施工企业内部会计控制与风险研究

2012-08-15程运华

合作经济与科技 2012年11期

□文/ 程运华

（北京中铁隧建筑有限公司北京）

近几年，施工型企业在国家大力建设基础设施背景下发展迅速，规模扩张很快，企业规模扩张与内部管理矛盾日益突出。对于企业而言，内部控制是否健全、是否有效直接关系到企业经营的整合能力与效率。加强企业内部控制体系的建设，是改变我国企业大而不强的有效途径之一，也是上市企业必须具备的条件之一。加强施工型企业内部会计控制与风险管理是施工型企业财务发展的迫切现实需要，是提升改进企业经济效益、有效控制财务风险的需要。

风险是指未来的不确定性对企业实现其经营目标的影响。内部会计控制是指企业为了提高会计信息质量，保护资产的安全、完整，确保有关法律法规和规章制度的贯彻执行等而制定和实施的一系列控制方法、措施和程序。施工型企业内部会计控制的内容主要包括：结算与收款、分包工程项目、采购与付款、成本费用、货币资金、实物资产等经济业务的会计控制。内部会计控制的方法主要包括：不相容职务相互分离控制、授权批准控制、会计系统控制、预算控制、财产保全控制、风险控制、内部报告控制、电子信息技术控制等。

一个较好的内部会计控制建设步骤是研究分析企业内部会计业务存在的风险可能，并对风险进行识别，采取相应的内部会计控制加以控制。风险防范控制是企业的一项基础性和经常性工作，企业必要时可设置风险评估部门或岗位，专门负责有关风险的识别、规避和控制。各施工企业也在不断建立并优化面向业务的财务会计管理模式，从核算分析、监督评价、决策支持等方面，增强与业务的融合共享，以提高财务创造价值的能力。现就施工企业内部特别是基层项目处理最频繁的经济业务存在的风险与会计控制进行简要分析。

一、建造合同收入确认控制

（一）风险分析。建造合同收入确认不准确，可能人为地多确认或者少确认，严重影响会计信息质量，影响企业决策。建造合同收入确认涉及的相关因素有：预计总收入、预计总成本、开累实际成本。

（二）控制措施。预计总收入组成资料必须齐全。合同内已施工未计价部分计算准确，上报审批资料齐全；合同外工程量、设计变更、洽商、索赔等资料施工方计算准确，项目设计、监理、业主等各方签字手续齐全；暂定款实际施作时才计入预计合同总收入，否则应从预计合同总收入内减除；奖励确实有明确文件或者奖励款确实已经收到。项目财务人员在确认项目预计总收入时应充分考虑上述因素，在初始的合同价上进行增减确定项目预计总收入。

预计总成本为项目开工至预计完工所需发生的成本，包括开工至决算期末开累成本和预计至完工还需要发生的成本。

开工至决算期末开累成本核算必须真实、及时、准确。为了实现成本真实、及时、准确，企业必须要制定严格的财务结算制度：详细分析各种成本费用结算周期，严格按周期结算，保证各种成本入账核算及时，超过结算周期结算的应给予惩罚；明确各种成本费用票据资料及结算资料、证实人、审批人；明确成本费用科目归集范围，避免核算对象成本统计不真实。

预计至完工还需要发生的成本取决于诸多因素，要与工程施工水平匹配、估计依据充足合理，避免人为估计波动幅度大；预计基础资料表格及编制依据齐全，一般每季度预计一次，重新对已发生成本统计，并估计预计还需发生成本；每次预计应与上次预计总成本进行比对，查找变动数据、分析变动原因并予以记录，以便日后查询分析。

预计总收入、预计总成本、开累成本确定之后，正确计算工程完工百分比，根据工程完工百分比计算开累应确认收入、进而确定本期应确认收入。确认的开累收入要和开累施工产值比较，分析差异原因，检查是否多计、少计收入可能；确认的开累收入还应与开累验工计价相比较，分析差异说明已完工未结算、已结算未完工形成原因，分析存在潜在的风险，提醒相关部门及时跟进相关工作。

二、收款控制

（一）风险分析。收款人有可能侵吞现金收入并注销相关应收款项；对应收款项的注销即会计软件中的贷项记录没有审批文件；无清收制度易形成坏账风险。

（二）控制措施。现金记录和账款核销岗位分离，如果同一个人已能记录现金收入又能核销应收款项余额，那么他就可能侵吞收入的现金并注销相关应收账款。

记录应收账款的扣除应该取得公司领导的认可批准。特别还款计划应经批准，如返还汇票、货物、延缓还款期限等。

明确清收责任人，工程项目一般是项目经理、总工、经营部负责人、财务负责人，明确收款责任，否则可能根本不会有人去收款，这会导致严重的延迟付款。定期对清收责任人进行重新明确，收款人员可能会与长期客户联系过于紧密，这会造成他们对客户问题产生高度的认同，从而放松对坏账风险的关注，特别是完工项目的清收，长期关系还会增加客户与收款人员串谋的风险。为了避免这些问题，应该定期重新明确清收责任人，实行收款人员轮岗，不需要一次进行大量人员轮岗，这可能会严重影响收款的效率，可以考虑进行持续、滚动式的轮岗。

为了加强清收力度，可以采取委托代理商收款，委托代理商收款应该经批准，并验证收账代理商的担保，减少代理商上收账后不付款风险。必要时可以采取法律行动，采取法律行动前对客户进行事先审查，减少即使法庭判决大额偿付及补偿金，对方公司可能没有足够的资产予以支付风险。避免花钱去起诉一个没有足够财力的客户。

所有收款方法都失败后，公司同意批准注销账户账目，注销逾期账户，须保持注销记录并对坏账进行事后检查，总结经验，减少再次发生坏账的可能性。

三、发票管理

（一）风险分析。接受虚假发票，增加税务风险，纳税调增企业所得税，减少企业利益。接受不规范发票：发票两章不全、抬头不是企业全称，发票要素不全，发票与业务性质不一致等增加纳税调增风险。企业发票管理不善，丢失、重开造成漏缴、重复纳税等税务风险。

（二）控制措施。严格报销制度，报销岗位严格审查发票，要对接收的发票认真进行真伪鉴别，对发票不规范要素不全的情况不予报销。严格发票管理制度，妥善保管发票，建立发票领用、开具台账，按月及时进行纳税申报、缴税工作，申报税收财务主管应复核，经办税务人员对已开具发票缴税情况进行登记。

四、专业分包结算及付款控制

（一）风险分析。先入场后签订合同，造成分包合同条款谈判很难，降低分包单价很难，分包队入场后谈判不成要清退很难，结算付款无合同依据结算很难。分包合同工程款支付条款签订太松，与主合同工程款支付比例不相匹配，造成项目资金紧张、支付困难。分包结算不及时，账面分包成本不真实，结算入账迟造成账面预付分包账款，超付风险大。分包单位不正规，无发票或者开具假发票，扰乱正常结算且造成我方审计、税务风险加大。分包合同条款研究不足，费用承担界定核算不正确。

（二）控制措施。企业应当建立规范的工程项目决策程序，明确相关机构和人员的职责权限，建立工程项目招投标决策的责任制度，加强工程项目的预算、招投标、质量管理等环节的会计控制，防范决策失误及工程发包、承包、施工、验收等过程中的舞弊行为，严禁先进场后签合同情况发生。财务人员必须参与合同评审，评审时主要关注与合同的结算条款、支付条款、惩罚条款等，并对这些条款严格把关，上述条款应比主合同条款更加严格。注意比对主合同分包单价与分包合同单价，了解合同分包盈亏情况。严格分包结算制度，认真研究分包合同条款，明确双方责任义务，特别是相关费用承担主体，避免为分包方承担不应该承担的成本费用。开展月责任成本核算分析，月度、季度及时检查分包结算与否，结算资料是否齐全，及时督促结算负责部门结算。分包入账会计科目、辅助科目使用正确，正确归集核算，既便于核算各分部分项工程成本，又能正确核算与分包单位往来，对所欠分包工程款、质保金、履约保证金等进行分类核算，并登记相关分包台账。对形成预付款的分包单位要对照合同支付条款检查，对不正常的提醒项目经理，通知相关部门整改。付款要严格按合同条款执行，资料齐全，付款同时索要工程款发票，做好税款抵缴工作。

五、工资薪金控制

（一）风险分析。工资薪金领域是欺诈活动的“重灾区”，通常欺诈活动运用以下几种手段：通过虚报工作时间造假；通过篡改工资项目公式造假；通过人为增加工资项金额；通过编制“幽灵员工”（不存在的员工）把钱汇入欺诈者的账户，编造“幽灵员工”付出的代价要昂贵的多，几乎是伪造虚假工作时间的十倍。

（二）控制措施。保证上交的考勤表的完整、准确和经过授权，由工薪计算人根据现有员工名单检查并证实所有员工的考勤卡已经全部收到并复核考勤表，对于没有收到考勤表的个别遗漏的考勤表，联系各工作点的负责人索取，复核所有的考勤表是否附有主管签名，主管必须标记所有的加班时间以表明授权，如果考勤表没有经主管批准，将被返还给主管直接进行审查和批准。该员工需要获得批准来保证所有考勤卡上的时间是正确和经过授权的，这样超时申报的问题也会暴露出来。复核各种假期是否附有请假条，请假条批准部门领导批示同意授权。获得对工薪变动和特殊工薪申请的批准，如岗位晋升、职称评定、人事调动令等。禁止工薪计算人员单独修改工薪数据库中的档案数据，工薪数据库人员档案修改要有主管审批。由独立人员来复核工资计算人员计算的工资金额，与社保中心、住房公积金中心复核五险一金，与税务主管复核个人所得税计算是否正确，复核当月工资总额与上月工资总额分项及汇总的变动情况并找出原因；抽查部分员工工资条应发、实发计算是否正确、收入变动情况查问原因。由管人事档案独立于工薪岗位的员工不定期复核工资计算，如果员工档案不存在，那么可能工薪支付给了“幽灵员工”。比较工资总额预算与年度工资总额可以解释工薪计算的合理。工资记账前，会计人员应检查对比工薪登记簿和各种支持性凭证齐全，主管复核。不允许同一名员工同时兼任工薪处理和工薪发放两项职责，保证适当的职责分离，使工薪处理人员不能签发支票、发放现金、记录支票并将这些资金装入自己的口袋。将现金直接交给收款人或者打入收款人账号，要求收款人出具工作身份证领取并要求签字，如果有员工未能领取，在工资单上注明，工资主管保留无人领取的现金，防止员工离职后公司继续支付工薪情况或者工资计算人将其占为己有。

六、存货原材料采购及付款控制

（一）风险分析。缺少用料计划造成采购无计划；存货积压或短缺，可能导致流动资金占用过量；验收水平低，验收不严、不正确、不准确，以次充好，超验；接受虚假发票，采购人与供应商勾结串通超开发票，虚领材料款；材料已入库发票未到，不进行材料入库登记；不盘点盘存，账账不定期核对；材料领用无计划，领用无授权批准；采购人、保管人、领用人同一人或者都为同一部门人，易串通；领用人责任考核缺失，分包方领用材料节超缺少考核依据，缺少考核；材料领用发放单不标明工程使用部位，落实不到具体的分布分项下，不利于核算对象成本核算。

（二）控制措施。采购和付款控制，企业应当合理设置采购与付款业务的机构和岗位，建立和完善采购与付款的会计控制程序，加强请购、审批、合同订立、采购、验收、付款等环节的会计控制，堵塞采购环节的漏洞，减少采购风险。严格按照预算执行进度办理请购手续。对于超预算和预算外采购项目，履行预算调整程序，项目经理审批后再办理请购手续。严格进行未提账单核算，发票未到材料已入库需要预点，待正式发票来后再进行红字冲销，然后按正确的发票金额入库。收集市场价，采购发票和市场价做比对，查找价差原因。对大额的采购入库，财务人员有条件的应会同材料验收人员监督材料验收入库，防治虚假欺诈行为。材料入库后严格限制无关人员对实物资产的直接接触，只有经过授权批准的人员才能够接触资产。建立定期盘点制度，通常可采用先盘点实物，再核对账册来防止盘盈资产流失的可能性，对盘点中出现的差异应进行调查，分析原因，查明责任、完善相关制度。对重要资产进行财产保险，增加实物受损补偿机会，保护实物的安全。在工程中标后就应按照成本核算明细程度合理确定成本核算对象，核算对象一经确定不允许擅自变动，并须让项目所有部门熟知成本核算对象，并要求所有人在发生成本时严格区分成本受益对象，严格按照成本核算对象区别各部门发成成本，以便正确核算成本对象成本。材料收发料单特别要规范填写，领用材料必须按照事先确定的核算对象进行发料，以便正确按照分部分项核算对象归集成本，准确核算各分部分项成本。认真研究分包合同条款，对分包领用材料要按照合同约定，不该由我方承担的，应该提请相关部门注意完善分包方签认手续，以便从工程结算款中扣除，如由我方承担的，也要对分包方领用料消耗使用材料情况进行节超考核。

七、固定资产控制

（一）风险分析。固定资产购置不合理，造成浪费，占用资金；资产保管、使用、维修、保养不善，造成设备丢失、毁损、维修费用增加；固定资产提前报废处置、可用设备已好充次低价变相卖给相关方，个人获取非法利益；固定资产租赁缺少授权审批；租赁结算不及时，业务人员与出租方勾结串通，虚假结算谋取非法利益。

（二）控制措施。管理层应该通过正式的审批程序来审批所有的固定资产购置，包括进行现金流分析和按投资规模由相应级别管理层审批。资产购置的总体战略是评价支出的必要性。首先，投资项目应考虑是否提高了公司的整体生产率和公司的整体盈利水平，识别考虑解决企业运营的瓶颈（制约）业务的需要。固定资产采购所需的资金应通过年度预算的批准，在实际购置之前，购置申请也需要获得批准，使用与现编好的购置和处置表格，对于预算外的购置项目，要求进行额外评价。之后还应当将投资的实际结果和固定资产投资预算数据进行事后比较和分析。给所有的固定资产建立固定资产卡片，明确固定资产使用部门、责任人，办理固定资产移交时，转入转出部门和资产管理部门书面批准，财务准确进行固定资产折旧处理。在固定资产的处置上，需定期进行处置检查，从而保证处置之前这些资产仍具有一定变现能力，处置应获得证实批准，确定资产确实无修理价值，处置资产取得的现金得到正确处理，恰当跟踪相关处置收入，如要求员工提供每项已处置资产的档案中附有资产报废公司的收据或销售单。对固定资产进行定期审计，将现有固定资产与会计记录进行核对。复核固定资产的分类、原值及折旧的计算是否正确，因为这些方面不正确的记录会对财务结构的报告水平产生极大的歪曲。租赁的固定资产应该报上级机关审批其必要性，如果企业固定资产充足，应该加强设备调配减少租赁，租赁后要严格按合同执行，结算时设备主管应复核签字确认。

八、业务招待费控制

（一）风险分析。业务招待费金额巨大，40%调增企业所得税；招待礼品等金额大，去向不明，缺乏监督；业务招待费缺乏标准，或标准太高，招待无节制；招待费发票不合规不合法，全额调增企业所得税；报销手续不全，科目列支不正确，报表披露不准确。

（二）控制措施。制定业务招待费开支制度，严格招待费审批手续，严控招待费支出，实行招待费事前审批程序，大型招待费集体协商讨论，花小钱办大事。会计核算报销资料齐全，党政会签审批齐全，会计核算、报表披露准确。熟悉掌握税法标准，正确进行企业所得税汇算清缴。

九、科研费用控制

（一）风险分析。缺少科研立项，科研费用归集不足，达不到高科技企业应达到的标准。立项不科学，科研人员、科研费用界定不清造成科研费用多列少列，科研费用归集不完整、不准确。科研费用审批手续不全，依据不足，高新技术企业审批审计风险较大。

（二）控制措施。严格科研立项管理，确保有书面科研合同，合同中应明确科研负责人与科研人员。原则上科研费用总额应达到企业当年收入的3%以上。科研费用应由科研负责人签字确认，各种票据资料齐全并能明确归属于科研项目。科研费用应在一级专项科目核算归集，区别费用化、资本化进行会计核算，费用化应该在管理费用中核算，科研费用应在财务报表单独表中准确披露。

十、资金预算（计划）控制

（一）风险分析。资金预算编制不准确不科学，预算与实际脱节，资金预算编完后束之高阁，不按预算执行，不进行预算执行分析，预算执行无考核，资金支付还停留在听项目经理说了算的管理阶段。预算偏离调整不及时，偏离考核不兑现。在预算执行过程中经常出现预算支出控制不均衡、预算收入受外部环境影响进度不达标等状况，如果到预算期末才发现，就来不及采取有效的应对措施了。

（二）控制措施。完整的预算流程包括预算编制、执行、控制和考核四个阶段。资金计划应以“量入为出、以收定支、确保必付、略有节余”的原则编制；资金计划由单位财务部门牵头、各相关部门配合拟订，经单位领导班子会议审议、行政第一负责人签字批准后确定。计划一经形成就必须严格执行，更不能随意修改。凡未纳入计划的支出款项均不得支付，突发性事件等除外，通过编制资金计划加强对资金运营的事前控制。采用资金集中管理模式，对预算执行状况进行分析、预警，加强对资金运营的事中控制，以便及时采取措施确保企业计划目标的达成。期末必须对当期的计划执行情况进行认真的分析，通过对资金账户信息的统计分析，加强对资金运营的事后监控，并进行总结和考核兑现。分析要客观、全面、透彻，总结要从主观和客观方面找出原因，还必须有保证计划顺利执行的措施。

十一、财务报告控制

（一）风险分析。没有形成企业财务报告体系；缺少企业账表流程管理，编制违反会计法律法规、企业会计准则，可能导致企业担责；没有建立相应的分析制度监控企业整体风险；报告不能真实反映企业实际情况，造成决策失误；报告频次太频繁，花费巨大精力达不到预期效果或者频次太少影响决策。

（二）控制措施。健全完善财务报告体系是企业内控和风险管理重要的事后控制手段之一。常用的内部报告有：①资金分析报告，包括资金日报、借还款进度表、贷款担保抵押表等；②经营分析报告；③费用分析报告；④资产分析报告；⑤投资分析报告；⑥财务分析报告等。健全企业账表流程管理，严格按照会计法、企业会计准则编制财务表表，正确合并抵消。企业财务报告应当符合例外管理的要求，内部报告要根据管理层次设计报告频率和内容，统筹规划、避免重复。通常，高层管理者报告时间间隔长，内容从重、从简；中下层管理者报告时间间隔短，内容从全、从详。定期召开财务分析会议，通过与相关目标、标准对照分析明确责任、发现问题、采取措施、改进管理，全面分析企业经营管理状况和存在的问题，不断提高经营管理水平。财务分析报告结果应当及时传递给企业内部有关管理层级。