当前我国档案管理问题及对策分析

秦爱华

（郑州市农林科学研究所， 郑州450015）

档案是在人类活动中直接产生，是对具有保存价值的信息的记录，通过档案可以更好地了解过去、把握现在及预测未来，对于社会的发展具有不可忽视的积极作用。档案管理工作从一定程度上来讲是各个组织管理工作的重要组成部分，既是一项管理性的工作，同时也是一项极具服务性的工作，属于基层基础建设的重要内容，主要包括对档案的收集、整理、保管、统计和提供利用等几个环节，对于组织发展具有积极的促进作用和现实、长远意义。21世纪是以知识和信息为其主要特征的新时期，一定程度上来讲，谁掌握了信息也就占据了更为有利的发展条件和把握了更好的发展机遇，积极推进档案管理工作的改善具有重要意义。

一 当前我国档案管理中存在的问题分析

（一）档案管理意识薄弱

当前社会上对于“档案”及“档案管理”的认识还处于较低层面，尤其是对重视档案管理和提高档案管理能力的必要性远远还未认识到，领导重视与参与建设程度都偏低，甚至存在着将档案管理工作看成是可有可无的片面认识，档案工作明显缺乏长期性、连续性的整体规则［1］。同时，对于档案管理工作的忽视直接体现在档案管理工作方面的投入明显不足，导致档案管理设备与技术的落后、档案室建设不规范、优秀档案管理人才的不足等。尤其是档案管理技术与设备的落后、档案保管条件简陋等直接影响到档案管理工作的顺利和有序开展，管理效益低下。

（二）档案管理规范性低

一方面，档案管理基础差。我国许多组织在进行档案管理的时候对于国家档案管理的相关规定，尤其是标准化原则等缺乏足够的认识和重视，导致组织内档案基础工作欠缺规范性和标准化，档案卷宗整体质量不高。档案标准化建设不到位，直接影响档案管理后续所有工作，包括整理、归档与分析等阶段；另一方面，制度化建设不足对于档案管理工作的开展缺乏明确的制度安排，尤其是管理程序的不规范，导致档案收集、整理、利用等各个环节都无据可依。

（三）档案利用率低

档案管理效果最终体现在对档案信息的利用，而档案信息资源的科学合理有效使用往往能给组织带来巨大的综合效益。当前受档案质量及档案检索工具的影响，档案检索效率不高，直接影响到档案管理工作的服务质量，加上长期以来重“藏”轻“用”及对档案利用效益认识的缺乏，都使得档案信息资源的开发力度不高，档案利用率低，难以真正地凸显档案管理的真正效果［2］。

（四）档案管理人才队伍建设滞后

现代档案管理是一项具有较强专业性的工作，要求档案管理人员不仅要具备先进的理论基础和文化素养，同时要具备相应的管理技能。从当前我国档案管理人员队伍的具体情况来看，大部分档案管理人员的工作仍只是简单地局限于收集、查找阶段，不论是在文化程度还是专业素质方面都难以满足信息时代下档案管理工作开展的需求，无法发挥档案管理的应有作用。如部分单位在先进档案管理工作设备引进方面投入了大量的财力，但受档案管理人员自身水平的限制，先进的设备无法发挥其先进作用，档案管理的手工化现象仍普遍存在，更谈不上熟悉档案内容、能够对档案信息进行深入分析、研究的专业性人才。

二 提高我国档案管理工作水平的对策

（一）转变观念，提高重视

档案管理工作的重要性不言而喻。当前要认清形式，进一步解放思想，彻底转变对于档案管理原先存在的片面和错误认识，重新和全面审视档案管理工作的必要性，从思想和观念上重视档案管理工作。首先，要充分认识到改善与加强档案管理工作对于组织的重要促进作用。这要求进一步提高对于档案管理工作的重视程度，尤其是各级领导要做好组织内档案管理工作的使用感和责任感，积极推进档案管理工作的改善，加快我国档案事业的持续健康发展。其次，尤其是随着信息化、数字化及网络化的深入，档案本身发生的巨大转变也对于档案管理的流程、手段等提出了新要求，这要求在重视档案管理工作的同时，只有积极推进档案管理工作的现代化建设，加大档案管理工作的创新力度，才能真正地提高我国档案管理能力和水平［3］。其中，思想观念上的创新是档案管理创新和提高管理效益的前提，要从各个渠道和途径改变重藏轻用的落后观念，更加自觉地将创新、服务、知识等全新理念贯穿于档案管理的全过程中。最后，要正确把握档案管理与组织发展两者间的关系，实现档案管理工作与组织的发展紧密结合，通过档案管理工作效率的提高、更为准确地把握档案管理的方向和实现对档案资源的充分开发利用，从而为组织的发展提供重要支持的同时实现档案管理的持续健康发展。

（二）实现档案管理的规范化

建立健全档案管理的规章制度体系，实现档案管理的制度化、规范化是保证档案管理工作得以有序开展的重要保障，也是逐步提高档案管理科学化和效率的关键所在。针对信息时代档案管理手段、方式等的变化对档案管理提出的新要求，要及时更新、修改及完善组织原有的档案管理制度安排。一方面，既要明确当前档案管理工作职能和责任，通过工作责任的明确和强化，职责清楚，奖惩分明，使各个门类、不同部门的档案管理工作能在统一的领导下有序开展；另一方面，要保障档案管理制度安排的完整性，对档案管理的各个层面和所有环节都要给予可操作化的规定，使档案管理工作的开展有据可依，杜绝无章可循带来的重复、繁杂的混乱局面。尤其是要根据我国档案工作相关法律规章制度的规定及涉取相关科学知识，做好档案管理标准化的规定，包括规格、程序等。另外，要做好相关规章制度的宣传，促进档案法制意识的提高和加强。

（三）积极应用现代化管理手段

为提高档案管理的效率和效益，首先，要广泛和积极应用现代化管理手段积极推进档案管理的现代化、知识化和社会化，积极推进组织档案管理的信息化建设进程，利用电子手段来实现对档案资料的存取、保管及利用，使档案管理成为信息化建设不可或缺的组成部分，保障档案的现代化能与组织的信息化进程实现有机结合，相互促进和共同发展。其次，加大资金的投入力度，解决档案工作中的资金瓶颈问题，如及时配备档案管理所需的包括计算机、扫描仪、光盘刻录机等在内的硬件设施，实现档案管理装备与技术的现代化和科学化，提高对于档案信息处理的数字化和档案管理工作水平［4］。最后，正确处理好档案管理过程中手工操作与现代化管理两者的关系，要认识到档案管理的基础性工作仍有很大一部分是需要通过手工作业实现，在加大引进先进技术的同时要加大对于传统技术的研究与创新力度，实现两者的有机结合。

（四）加强档案管理人员队伍建设

档案管理人员作为档案管理工作的主体，其队伍整体素质的高低直接决定了档案管理的水平，提高档案管理人员队伍的整体素质，是加强推进档案事业持续健康发展的关键。针对当前档案管理人员队伍建设中存在的问题，一方面，做好档案人员的人力资源管理工作，在招聘环节把握人才的入口关，有意识地引进一批具有较强专业技能、素质的人才不断地充裕到组织的档案人才队伍，为组织的档案管理工作注入新鲜的血液和思想。对于当前现有人员要进一步加大培训和继续教育力度，从专业技术、职业道德等不同层面丰富培训内容，促使其与时俱进，以新思维、新观念、新理念及新方法做好档案管理工作，提高队伍整体水平。同时，档案管理工作具有其极大的特殊性，为进一步发挥档案管理人员的潜能和调动其工作积极性和主动性，要重视激励机制的建立与健全，将其工作绩效的考核结果与其薪酬、培训、职务调整等进行有机联系［5］。另一方面，广大档案管理工作人员要认识到档案管理的本质在其为社会和组织提供的信息服务，要树立大服务的理念，更加自觉和主动地提升自身素质和技能，满足新时期下档案管理工作的需求。如为进一步提升档案服务的针对性、及时性、主动性和有效性，需加大对于档案资源使用者的调查与研究，最大限度地满足当前、潜在利用的现有及未来需求，提高档案利用者的满意度。其次，当前随着信息化浪潮的推进，对于我国各种形式的组织信息化都提出了迫切要求，为适应现代信息社会发展的需求，积极推进组织信息化建设成为重要的管理内容。因此在信息化的推进过程中，不可避免地对档案管理工作提出了更高水平的要求，尤其是一些相关管理系统，如信息管理系统、ERP系统等的运用过程中档案管理新问题的出现，要求档案管理人员要不断地充实自我、不断学习，吸取新知识和提高管理能力以有效处理新情况、新问题。

［1］王丽华.小议我国档案管理存在的普遍问题［J］.中小企业管理与科技（下旬刊），2010，（10）：27－28.

［2］周劲.档案利用效果存在的问题及方法［J］.企业研究，2011，（14）：41－42.

［3］汪圻.从档案培训工作中看存在的问题与对策［J］.经营管理者，2011，（16）：59－61.

［4］王英.档案信息开发利用工作存在的问题及建议［J］.经营管理者，2011，（17）：9－11.

［5］刘建华.浅谈企业档案管理现代化存在的问题及对策［J］.经营管理者，2011，（17）：12－13.