浅论工商管理办公自动化系统的设计

陈蕾

（雅安职业技术学院，四川 雅安 625000）

工商管理办公自动化系统主要是针对工商管理系统内部以及部门之间，对重要的公文、人事档案与重要资料等具有保存于安全存档价值的规范文件进行统一收发存储，对工商管理部门和企事业单位相关的通知、公告等公文发送给指定人员的特定流程亦称公文流转。

1 工商管理办公自动化系统概述

工商管理办公自动化系统又可以简称为工商管理的OA系统，它能够全面提供工商管理文档文件的管理与归档文件材料的各种查询功能，能够规范而灵活地处理并流转公文文件，能够更加便捷地直接处理与接洽各式公文，能够帮助工商部门管理大量事务工作并帮助工作人员摆脱大量繁杂的文件处理明细工作。工商管理OA 系统不论是任务下达或者是公文的流转，一般全部都由前一个中心环节进行确定后，另一个中心环节相应的公文流向于及时处理资源进行限定时间；同时前一个中心环节随时随地可确定跟踪后一个中心环节处理资源任务的大概工作情况，并且能够根据具体工作情况会发出提醒信息，以便最终确保公文得以顺利流转，最终实现公文流转灵活及畅通最大化。

工商管理办公自动化系统的设计要能够使公文处理过程变得更加贴近实际工作情况。工商管理OA 系统模块的划分以及相应的各个接口模块划分最为关键的是它们之间运行的接口问题，同时它也是对整个办公自动化系统控制最复杂性的最要技术设计手段。要言之，首先面对的是如何将功能模块成功进行划分成为一个树形层次类型的结构；紧接着是对模块对应的接口进行定义，而且每个接口模块只应该提供通信接口被其它接口模块进行访问，以便能够实现整体内部系统由公文发起与公文委派以及代办公文等系统流程的科学制定。工商管理OA 系统不论是功能模块定制的组成部分也好，还是流程监控的部分也好，它们应该是OA 系统最关键而且是最重要的组成部分。

2 工商管理办公自动化系统设计的特点

工商管理OA 系统可以实现重名查询与企业登记等功能，在真正意义上实现了无纸化办公。工商管理OA 系统帮助工商管理部门解决实际工作需求与实际业务工作流程，并且顺应网络办公系统的技术应用要求，还具有相当大的实用性与易用性。工商管理OA 系统的开发设计主要是从基于浏览器相对应的办公自动化来考虑，如何能够方便地让系统各组件灵活进行搭配成了设计重点考虑的技术问题，系统接口模块对接与内部流程根据实际工商管理工作的变动而变动成为技术设计的最大挑战，工商管理数据的冗余同时也成了困扰系统整体设计的重点难题。一般考虑系统功能不仅可以成为对外的网站，而且还重点在于工商管理部门内部可以实现是网上办公，相应的数据安全可以开展实时监控与授权访问、对数据采用双机备份等方法力求达到相对安全，系统还能够在远程办公方面独具特色，即使工商管理领导出差在外，同样可以通过互联网等方式方便地实现公文的审批与流程的指派等公文处理工作。

工商管理OA 系统的大众化与安全性。工商管理OA 系统设立大众化的操作接口，对大多数工商企业与用户而言，系统的界面简单并且易操作和易学与易用是非常重要的，而相应的web 技术支持的系统设计可以集成多数办公软件，同是也是一个最简单而且能够直接获取文档数据的重要技术途径。工商管理OA 系统设计要求安全保障，通常采用的方式是各模块之间进行相互监督进行设计，同时在模块假死时可以很快促使正在操作的重要文件能够即时恢复，同时采用双机进行备份，系统在数据加密方面通常采取最为有效的安全策略进行设计。系统模块之间的权限往往是通过相互之间的通讯协调来完成，针对不同的用户可分配数据的控制权利，而且控制权利有多大都是集中在一个模块进行控制，再另外设计一个附加模块开展协调监控。系统使用的用户名密码或者是流转文件的行为管理，系统相关的所有数据操作均可以进行反向加密，相关的用户名与密码全部都采用密文加密等形式进行安全管理。

3 工商管理办公自动化系统的总体设计

工商行政管理部门主要从事所在辖区内的企业与个体户工商执照注册办理并且对相应工商行为进行管理等事宜。工商管理OA 系统对所在管辖区的个体工商户及企业相关的注册名称核准以及同名企业查询和企业经营范围等规模开展管理，系统可以在原有的网络办公系统基础上继续开发出工商管理部门自有的网络办公系统，力求能够提高我们开展信息查询与核准的效率，尽快帮助办理工商营业执照的企业与个人用户能够早日拿到自己所需要的各种证件。而且在资料审核的子系统能够实现审核模块与流程相应的自动判别，力求达到企业无重名以及证件号无重复这种双重技术保证。系统的模块可以加入常用的功能模块，还能够同时加入信息资料的快速存储流转，目的是帮助系统在部分模块出现故障的同时工商管理部门同样能够正常启用备用库来进行信息存放与信息查询等相应工作。

工商管理OA 系统公文流转方面的设计总体上一般包含七大功能模块，即公文发起、下达公文、已发公文、已办公文、公文委派、流程监控模块以及部门管理等，同时系统还具备邮件的内外网接口管理的信息。工商管理OA 系统在模块通信运行时，首先能够判断用户是否真正登录成功，倘如用户已经成功登录，系统则进入相应的规范操作界面，系统具备的七个子模块立即在公文流子系统中相互平行并且通过数据库与程序来进行控制，系统管理人员可以根据工商管理的实际情况随意来定义公文流转运行的路径，从而最大程度上确保系统的实用性与安全性，真正实现设计的初衷并产生巨大的经济效益与社会效益。

总之，针对工商管理办公自动化的现实需求情况，充分利用既定计算机语言，科学设计工商管理办公自动化系统，不仅可以实现服务企业的各项功能，还同时实现真正无纸化办公提升工商管理的品质与效率。

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