基于服务视角下的高校文秘工作

陈万荣

（三明学院 党政办公室，福建 三明365004）

基于服务视角下的高校文秘工作

陈万荣

（三明学院 党政办公室，福建 三明365004）

高校文秘科是学校的基层办事机构，既是枢纽，也是辅助服务机构，还是窗口，承担重要责任，发挥重要作用。牢记服务观念，以服务为业，是高校文秘工作的价值选择。

高校文秘；服务；价值选择

文秘工作是高校办公室一项十分重要的基本职能,随着高校教育改革的逐步深入,内外管理事务日益增多，如何搞好高校办公室文秘工作,对学校贯彻落实科学发展观,坚持依法办学,保持政令畅通,实现科学管理,进一步推进高等教育事业改革发展具有极其重要的意义。从单纯的任务执行转变为一个主要发挥参谋助手职能的智囊型机构,从注重内部建设转变为一个协调学校各部门各方面发展的综合型机构,从侧重行政化管理转变为一个满足师生和教学需求的服务型机构,从偏重经验式办公转变为一个程序化运行的专业型机构,办公室工作表现出越来越强的政策性、综合性、服务性和专业性。因此，高校办公室文秘工作人员要结合学校工作的实际,认真学习,深入思考,统一认识,不断提高文秘工作水平,服务好领导,服务好师生员工,为学校的建设和发展作出应有的贡献。

1.解读高校文秘工作

1.1 高校文秘工作的内涵阐释

所谓的高校文秘工作简言之即 “三服务两育人”。“三服务”即为校领导、师生员工和高校改革与发展服务，“两育人”即管理育人和服务育人。

高校文秘工作的主要任务可分为常规性工作和非常规性工作。常规性工作主要包括各类文书、领导讲话、汇报材料等的起草与印发;学校领导有关活动、文字材料的分类整理与建卷归档；信息搜集与整理,包括针对性的专题调研；机要文件收发、处理和保密等工作。非常规性工作主要包括突发事件的应对与处理；信访人员的接待；各级领导临时交办的其他工作。

1.2 高校文秘工作的性质与作用

从工作内容上看，高校文秘工作者围绕学校改革与发展涉及的一切开展工作，如：与校内外有关部门和单位进行磋商、往来谈判等，收发、联络、跑腿等事务性工作占据高校文秘工作较大的比例。因此，事务性是高校文秘工作的一大特点；与此同时，作为协调与沟通服务于师生员工与校领导之间的一座桥梁，又具有较强的服务性。

2.高校文秘工作的现实困境解析

2.1 现实困境

2.1.1 主观上公共服务意识不足

一些高校文秘人员以“服务为业”的意识淡薄。文秘工作只要是从事日常事务管理和提供公共服务，这一性质决定了它的工作必须围绕“服务”进行。而当前很多文秘工作者并不可能很好地为他人服务。一些部门制定的办事流程以自我为中心的意识强烈。按照自己怎样管理方便出发,制定相关政策和流程。而这种做法却在很大程度上阻碍了公共服务市场化的发展。因此，要实施公共服务的创新,就应当改变主客体的中心位置，以服务为中心,以公众为服务的对象。

2.1.2 客观上高校文秘工作队伍梯队建设的不完善

首先，文秘工作者的素质下降。随着市场经济的发展，近年来，高校办公行政人员尤其是文秘工作流失较为严重，不少办公室编制数不满，有些办公室虽然充实了一些人员，但多数未经专业学习和培训，在政策理论水平、知识结构层次、写作能力等方面还存在相当差距。此外，由于文秘工作的繁琐性，使得很多年轻人不愿意从事这一行业，导致人员补充较少，普遍存在年龄偏大的问题。

其次，队伍不稳定。高校文秘工作队伍需要相对的稳定性，这是办公室自身工作性质和任务决定的。但近几年办公室队伍却很不稳定，主要表现在两个方面。一是频繁的人员进出。据了解，高校办公行政外流人员大多是已工作数年，业务熟练，政治上成熟的骨干。他们的流向主要是考研、公务员考试、内部转岗、外调等。二是在岗人员人心不稳，心理不平衡，不能很好地安心本职工作。

再次，后继乏人。高校办公室综合素质要求比较高。事务多，任务重，工作难度大，因此，在选人、进人时要求较严，难度较大，存在着不愿进、不能进、不敢进的问题。

2.2 原因分析

2.2.1 服务意识缺位

缺乏公共服务意识,追求个人和组织私利,往往导致政府或者个人在公共服务市场的失败。个人效用最大化的理性经济人,使得他们为了追逐自身的私利，会想方设法扩大自己的预算。在利益博弈中提供公共服务的个人很难同时扮演好两个不同角色,相反,这一特点却会导致成本增加,从而造成公共物品供给的低效率甚至无效率。文秘工作者也存在理性经济人的一面，为了自身利益他们也同样会做出一些损害公众利益的事情。

2.2.2 价值取向与现实的矛盾

高等院校是以人才培养和科学研究为己任的是人才的集散地，高校文秘工作者中自然也有少不了会对人才市场加以关注与研究。但是，这对整天事务缠身的办公文秘工作人员来说是很难实现，自我设计与客观现实之间的差距和矛盾使他们很容易产生重新择业的想法，努力谋求一个在未来社会发展中更具竞争力和潜力的职业。而在外部环境上由于高校是以教学为中心，把教学放在第一位的，因此，很多高校都把主要精力用来抓教学和教师队伍建设。在学习培训，选拔干部等个人发展上，文秘工作者要比专任教师少。

3.以服务为业，做好高校文秘工作

3.1 端正态度，摆正自我，增强创新服务理念

首先，端正态度，摆正自我。态度决定一切。对于文秘工作者来说态度甚至心情的好坏对于处理日常工作来说有着很大的差别，要做好文秘工作必须端正态度，摆正自我，无论遇到什么事情都必须牢记工作第一、爱岗敬业、客观公正、恭身于事。其次,高校文秘工作者要有创新服务理念。所谓创新服务理念,是指人们在一定的思想观念的支配下,对服务客体采取的服务方式、服务行为和服务水平的总和。高校文秘者需要适应时代潮流，树立以决策为中心,以人为本,弘扬传统与开拓创新相结合的新型服务理念,以创造性思维去思考和实践创新服务理念,强化效率意识。

其次,实现服务要有创新性的改变。一是高校文秘应关注经济和社会发展的趋势,结合学校的发展趋势，做好超前预测,为领导决策提供充分、准确的依据，提供决策建议，“工作要做到规范性和创造性相结合,被动性与主动性相结合,不能一味地强调辅助作用,而放弃自己的独立意识,仅持一种被动适应的态度”。由被动服务向主动服务转变由单项服务到全过程的服务转变。二是高校文秘工作者要由一般性服务向优质服务转变。改变过去仅仅服从领导照章办事的方式，积极主动地围绕学校当前的中心工作,找准师生员工关心的问题,并提供切实可行的解决预案,做到能办大事,会办难事,敢办新事,创造性地开展工作。

再次，要有“全心全意为人民服务”的服务理念。办公室工作无小事,事情多且杂，文秘人员必须本着高度负责的精神做好每一项工作,高标准、严要求地处理好每一件事情。同时,要改变以往“只对上服务，不为下服务”的工作态度，做到对上服务和对下服务是一致的,二者不可偏废。真正做到面向基层、面向师生,使“全心全意为人民服务”的思想更好地体现在日常工作中，更好地发挥桥梁和纽带作用。

最后，探索文秘工作的新思路、新方法,提高工作创新能力。创新是一个民族永葆青春、永远立于不败之地的动力和源泉。文秘工作者要始终本着“以服务为业”的理念，真正做到不断创新、与时俱进,创新思想观念、创新工作方式、创新工作机制。加强自身学习，吸取别人的知识成果和实践经验，结合自身工作实际进行思考和创新，努力使文秘人员成为学习型、知识型、创造型的干部，只有这样，才能不断适应形势发展的需要，善于解放思想，用新思维去分析和解决问题，创造性地开展工作，才能打破那些不合时宜的工作方式，变被动为主动，变保守为超前，变一般性服务为质量精品型服务。因此，高校办公室文秘人员应带头积极探索文秘工作的新思路、新方法，不断提高自身的工作创新能力，为推动学校各项工作的顺利开展作出应有的贡献。

3.2 终身学习,与时俱进，做好人生规划

一是终身学习。在科学技术迅猛发展、知识日新月异的时代，高校文秘工作者必须不断地学习和实践，才能跟上社会发展的需要，才能发挥起参谋助手作用，提高参谋服务水平。通过努力钻研业务,熟悉工作规范和程序,熟练掌握岗位职责所要求的知识和能力。做文字秘书工作的，绝不是简单地写写材料、收集整理信息，他们的思考常常是超越自己职责范围和层次，不是领导，但要在思想上进入领导角色，从适应领导决策的需要上来收集情况，分析问题，研究对策，提出意见。另外，文秘工作者必须学会干中学，学中干。由于高校文秘工作繁而杂 ，这极大地限制了文秘人员进行专门的学习进修，只能在工作中学习。文秘人员要把服务工作当作提高自己的课堂，珍惜每一次的实践机会。勤积累，多总结，勇实践，努力在工作中掌握服务规律，促进自身的提高。在工作中加强理论学习，不断提高理论素养，更好地做好服务工作。

二是做好人生规划。把个人的长远计划和短期目标相结合。文秘人员自身素质的提高是一个由低到高，由浅入深不断的积累过程。不能仅凭一时的努力就有质的发展，他们需要长期的培养与努力。这就要求高校文秘人员必须作到“心中有数”，在工作中时时激励自己奋发努力，必须根据近期的工作制定短期目标，把它纳入到长远的计划之中，做到有计划、有目标。这样，才能加快自身素质的提高养成，收到事半功倍的效果。

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