论图书馆编目外包模式及有效控制

全 娟

(湖南环境生物职业技术学院图书馆，湖南衡阳421005)

自1999年高校扩招以来，全国高校在校生数量迅速增加，而各高校图书馆藏书量因各种原因远跟不上在校生数量的增长，生均比远远低于国家教育行政部门要求的标准，为了解决藏书量不足的问题，各高校图书馆在馆藏建设方面投入了大量的购书经费，新书采访量大幅增长，由此导致新书积压，无法及时分编上架的问题十分突出.图书馆业务外包是图书馆参照现代企业外包模式的新型管理方法，这一方法的应用可有效缓解图书馆的压力，20世纪90年代在美国得到广泛发展.近年来，国内图书馆界也广泛采用了这一现代管理模式[1].对于采编一线的编目员来说，探讨研究如何确保编目外包过程中书目数据的质量控制，如何采用更适合本馆实情的外包模式以及本馆编目员在外包活动中所应扮演的角色，无疑有助于图书馆编目业务外包项目的顺利开展.

1 编目外包的模式

国内图书馆引入编目业务外包的管理模式以来，目前已取得了明显的效果.从过去的实践来看，由于各图书馆的实际情况不一，所采用的编目外包模式也趋于多样化，比较而言，每一种模式都各有其利弊所在，图书馆只有在结合自身情况的基础上，有针对性地选择合适的外包模式，才能有效发挥这一管理模式的效能.综合起来看，目前国内编目外包主要有两类模式:

1.1 加工模式

这种模式可分为两种情况:第一种是到馆加工.由相关承包商派出编目员到图书馆进行分编工作，所需的设备与材料都由图书馆提供，如计算机、书标、条形码、防盗磁条等，承包商根据图书馆的要求打印书标、登录号，贴书标、条形码、磁条，直至新书上架完毕;另一种是图书外送加工模式.即图书馆将图书送到承包商的那里进行加工的一种模式.承包商根据图书馆的要求进行加工，直至送到图书馆验收上架[2].这两种情况各有其利弊，采用的标准也要根据图书馆的实际情况酌情选用，从目前业已开展的实践来看，国内高校图书馆多倾向于选择到馆加工这一模式.

1.2 加工内容

从业务承包的范围来看，编目外包又分为全业务外包与分业务外包两种.全业务外包是指除了著录数据之外，承包商编目员还要负责磁条、条形码、馆藏章、书标、覆膜以及图书上架等一系列工序;后者图书馆只是将著录、磁条、条形码、馆藏章等部分编目业务外包给承包商.出于对书目数据质量的考虑，大多数图书馆倾向于采用将部分编目业务外包，由承包商编目员到馆加工的外包模式.笔者将主要讨论该模式下确保书目数据质量的有效控制.

2 图书验收过程中的有效控制

验收是图书采购过程中的重要环节之一.图书采购一般都是由图书馆下单订购，承包商送书上门.目前高校图书馆在图书采购上普遍实行对外公开招标，通过市场竞争，择优选取，才更有利于构建科学的图书馆馆藏体系.我校自从2003年实行图书采购公开招标以来，本馆已先后与教图、人天、新华、儒林、大音等多家承包商达成合作关系.合作流程通常是:订购—下单—送货.在业务外包的情况下，新书送到图书馆后，验收员首先分清各承包商的发包状况，并核实采购清单，统计各承包商的到货率与到全率.图书验收最好分批次进行，将各承包商发包分开进行，每批次书的总量要适当控制，确保各承包商的分编工作能同时有序进行，避免待编目新书积压或者编目员没书加工的情况发生，同时也会降低验收过程的失误率;其次，要区分中文与外文、影印版本图书，验收时应尽量区分开来，外文、影印本的著录格式与中文图书有较大区别，承包商编目员为了加快进度很可能会误将外文、影印本图书按照中文格式进行著录.从我院的实际操作效果来看，由于承包商编目员的外语水平参差不齐，误著、漏著的现象十分突出，在审校环节，相关图书的数据大部分都要重新著录[3].因此，对外文原版、影印版图书，最好的办法是在验收环节挑选出来，由本馆的编目员亲自分编著录，这样才能减少失误，保证书目数据的质量.此外，对于随书光盘、磁带等视听资料的著录，其书目数据的质量要求很高，为了确保数据的准确性，也要注意在验收环节挑选出来，统一由本馆人员统一著录.

3 编目过程中的有效控制

3.1 与承包商编目员保持有效沟通

为了确保编目工作顺利进行，首先就要根据本馆的编目要求，制定出符合本馆实际情况的分类编目细则，此外还要结合外包业务的每一个环节，制定出相应的验收标准细则，在工作开展之前与承包商进行有效沟通，让承包商的编目员熟悉本馆的编目规则，也便于他们根据本馆的要求对图书进行加工.不同图书馆的编目规则也不尽相同.

目前国内图书馆普遍采用《中国图书分类法》作为分类依据，但出于典藏、排架、流通等方面的考虑，图书馆也会结合实际情况制定本馆的编目细则，以此作为数据著录时参考使用.在业务外包的情况下，承包商编目员也应严格按照本馆的编目细则进行加工处理，熟悉业务方自动化系统中的编目子模块，明确业务方对CNMARC各子字段的著录要求，了解书次号的给定规则，确保数据中没有出现漏号、断号.以笔者所在图书馆为例，本馆编目细则明确要求除了小说类图书使用“XS”特藏码之外，其他类图书一律不使用特藏码;对于版次不同，同书同著者类图书的著录一律要在索书号后面加上版次号“=Xd”，对于同书同著者，译者不同或者出版社不同的图书加工，则要求在本馆最早收录图书所给定的索书号后面加上序号“—X”，尽可能将同一类图书汇总，保持馆藏体系的合理性;对于修订本、增订本、新版本图书的处理也是同一采用在原书的索书号后面加版次号“=Xd”.编目业务外包后，最好先对承包商编目员做一些业务培训方面的工作，强化他们对本馆编目细则的认识[4，5].

3.2 编目业务外包后的工序

编目业务外包后的工序依次是验收、分类、条形码、著录等.在进行数据著录时，书次号的给定事关图书馆的馆藏结构、图书排架等一系列工序，因此要予以重视.书次号的给定原则是依据本馆的图书采购机会以及自动化系统中的查重模块所决定的，通常是以流水号的形式出现，图书排架也是相应依据书次号的顺序进行的.不过在编目业务外包后，有的图书馆基于数据加工的进度而选择了多家承包商同时开展分编工作，而自动化系统所给出的书次号是动态变化的，在此背景下，不同的承包商编目员在进行数据著录时，系统会根据编目员的操作自动给出书次号，倘若不同承包商也在进行类似图书加工时，在相关数据还没有进入中央库保存的情况下，系统就会自动默认不同的编目员针对同一书次号所进行的数据处理，由此出现异书同号或数据覆盖，导致图书漏著或错著的情况发生.一般情况下，书商都会随书附送相应的书目数据，编目员在进行数据查重时，都会检测到相应的可套用书目数据，倘若没有，则该书有可能是书商错发或者漏著的，对这一类图书要予以核实，凡属错发的，就不做加工处理;属于漏著的，则要对该书进行全数据加工.

4 数据审校过程中的有效控制

目前，国内图书承包商的编目员业务水平参差不齐，很多编目员没有经过严格的业务培训就直接上岗，同时，不同的图书馆的编目细则也不尽相同，编目员对不同馆的编目规则的理解也是一个渐进的过程.图书馆将编目业务外包后，书目数据难免会出现一定的纰漏和错误，因此，书目数据的审校就显得尤为重要.数据审校主要是指对承包方的书目数据进行核查、校对、纠偏和修正的过程，具体包括以下几个方面:

4.1 规范性

主要依据《中国图书分类法》中的分类标准，校对书目数据中所给定的分类号是否符合标准，是否严格遵守本馆的著录细则对有关图书进行细分等;核对著录数据是否严格遵守了CNMARC机读目录的格式，查看书次号的给定是否存在漏号、断号现象;书标、条形码、馆藏章和防盗磁条的位置是否符合规范等.

4.2 多卷书

多卷书集中或分散著录向来是图书分编工作中的难点，编目业务外包后的情形也不例外.很对承包商的编目员为了加快工作进度，在要加工的多卷书尚未到齐或只有部分到齐的情况，他们往往会做分散著录，这样就人为割裂了多卷书之间的有机联系，不利于构建科学的馆藏体系.通常情况下大多数图书馆都倾向于多卷书的集中著录.在数据审校时，一定要仔细查重，确认图书是否为多卷书，对多卷书的著录，要着重在330、606字段把关，330字段虽然是可选择字段，主要记录图书提要、文摘和全文附注等内容，但也是一个重要的检索点，读者通过606字段提供的主题词，再结合330字段所提供的信息，就可以了解到该分卷书的大概内容，有效改进书目数据的质量.

4.3 编目外包过程中书目数据一个常见的错误

编目外包过程中书目数据一个常见的错误就是异书同号、同书异号现象.导致这个问题存在的原因很多，一方面与系统的兼容性有关，导致在数据查重方面出现纰漏，另一方面也与编目员素质有关，有的编目为了加快编目进度，一味追求速度，在查重环节不细致，对大多数数据只是简单采用了随书数据或者ISBN号查重，对于那些多版本的图书，特别是有的图书多次出版后，可能采用了不同的ISBN号，编目员若是没有进行ISBN、提名、责任者和多卷书等多种途径查重，就很可能入错类别，导致同书异号、异书同号的错误发生.因此，在数据审校时，一定要注意对书目数据细致把关，尤其是那些多版次、畅销书、经典著作、教材类图书，要尽可能采用多种途径查重，以此确保书目数据质量.

4.4 查重

依据CALLS编目中心的相关规定，各成员馆可以从CALLS中央库自动套录书目数据.此外，目前大部分书商也建立了自己的编目数据库，都会随书附送相应的书目数据，编目员所做的工作其实就是对CALLS中央库或书商附送数据进行审校，依据本馆的编目细则进行部分修改，只有少量的图书需要做全数据处理.很多编目都有这样的惯性思维，他们习惯于套录数据，如此一来就节省了很多工作量，一旦发现可以套录数据，编目员就很少进行多渠道的数据查重，或者只是在中央库做简单查重处理，如此就可能导致同书异号，特别是那些多版次的畅销书、教材、典籍等.这样就把关联性很强的图书人为分割开来，既不利于构建科学的馆藏体系，也导致书次号冲突.此外，由于书次号是自动分配的，而承包商编目员的工作往往是同步进行的，在校对时，经常会发现同一书次号出现在不同的书目数据中，而系统通常只能识别其中一个，这样就会导致其它使用了该书次号的图书无法在系统中体现的情况，倘若这种情况出现在同一承包商编目员的著录数据里面，还可以通过数据审校环节予以纠错，若是涉及到不同承包商，而审校工作又是分开进行的，如此一来就可能会导致“死书”，即该书的数据没有进入本馆的数据库而无法出借.

编目工作专业性强且工序繁杂，编目员必须要具备一定业务能力及专业素养才能有效胜任此项工作.目前很多承包商的编目员专业素质参差不齐，相当一部分编目员只受过简单的业务培训就直接上岗，不可避免会对编目数据的质量带来不利影响.图书馆将编目外包后，本馆编目员的工作重心就要发生转变，由过去的图书著录向数据审校环节转变.从过去的图书馆实践来看，图书馆将新书编目及相应的辅助加工业务外包的外部条件业已成熟，并在此方面也积累了丰富的经验，在有效控制的前提下，编目业务外包有助于承包商与图书馆获得双赢的局面，从长远来看，图书馆编目业务外包势在必行.

[1] 谢建琳.图书编目业务外包探讨[J].情报探索，2006(5):80-81.

[2] 杨晓蓉.基于图书采购业务招标以及采编业务外包的思考[J].图书馆学研究，2006(10):39-41.

[3] 徐咏梅.编目外包与编目员角色转换[J].图书馆界，2009(1):85-87.

[4] 杜玉靖，于剑波.高校图书馆中文文献编目标准化述论[J].图书馆研究，2006(10):59-60.

[5] 杨汉标.谈图书馆分类编目外包[J].图书馆学研究，2006(5):56-57.