如何进行建设工程项目的文档资料管理

刘兆慧

(中铁十二局集团建筑安装工程有限公司，山西太原 030024)

0 引言

工程项目文档管理工作质量的优劣在相当大的程度上决定着档案后续管理的水平。项目文档跟踪、总结和沉淀了从项目启动、计划、执行、控制到收尾全过程的管理信息。建设项目档案是指在建设项目的提出、立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的有保存价值的文字、图表等形式与载体的文件。目前，在工程建设项目管理上，由于受传统管理模式的影响和思维习惯的局限，普遍存在重视现场指挥协调推进进度、忽视准确周密快捷的文件管理作用的现象。不重视项目文档管理，会制约工程建设项目管理水平和效益的提升，甚至会遗留安全、质量、技术、财务方面的风险。

1 工程项目建设过程中文档资料管理现状

文档管理是项目管理的关键工具。在工程建设项目实施过程中，无论是会议、检查、谈判，还是研究、设计、审批，或者施工和交易，这些工作最终都必须通过文件的形式进行信息的传递，来实现对工程费用、质量、安全和进度等的控制。但在工程项目文档管理中发现，项目原始资料因施工管理不到位，在施工过程中出现不准确、不齐全、不规范、管理不善、丢失等问题，给项目工作带来诸多困难，严重影响工程管理。造成的质量问题，大体有以下几种情况。

1.1 领导重视不够

强调抓工程建设而忽视文档管理工作。工程建设主管部门领导文档管理意识薄弱，普遍存在着重建设、轻档案的现象。工程项目的进度和质量是大家看得见的实体，工程参建各方都非常重视。但工程项目文档的管理往往被忽视。在项目建设过程中，更多的精力都放到了抓质量、抓进度、抓关键目标工期的实现上，经常是等到项目验收了才想到还有资料没有做，抽调技术人员进行突击。

1.2 日常的文档资料管理不规范，制度不健全

在工程实施的过程中，主要是围绕工程的实施，侧重于满足日常工作的需要，在资料管理上深度不够，规范程度低。建设单位与施工单位签订合同内容对文档管理的整编责任、内容、深度、要求不准确、不具体、不细化造成文档质量失控。对文档的管理与移交没有专门的制度，并且由于建设周期长，人员变动时资料交接手续不到位，往往造成资料的遗失，给文档整编工作造成了困难。

1.3 缺少既懂工程文档管理又懂工程技术的人员

目前在国家重点工程项目部即便是配备了一些专门的文档管理人员，这些人员主要是针对文件的发放和存取，对于工程建设方面的知识了解较少，基本不懂工程技术，不懂今后工程验收需要什么资料或如何收集，而多数工程技术人员又不懂文档管理的有关规定，缺少资料及时归档意识，两者没有及时很好的结合起来。

1.4 缺少对工程竣工档案的统一规划

归档文件资料整编的责任不明确，档案整理工作与档案接收工作严重脱节，缺乏沟通。目前很多单位档案管理人员一般都不直接参与工程建设的各个阶段，工程建设中产生的档案由参加施工建设的单位分别整理后，由单位基建部门汇总整理后移交，档案室工作人员只是被动接收基建部门移交的工程档案资料，导致整理与接收脱节，造成竣工档案质量低。

2 工程项目建设中文档资料存在的问题

2.1 文档资料管理制度不健全

工程项目建设初期，没有结合项目实际情况，制定相应的工程项目档案管理规定，没有明确参建各方在工程档案形成过程中各自应该承担的职责。

2.2 项目文档传递信息不畅

项目文档的传递、归档处理等如会议形成的决定、决议、协商内容不能迅速准确地形成文件，不能通过文档管理部门以最快的速度分派传达到有关单位，以使其得到贯彻执行。文档传递信息出现梗阻，造成决而不行，会影响工作效率和进度。

2.3 施工管理文件原件不齐全

因管理不善造成设计、监理、业主下发的施工管理重要文件不齐全、丢失等问题;因急于满足施工进度要求，没有按国家行业标准规定要求办理书面签字手续;施工单位管理不严格，造成原始文件丢失;施工单位专业技术人员工作移交把关不严，造成施工原始文件遗失。

2.4 施工原始签证资料不规范

开工前没有统一规定原始施工签证资料内容和格式，造成资料格式不统一，不规范，文件幅面尺寸大小不一，无法规范装订组卷。施工过程中的原始资料签证五花八门，有用蓝黑墨水、碳素墨水等，这些都与竣工资料归档要求不符，给后期竣工资料编制工作带来极大的困难。

2.5 竣工图文件编制不够规范

一些分部工程都不同程度存在着代用图，而在竣工中又要求竣工图以分部工程组卷，图纸缺量较大，划改图纸只有原则的标准规定，缺少有针对性的细则。

2.6 培训不及时

施工单位技术力量薄弱，培训少，管理水平差，国家档案法和工程关于竣工资料编制的质量标准规范宣传学习渠道不畅通，造成工程管理人员、监理人员、施工单位领导对档案意识、档案知识的缺乏。

3 提升项目文档管理水平和效率

工程项目文档控制是指在项目实施过程中，通过文档控制人员建立并实施有序、可控及可追溯的文档控制体系，采用科学的方法和手段，对项目产生的各类文件进行规范、准确、高效地动态控制和科学管理。

3.1 严把领导责任关

1)明确领导责任，强化领导文档管理意识，将项目文档管理纳入项目工程质量领导人责任制。

2)严格实施文档管理工作“三同步”，实现项目文档管理与设计，施工、竣工同步完成。

3.2 严把规章制度关

项目成立后，即对项目文档管理作出明确的规定，以保证项目文档准确、完整、有效。根据规定，按项目文档的不同属性，对种类繁杂的项目文档进行科学、规范的分类。在文档管理中建立一套文档模板，将一些基本的要素固化到文档模板中，确保文档内容完整齐全。

3.3 做好文档的建册与归档

为确保项目文档完整保存归档，合理存放，方便查阅和再利用。工程初期，规定整个工程收集文件的总目录，及工程建设前期法定建设程序文件、建筑工程综合管理资料、分项分部单位工程资料目录等，有效的保证了文档的建册和归档的要求。

3.4 建立文档控制体系和工作流程，实现文档管理电子化

提高项目管理文件形成的质量，提高文档传递、归档处理等文档管理的效率，是项目管理的重要工作。如果文档传递信息出现梗阻，造成决而不行，会影响工作效率和进度。在这方面，应用网络和计算机通讯技术，形成能够电子签名的电子文档，将会极大地提高管理效率。根据统一的分类代码规则，制定项目文档分类代码，进行电子管理，运用项目文档信息系统对文档进行分类和查询。我公司现在运用综合项目管理系统，实现网上办公。公司规定每个部门设定一名系统员，负责及时上传、下载相关信息并进行信息传递，极大的提高了工作效率。项目的施工资料管理从工程一上场，对进度、工期、质量、安全、设备、物资等都规定了相应的录入标准，使项目施工全过程受控。

3.5 加强文档管理人员的管理及培训

1)建设单位文档管理。

建设单位经常组织建设项目档案管理人员(包括监理单位与施工单位人员)培训学习，提高相关人员的业务水平，通过学习考试持证上岗。

2)监理单位文档管理。

监理单位设专人专岗负责档案管理，驻地监理工程师应该携档案管理员在建设单位授权范围内经常检查、督促施工单位及时收集整理出符合规范要求的档案，并做好本监理组的档案收集整理工作，对不符合要求的资料要及时整改。

3)施工单位文档管理。

施工单位在初期就要配备专人负责档案管理，做到项目文档资料准确、无误、真实的反映工程质量情况。需要监理及业主签字的资料要及时请监理及业主签字批复。要对档案资料自检、发现问题及时纠正。

3.6 开发项目文档价值，提高工程项目效益

项目文档不仅直接关系着项目的经济效益，而且凝结着工程管理经验、在施工中完善的技术，是工程建设项目及其管理的宝贵财富。如施工中的设计变更凝结着技术工程化成果，应该反馈到设计部门以修正原设计，使技术更加完善。施工程序的变更更直接地反映现场施工技术的进步。因此，工程建设及其项目管理应该重视查阅、分析和研究项目文档，从中挖掘和总结技术工程化、管理便捷化和经验技术化的成果，这样才能不断提高工程建设项目的管理效益。

3.7 经常检查指导工程

建设单位要经常组织档案管理专家、学者到工地检查、指导建设项目档案管理工作，同时解答工作人员的问题。以督促施工单位及监理单位及时收集、整理规范的档案。建设单位还要加强以档案管理为目标的考核、评比竞赛。对各监理、施工单位的档案评分，奖优罚劣，这样就能调动相关人员的积极性。目前铁路项目施工，铁道部每年都要进行两次铁路项目信用评价，印发《铁路建设工程施工企业信用评价暂行办法》，办法规定其中项目档案管理工作占了相当大的分值，规定内业资料弄虚作假的，对企业实行扣6分的处罚(项目基础分为300分)。

3.8 保证项目文档的严密性

文件档案记录和沉淀了工程项目全过程，是项目质量、安全、商务、费用等项目经营管理的根据，与工程建设效益和工程责任息息相关。如有关HSE管理的文件不仅是现场安全管理控制的有效工具，而且是事故认定和事故处理追究责任的铁证。所以，保证项目文档的严密性、完整性和有效性非常重要。

4 结语

通过工程文档管理的具体实践，深刻体会到，工程项目文档管理必须从工程项目立项抓起，实行“三同步”;建立相应的文档管理制度是做好重点工程档案工作的基础;领导重视是做好文档档案工作的重要保证;加强档案知识宣传，把工程项目竣工档案工作列入施工进度计划中，是完成工程项目竣工档案工作的有效措施;确保竣工档案资料真实性和准确性，使其在工程合同决算时，真正发挥凭证作用。总之，要保证工程文档资料的完整、准确、齐全、真实，就必须不断加强业主、监理和施工单位的管理水平，才能保证工程“一流”的文件资料档案的形成。