水利工程档案管理的问题和对策探讨

杨中艳

摘要：分析了水利工程档案管理过程中存在的一些问题，针对这些问题，提出了一些针对性的措施，希望在实际的档案管理的工作中能够起到一定的知道作用，创造更大的价值，

关键词：水利工程；档案管理；问题；对策

Abstract: by analyzing the water conservancy project archives management of the existence of the some problems, aiming at these problems, and puts forward some corresponding measures, in the hope that the actual file management work can play a certain role of know, create more value,

Keywords: water conservancy projects; File management; Problem; countermeasures

中图分类号：TV文献标识码：A 文章编号：

引言

水利工程档案是工程建设的历史依据和痕迹，包括从水利水电工程项目开发建议书、可行性研究到竣工验收、试运行(使用)等过程中形成的应当归档保存的文字、图表、声像、计算材料等不同形式和载体的各种历史记录。它对工程质量起着监督和验证作用。科学地进行档案管理，大力开发水利工程档案信息资源，多层次、多方位、多形式向水利部门和社会提供可利用资料，是实现水利工程档案自身价值的重要渠道，也是档案工作的根本目的。

1.水利工程档案管理工作的意义

档案管理工作有利于工程的养护、维修及加固，在正常情况下，水利工程的养护工作必须根据工程档案制定出具体的管理、养护、维修的规章制度并认真执行，才能使工程时时处于安全、正常的运行状态。随着工程运行年限的增加，水利工程的老化与病害问题也随之增加，必须依据工程档案对病害情况进行详细调查分析，然后根据具体情况制定出对其采取修补或加固的方法与措施。

工程档案管理工作有利于工程的改扩建工作当水利工程经过长时间的运行后，由于各方面的原因，以后需要根据具体情况对其进行改扩建，这时，工程的原设计、施工档案是改扩建工程的重要决策和设计的依据。

工程档案管理工作有利于其它工程的设计，做好档案资料的收集、归档工作是为了利用，通过文件材料收集归档将其转化为档案信息资源，而这些资源又通过档案工作者提供给水利工作者利用，也就实现了水利工程档案管理的目的，对于新建工程来说，利用与之相关的规划设计档案作为参考是加快工作进程的途径之一。

2.水利工程档案管理存在的问题

我国重点建设项目的档案工作起步于20世纪50年代，在20世纪80年代得到发展。国家档案局1992年颁发了《建设项目（工程）档案验收办法》，1997年又与国家计委联合发布了《国家重点建设项目档案管理登记办法》。这些规定和办法为重点项目档案工作的健康发展提供了保证。近年来，随着水利工程质量管理工作的不断规范、管理模式和管理手段的不断更新，工程档案管理工作质量也有了很大的提高。但是，一些水利工程档案仍然存在着整理速度慢，内容不齐全，编写不规范，质量不高等问题。

2.1档案管理工作的前期投入和管理不足

一般情况下，在工程项目建设的后期，工作人员才开始着手进行档案资料的收集、整理工作。致使档案资料复印件多、原件少，特种载体档案严重缺失。

2.2缺乏高素质的档案管理专业人才

工程项目资料管理人员大多是临时抽调、没有经过专业培训的人员，且身兼数职，致使档案管理水平普遍较差，在项目档案管理工作上远没有达到标准化、制度化、规范化管理。还有许多施工企业档案管理体制不健全，档案规章制度形同虚设，没有形成有效的管理和监督机制。

2.3档案管理体制和制度不健全

随着我国市场经济体制的建立，在工程建设领域，工程招投标制度、竣工验收备案制度、监理制度、市场稽查制度正在逐步完善。为适应政府管理职能转变和行政审批制度改革的要求，工程建设项目档案的内容、形式，以及各种档案载体都发生了相应变化，但与之相对应的各种档案管理制度、法规却未能及时地调整和修改。

3.加强水利工程档案管理的措施

3.1建立健全档案管理制度

建设单位开工前必须建立档案管理制度，明确相关部门、人员的岗位职责，建立档案室，配备专职档案管理人员。首先掌握工程项目的具体情况，采取相应的措施，保障档案齐全、完整、系统、准确。建设单位在与施工、监理、勘察设计单位签订有关合同时，制订有关档案移交及违约处罚的条款，提高施工、监理、勘察设计等单位档案形成、积累、收集、整理的积极性，保证按规定向建设单位移交档案。某一级水电站建设工程档案采用合同管理和项目管理相结合的管理办法，结合工程实际情况，设具体条款，明确要求承接(包)单位及时向建设单位提交合格的档案材料。此水电站工程建设项目部的工程技术部档案管理部门负责按统一标准督促、指导此水电站工程建设和参建单位档案业务工作，验收、管理此水电站建设参建单位的全部档案资料，并配备了相应的设备和场所，为档案利用提供有效保证。

3.2做好工程施工阶段监督检查

施工阶段要做好监督检查，一方面检查文件材料是否完整、准确，另一方面，要检查归档文件材料整理是否规范。工程施工阶段主要是由施工、监理单位实施的，每一个步骤、每一道工序、每一种材料都要产生相应的技术文件材料，这些技術文件材料是工程验收的依据，必须归档保存。所以，工程技术人员要按照专业技术规程的要求认真填写，并且要有相应资格的工程技术负责人签字认可，然后交该工程的档案人员分类保管。因此，施工、设计、监理单位都要建立相应的档案形成、积累、归档机制，将工程文件的形成、积累纳人工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。

3.3竣工验收阶段档案整理

工程竣工验收环节是工程建设的最后一个环节。一个合格的工程，不但要建筑实体合格，而且档案也应当完整、准确、规范。档案不合格，工程不能验收。

单位工程验收前一个月，此水电站工程建设项目部组织施工、设计、监理、管理等单位的项目负责人、工程技术人员及档案管理人员，对工程档案的收集、整理、归档等工作，特别是竣工图的编制与整理情况，进行了彻底的检查，并编写自检报告。自检报告包括:档案资料工作情况；竣工图的编制与质量；拟移交档案资料的卷(册)数、图纸张数等有关数字；对档案资料完整、准确、系统性的评价及档案在施工、试运行和管理工作中发挥作用的情况；档案资料工作中存在的问题、解决措施及对整个工程项目验收产生的影响。

4.水利工程档案管理的保障

4.1加强领导的重视

白山抽水蓄能电站工程（2002年-2008年）的设计规模大、时间长、要求严，在施工中还会有许多新工艺、新技术，如不及时记录、收集、归档，对工程建设和运行管理将会造成不可弥补的损失。而详细、全面地记载施工过程，并及时收集归档，领导的重视、各部门的积极配合是关键。没有领导的高度重视，没有施工一线技术人员的认真负责，是不可能做到的。档案管理人员在认真完成档案的收集、整理等各项工作的同时，还要及时在局域网上将允许公开的档案信息数据公开，供其他部门人员参考利用，体现档案信息的价值。同时，在搞好内部服务的过程中，还要积极宣传档案的重要作用，增强用档人员的档案意识，提高他们共同参与档案管理的积极性。

4.2强化档案人员的业务培训

水利工程档案管理员不仅要学习水利专业知识，精通档案业务，掌握计算机技术，还要懂得水利工程建设工作的具体操作程序和工作流程及分阶段的工作安排，掌握每一阶段工作中需要形成哪些档案资料，对每种资料的内容、数量做到心中有数，了解哪些是属于有保存价值的档案，及其具体的归档范围。为及时获取档案管理最新信息，档案管理工作人员还应积极参加由各地区档案局和水利厅档案室举办的各类档案人员培训，对档案整理要求，文件的起草、书写要求有更深一层的了解，并通过培训提高档案管理人员的专业素质和工作水平，不断优化知识结构，提高综合素质，以便在工作中更好的发挥，使档案的标准化、规范化有一个切实的保障。同时也能调动工作人员工作的积极性。

总结

档案管理工作需要建设、监理等各参建单位的共同努力，以及领导的高度重视，各部门的相互配合，只有各参建单位、部门都加强档案管理工作意识，结合工程实际不断改进工作方法、提高管理水平、工作效率，才能确保工程各个阶段的档案资料的完整性、规范性。建立健全档案管理体系，加强制度建设，加强档案资料的保密工作，重视档案管理工作人员的专业素质培训，是做好工程档案管理的基础。

参考文献

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[2]琚黎红.水利工程档案的科学管理措施研究[J].科技风.2010年18期

[3]胡荣庆.浅谈水利工程档案资料的收集与整理[J].治淮.2008年09期