，自己花费大量时间来做的事情，对于工作业绩竟然是无关紧要的。

事实上，我们都知道时间管理的重要性。当准备开始工作的时候，我们的计划和想法都是好的。但还没等我们坐稳，可能就会完全被其他繁杂的事情包围了，时间不知不觉地全被侵占了[1]。

何谓时间管理

时间管理（Time Management）就是用技巧、技术和工具帮助人们完成工作，实现目标。时间管理并不是要把所有事情做完，而是更有效的运用时间。时间管理的目的是如何克服时间浪费，更好地把握时间，以便有效地完成既定目标[2]。

制定科学合理的时间管理手段，降低员工加班步骤

1.制定完成期限，提升工作效率。完成期限不等同于“截止日”。截止日是指随时都可以延长的意思。若部门领导在交付一件事务时，对你说“随时交都可以”，那我们就应该警觉，明白这件事务肯定不是那么简单就能完成的。

我院人力资源部门向来人员少，事务繁杂，每天刚到单位，就会接到领导交待的工作项目，但新工作项目与其他工作项目的完成时间发生冲突时，部门员工就会出现混淆“紧急”与“不紧急”、“重要”与“不重要”的情况。这时，部门领导是不会手把手地教员工“什么是紧急的，什么是不紧急的，什么是重要的，什么是不重要的”。那员工与其烦恼区分这些概念，还不如想办法提升工作效率，比如原来得花上一个小时才能完成的工作，如何提升到三十分钟内便能解决。

我院人力资源部每天接收的文件很多，其中有需要立即实施文件，也有无关紧要的文件，但为了以防万一，所有接收的文件都要保管好。以往，我们员工只是习惯性地接收，按性质分类，领导需要时，再一份一份找出来，花费时间、人力较多，有时一上午就为了找几份文件，而无法做其他的事情，效率非常低。近年，我们改变了文件分类方式。首先将空的文件夹按完成期限标号分类，按照完成期限，依次将文件分类，这样每天一到单位先打开文件夹，确认当天要做些什么事，努力完成就行了，如此一来，便能确保交派的事能在一定时间内完成，养成“今日事，今日毕”的好习惯，否则工作任务只会越积越多，压得你每天都喘不过气来，最终导致加班的频率上升。

2.每周一次科室会议，提升工作效率的必经之路。员工一般听到“开会”两个字，就会联想到“睡觉”一词。由于会议的内容死板枯燥，只是一味地传达院部精神，久而久之，便造成了员工对会议的一种漠不关心的态度。那如何才能让员工参与进来，有效进行沟通，并通过会议提升工作效率呢？

我们开始规定每周五开一次科室会议，并将原先一个小时的会议时间缩短为二十分钟。前十分钟传达院部的会议精神，后十分钟就本部门在一周内遇到的工作问题进行沟通，让每位员工参与交流，并快速从他们的交流中采纳一个较为合理的解决方案。经过一段时间的科室会议后，我们发现员工的工作效率比原先只奉命办事的工作效率提高了，他们有了自己制定的同一目标，处于主动状态，工作的效率必然会提升不少。

3.规划一日生活，按时按点下班。若我们总抱着“完成工作才是下班时间”的观念，那加班的频率永远无法降低。规划好一日生活，我们便可以找出经常加班的症结所在。按照我们单位的作息，一般机关员工的一天生活安排如下：7：45 准时到单位上班；7：45-11：30 上午工作时间；11：30-13：30 午休时间；13：30-17：00 下午工作时间；17：00 下班。

以往我们一到11：30，还在做着各类工作事务，看着墙上的时钟，虽然已到中午吃饭休息的时间，但还是放不下手中的活，认为再拖延几分钟兴许能做完。这样，从5分钟拖到10分钟、10分钟拖到30分钟，甚至更多……，长此以往，单位食堂中午的关门时间才是我们刚开始吃午饭的时间。然后回到办公室继续干活，根本就没有午休时间。下午上班时常提不起精神。到了17：00，该是下班的时间了，员工们会将中午的点心拿出来熬饥，继续加班。如此的恶性循环，身体再强壮的员工也会倒下来，毕竟，工作只是生活的一部分，人生不只是工作，要不然人就成了工作的机器，没有一点生机。

转变恶性循环也不是件易事，我们就从每周五开始改变，到了周五就准点下班。员工开始有了陪伴家人和培养业余兴趣的时间，慢慢感觉到家人和生活的重要性，便会自主地利用业余时间学习电脑知识，将传统的手工作业改变成电脑作业，快速提交领导所需的各种报表；或者利用丰富的网络信息，及时了解当前部门的发展趋势，将未来的事务提前做准备等，尽量不留下来加班。