浅谈办公室服务监督业务的几点体会

和莉园

中国石油长庆油田分公司 技术监测中心 （陕西 西安 710021）

浅谈办公室服务监督业务的几点体会

和莉园

中国石油长庆油田分公司 技术监测中心 （陕西 西安 710021）

办公室作为综合办事机构，历来是承上启下、沟通内外、协调左右，联系四面八方的枢纽。从服务监督、服务前线的角度出发，浅谈了工程质量监督室办公室在搞好本职工作，服务监督业务方面的几点体会和方法。

办公室 服务 监督

1 工程质量监督室办公室基本情况

工程质量监督室是技术监测中心主要业务板块之一，其办公室工作千头万绪，纷繁复杂，既有后勤保障、党工妇团、综合治理等一系列综合事务性工作，又有与监督业务息息相关的项目注册、合同结算、报表统计、标准化管理等专业性较强的业务性工作，全面呈现出窗口性、服务性、综合性、专业性等特点。

1.1 工作内容

工程质量监督室因其政府监督职能的特殊性，决定了从业人员用工性质的特殊性和数量的局限性，因此长期以来，质监室办公室的综合事务性工作一直由2名女同志分担，主要承担的工作如图1所示。

1.2 工作特点

结合实际，目前质监室办公室工作有4个特点：

（1）窗口性。办公室是质监室与中心领导、机关部门、上级部门、兄弟单位及全室员工接触最频繁的地方，是展现质监室形象的重要窗口。这一特点就要求办公室工作人员要注重自身形象，做到待人接物有礼，言谈举止有度，善察颜色且脚勤手快。

（2）综合性。质监室办公室各项工作归口到中心领导、中心所有机关科室乃至总站，涉及面广、种类繁多。除此之外，日常还要应付一些临时性突发的事件，这一特点就要求办公室工作人员无论是从大局上还是在细节上都必须坚持学习业务知识、创新工作方法、总结经验教训、保持求实作风。

（3）服务性。办公室工作历来是服务于领导、服务于员工、服务于基层。这就要求办公室工作人员既要有大局意识，更要有服务意识。不论是内勤保障、差费报销、文件收发、报表报送，还是协调办事、会议安排、车辆管理、安全保卫，甚至端茶倒水、打扫卫生等各项工作都要以高度负责的态度，一丝不苟地落实好。

（4）专业性。在工程质量监督程序里，监督工作始于工程注册而终于资料归档。质监室办公室就承担了监督程序里这两项首尾工作。同时，还肩负着各项业务数据的统计与报送、经营成本核算等工作，这就要求办公室工作人员不仅要有吃苦耐劳、求真务实的精神，更要有精通的专业知识作支撑。

2 办公室服务监督业务的几点体会

2.1 突出重点，分清主次，当好质监室的勤务员

办公室工作多、乱、杂，稍有不慎，就会出现纰漏或闪失。要想做好办公室工作，就必须分清轻重缓急，否则胡子眉毛一把抓，往往会陷入事务堆中难以自拔，搞得越忙越乱，越辛苦越被动。因此，在工作中我们总结出以下几个方法：

（1）结合要求合理计划。工作一般都有时限要求，但并非无规律可循。趁年初开工之前的空档期，可以先整理设备、标准台帐，根据设备总台帐再梳理出借用、检定、报废台帐；根据标准台帐梳理出废标，并做好更新台帐和购置计划。档案的整理、录入、归档一般都集中在第二季度进行，在此同时可着手准备年检工作时需用的单位、人员资质等资料。在做好这些工作之余，见缝插针，从容不迫地做好其它工作。

图1 工程质量监督室主要承担的工作

（2）结合进度制定备忘。办公室内勤工作事无巨细，不能有半点疏忽和懈怠。因此，记录工作备忘就显得非常重要，每天下班之前在笔记上可将本日未完成的工作、领导要求急办的工作、上级部门催办的工作、明天要做的工作都记录下来，次日完成打勾，否则继续写于备忘本上作以备忘提示，力求不让工作在自己这里延误，不让事项在自己手里积压。

（3）结合实际优先安排。有些工作机动性大，时间要求紧，就需要特事特办。目前，质监室除办公室2名女职工外，其余20多人常年奔波在监督一线，工作环境和生活条件都比较艰苦，信息往往不能及时反馈。所以，办公室经常结合实际情况配合一线监督人员加班加点完成工作，在差费报销、福利发放等方面也尽量优先一线监督人员，以确保工作及时落实，后勤保障及时到位。

总之，面对办公室的众多事务，办公室工作人员要做到眼勤、手勤、嘴勤、脑勤、腿勤，尽量把今天的事情今天做，明天的事情提前做；手中的事情抓紧做，长远的事情谋划做；份内的事情主动做，份外的事情配合做，力争当好质监室的勤务员。

2.2 积极协调，促进和谐，当好办公室的润滑剂

质监室办公室工作繁杂琐碎、机动性强、预见性差，而监督一线工作又是点多、线长、面广的情况，因此要确保领导及上级部门的精神能够上情下达，工作能够落实到位，任务能够顺利完成，办公室就要与各监督部及人员勤交流、善理解、多配合，充分发挥办公室“润滑剂”的作用。

（1）勤交流。积极利用网络、通讯、座谈等沟通手段，定期不定期的与一线监督人员沟通情况、交流看法，确保信息传达及时、反馈及时，从而保证各项工作不脱节、不遗漏、不滞后。

（2）善理解。设身处地的站在一线监督人员角度考虑问题，分析问题，急人之所急，想人之所想，态度上不急不燥，行动上不等不靠，主动解决问题，推进工作有序开展。

（3）多配合。与监督一线人员在工作上互相支持，经验上互相借鉴，生活上互相帮助，言行上互相提醒，取长补短，拾漏补遗，做到思想统一、工作合力、行动合拍，努力营造同心同德、诚信友善的工作氛围。

2.3 注重细节，避免失误，当好质监室的管家婆

办公室工作无所不包、无所不在，工作人员要统筹兼顾，沟通上下，联系左右，平衡各方。为扎实做好质监室的人、财、物管理，充分发挥办公室的系统作用和整体效能，使监督业务顺利开展，监督人员无后顾之忧，在日常办公中工作人员就要扮演好质监室的“管家婆”角色，有意识地培养“四心”：

（1）责任心。工作成绩往往建立在责任心上。在办公室工作只有抱着高度的责任心投入到无穷琐碎的事务中，才能实现本职工作的目标和体现自身的价值。质监室办公室经常与人、财、物打交道，要使前线监督业务能够正常运转，在人的方面要保证统计、上报的员工信息准确完整；钱财方面要确保差费精细核销，合同及时结算；物方面要保证适时供应，安全可靠，要尽量把每一项工作做到无错无漏，使可能出现的风险和错误消除在办公室这个层面。

（2）细心。做好办公室工作，尤其要注重细节。细心观察、细心整理、细心核算、细心统计，不怕烦乱、不惧繁杂的以高度负责的精神做好每一项工作，记录好每一笔收支、登记好每个人的报销，力求不让集体受损失、不让个人受损失。

（3）平常心。办公室工作看似繁忙却不容易出成绩，因此在办公室工作一定要保持一颗平常心，不仅要有荣辱不惊、淡泊宁静的情怀，还要有“为他人做嫁衣”的奉献精神，更要学会自我调节，自我宽慰。

（4）耐心。办公室的工作琐碎繁杂，甚至有些婆婆妈妈，让人觉得平谈无味又烦乱不堪。因此，办公室工作人员更应具备韧劲与耐心，事无巨细，身体力行，无论是重复性地工作还是才接手的工作，都要耐心细致地去完成。

2.4 善于学习，精通业务，当好质监室统计员

目前，质监室办公室既有业务性工作，又有事务性工作，业务工作主要包括申报注册、资料归档、标准更新、合同结算、成本核算等与监督工作密切相关的工作；事务工作一般是指除业务以外的其他诸如员工考勤、后勤保障、安全卫生等相关工作。业务和事务是办公室工作的两个轮子，是保证监督业务顺利开展的保障和前提，办公室人员素质的高低、能力的强弱直接决定了这些工作做的好与坏，因此，办公室人员一定要善于学习、勤于学习、不断学习，做到：

（1）拓宽知识内容。办公室工作对象是面而不是线，是块而不是条。因此，我们不仅要熟知中心仍至油田公司的大政方针及各项政策、党政工团的各项要求，具备较高的理论修养，还应了解监督、设备、标准、文学等方面的知识。根据工作需要有意识地拓宽自己的知识面，以适应工作需要。

（2）更新知识内容。工作是围绕着实际开展的，学习也要跟上形势步伐，跟上工作节奏，不断学习新标准、新规定，新方法、新系统。不仅要学，还要熟知精通，熟练应用，这样才能指导实践，更好地开展工作，服务业务。

（3）深挖知识内容。就是知其然，还要知其所以然。对各方面的知识，虽不能像专业监督人员那样深有造诣，但也应对其内涵、实质有较深、较细致的了解和掌握，尤其是对与自己工作密切相关的财务、设备、标准、档案、监督等知识领域，不能一知半解、不求甚解、浅尝辄止。

3 总 结

总之，质监室办公室的工作比较庞杂，要适应大油田发展，还有待于办公室工作人员在实践中深入探索，不断创新，更好地为监督业务服务、为建设与5 000万t相匹配的技术监测中心服务。

[1]李平.当好办公室主任的若干体会[J].特区实践与理论，2009(1).

[2]桂玉强.做好办公室工作的实践与思考[J].领导科学，2006(9).

[3]李鸿泰.企业办公室工作心得体会[J].纵横-秘书工作，2010(4).

As a general business organization,the office has been the pivot that serves as a connecting link between the preceding and the following,communicates between the internal and the external,coordinates between the left and the right and link up all different areas.From the angle of serving the supervision and the front,discussions are carried out about some experiences and methods of engineering quality supervision office in doing one’s own work better and serving the supervision business.

office;service;supervision

和莉园(1978-)，女，2000年9月毕业于甘肃政法学院法律系，现从事办公室综合工作。

2012-03-18▎