谈如何做好监理资料管理工作

王晓燕

(太原理工大成工程有限公司，山西 太原 030024)

工程建设是百年大计，工程建设的质量直接关系到业主的人身财产安全，重点工程的质量甚至对社会政治经济活动会产生巨大的影响。监理工程师的工作是集委托性、咨询性、服务性为一体的，是代表业主对建筑工程施工过程进行监督管理的一项工作。而工程监理资料是监理工作的原始记录，是工程监理过程中逐渐形成的，贯穿于监理工作全过程的一项重要工作内容。监理工程师的规划、控制、协调等工作，都会通过监理资料得以体现。因此，监理资料在监理工作中起着很重要的作用。下面我就自己在实践工作中的几点体会，谈谈对监理资料管理的几点看法。

1 监理资料管理工作的主要内容

建设工程施工阶段监理资料的管理是一项非常繁杂而重要的工作。施工阶段监理资料的主要内容包括:建设工程的相关合同、监理规划、监理实施细则、安全监理实施细则、旁站监理方案、会议纪要、来往函件、监理日记、监理月报、监理工作总结、质量验收资料和安全验收资料等。因此，监理资料管理人员要认真细致地做好建设工程监理资料的整理和归档工作，并依据《建设工程文件档案管理规范》及《监理规范》中的相关规定，在工程监理资料的管理工作中，做到及时整理、真实完整、分类有序。

监理资料管理工作的主要内容，包括收(发)文管理、文件传阅管理、分类、文件编号、积累、立卷(或组卷)、装订和装盒、移交与归档等工作。在工程项目实施过程中，项目监理部应订立《资料管理制度》《监理员岗位职责》《文件收(发)及传阅流程》等与监理资料管理有关的管理制度和规定，以明确资料管理的有关事项和有关人员的责任。

此外，监理资料管理除了是资料员的本职工作外，还需要项目监理部的工作人员的全员参与与支持。首先，项目监理部的全体成员都应该遵守监理资料管理制度中的有关规定，保证监理资料按规定流程流转，防止散失。其次，在日常的监理工作中，各专业监理工程师要适时地对监理资料进行收集、整理与汇总，为监理资料的全面性和准确性提供有力的帮助。

2 如何做好监理资料的管理工作

1)在开展监理工作前首先要编制好各种建设工程监理工作文件。建设工程监理工作文件是指监理单位投标时编制的《监理大纲》、委托监理合同签订以后编制的《监理规划》和专业监理工程师编制的《监理实施细则》等。

监理单位编制的《监理大纲》有以下两个作用:a.使业主认可监理大纲中的监理方案，从而承揽到监理业务。b.为项目监理机构今后开展监理工作制定基本方案。

《监理规划》是监理单位接受业主委托并签订委托监理合同后，在项目总监理工程师的主持下，根据委托监理合同，在《监理大纲》的基础上，结合工程的实际情况，广泛收集工程信息和资料的情况下制定的，经监理单位技术负责人批准，用来指导项目监理机构全面开展监理工作的指导性文件。它是我们项目监理机构的组织设计，好的规划能够提前使业主感受到放心和服务。

《监理实施细则》是在《监理规划》的基础上，由项目监理机构的专业监理工程师针对某一专业或某一方面的监理工作而编写的，并经总监理工程师批准实施的操作性文件。《监理实施细则》的作用是指导本专业或本项目具体监理工作的开展。

2)在项目实施过程中，根据项目实际情况，建立健全监理机构各项管理制度。监理资料的形成贯穿于项目施工的全过程，工程项目的施工过程是繁杂而各具特色的，每个施工项目都各有特点、专业各异。因此，监理资料管理工作中，监理机构要进行明确的内部分工，对每一个监理工程师的工作要做到分工明确、责任范围清楚。各专业监理工程师要负责本专业的原材料验收、分项工程验收、有关监理资料的收集、汇总和整理等工作，这样，有利于监理资料管理工作的及时与同步。同时，要建立项目监理部内部责任制，对工程监理资料的管理，坚持做到“谁监理、谁验收，谁负责”的原则，使监理工作的范围和监理资料的责任更加明确。

为做好监理资料管理工作，项目监理部除了要建立内部责任制外，还应建立内部工作管理制度，明确项目监理部监理工作程序、内部会议制度等与日常监理工作密切相关的监理工作制度，以确保监理资料的连续性和完整性。

3)做好监理资料的管理工作，还要重视对施工资料的审核与管理。施工资料是施工全过程的真实记录。它包含每道工序、检验批、分部、分项工程的质量合格文件。因此，监理资料要做到及时与真实，必须重视对施工资料的监理工作。施工资料是明确施工单位质量责任的证据之一，施工单位有义务做好施工资料的管理工作。专业监理工程师在对工程施工质量进行验收时，要先审核相应的施工资料后，再对工程实体的实际施工质量进行检查。因此，项目监理机构要督促施工单位重视并做好施工资料的管理工作。在第一次工地例会上，总监理工程师要强调施工资料的重要性，并交待清楚有关的施工报验程序和基本条件。在施工阶段，项目监理机构要对施工资料的准确性严格把关。在日常监理工作中，要坚持做到报验必须资料先行，各项施工资料必须真实、合格。

4)在监理资料的管理工作中，要保持与业主的良好沟通，争取业主的理解与支持。项目监理部的各项工作，都需要得到业主的支持，因此，加强与业主的沟通，争取业主的理解与支持，在监理工作中起着举足轻重的作用。监理资料中的诸多文件资料，都与业主有密切的联系，如:施工合同文件、勘察设计文件、施工图纸、设计变更、工程定位及标高资料、地下障碍物等资料，都是由业主提供的;监理日常工作的来往函件、会议纪要、监理工作联系单也和业主有密不可分的关系;工程计量、工程款支付、工期延期、费用索赔等工作中，也需要与业主进行及时沟通，才能顺利地开展相关的工作。因此，如果没有业主的理解与支持，监理工作就难以顺利开展，监理资料的管理工作就难以得到落实。

5)监理资料要以监理日记为主线，反馈监理工作的实质性内容。a.监理日记是如实记录监理工作和活动的重要资料，其内容涉及工程实体的施工过程、重要施工机械、工程材料的进场情况、工程项目主要结构分项工程的施工情况等，是工程建设各方面在具体时间点上的真实记录。监理日记的时间连续性较强，是检查现场监理工程师工作质量的重要线索，是监理资料的重要组成部分。监理日记是由各专业监理工程师、监理员，在质量、安全、进度、造价控制和组织协调等方面，根据自己所负责的工作范围，对每天监理工作的如实记录，具体包括:施工现场的环境和各种外部条件、施工单位的人员工作情况、施工机械情况，工程原材料、构配件、设备到场情况和质量报验情况，监理人员旁站、检测、复验情况，施工中发现的问题及整改情况，安全文明施工情况等进行记录。总监理工程师要负责监理日记的规范性与真实性，要按照《监理规范》的相关要求，定期或每天对监理工程师、监理员编写的监理日记进行签阅，这样既有利于总监理工程师及时了解施工现场的实际情况、检查监理工程师的工作质量，还可以通过监理日记内容，掌握施工现场的实际情况，对施工和监理工作中存在的问题做到及时处理。总监理工程师在审阅完监理日记后，应在监理日记中签字并留下检查记录。b.监理资料管理工作中，要注重对监理日记的检查。监理日记具有真实性和重要性，在工程实施过程的监理资料管理工作中，要重视对监理日记的检查工作。检查监理日记，可根据施工实际进度，对监理日记进行针对性的检查。如:可以检查监理日记中，对关键工序的施工或其他涉及工程项目主体结构施工部分，是否有漏记现象。如在基础验收阶段，检查监理日记中应有该阶段的材料报验、基础隐蔽工程验收情况和验槽情况等监理工作事项的真实记载，如果该分项工程施工期间，有工地例会、质量问题处理等工作事项，在监理日记中也应有相应记录。对于材料进场，监理日记中要真实反映该材料的进场日期、对材料的检查验收情况及材料合格证、检验报告及质量证明书文件等资料是否齐全、有效等情况。对监理日记的检查，还可以通过核查监理资料或施工资料的方式进行。如:根据原材料报验单日期，或某隐蔽工程验收记录，可检查对应日期当天监理日记中是否有相关内容的记载等。这样不但检查了现场监理工程师的监理资料是否及时、完整，同时也检查了监理工程师的工作质量。如果监理日记内容过于简单，监理工程师的实际工作内容就不会在监理日记中真实、具体地反映出来，甚至不会留下任何监理工程师工作的痕迹，从而对我们监理工作造成不利的影响。总监理工程师要督促并要求监理工程师改正监理日记中出现的问题和缺陷，完善监理日记内容，确保监理日记能够准确地反映监理工作实际情况。

以上就是我对监理资料管理工作的几点看法，总之，我们只有了解监理资料的重要性，并最大限度地发挥监理资料的作用，才能使我们在工程项目监理工作中做到有条不紊，圆满地完成我们的监理工作任务。