浅谈高校教学档案的管理

佘利莉

（韩山师范学院 档案室，广东 潮州 521000）

浅谈高校教学档案的管理

佘利莉

（韩山师范学院 档案室，广东 潮州 521000）

教学档案是高校档案的重要组成部分，它反映了教学管理、教学实践和教学研究活动的过程，是衡量高校教学管理水平和教学质量的重要标志之一。本文对高校教学档案管理工作进行了探讨分析，并且指出其存在问题的有效对策。

高校；教学档案；管理

一、教学档案的形成特点

教学档案包括教学综合、学科与实验室、招生、学籍管理、课堂教学与实践、学位、毕业生、教材等八类。由于教学档案在高校档案工作中的重要的地位，所涉及的部门范围很广，决定了其形成的特点。

（一）档案材料来源具有分散性、私密性。学校教学档案材料来源于业务形成的各个部门，涉及的部门多、范围广，这就使教学档案材料的收集具有一定的难度。而教学档案中的学籍档案本身涉及一些学生信息内容具有内部保密性，如具体学生信息资料、考试成绩学籍变更等，其掌握和使用都有一定的限制和范围，不得公开和扩散。因此，教学档案材料在收集过程中要严格遵守有关的规定，并完善必要的移交手续。

（二）档案材料内容具有原始性、真实性。高校教学档案是学校相关业务部门在教学管理和教学活动实践中产生形成的具有查考保存价值的材料，是教学工作中自然形成的历史记录，具有原始性，如新生录取名册、学生成绩单、学籍变更材料、奖励惩处理材料等，都必须是原件原物，才能客观反映教学档案管理中的真实情况，反映每个学生的本来面目。原始性、真实性也是档案本身的固有属性。

（三）档案材料时间的跨越性。高校教学档案在时间上有着一定的跨越性，无论是专科生（3年）、本科生（4年）硕士研究生（3年），以及成人教育各个不同层次类别的学生，都有着连续教学档案管理工作。高校的教学工作主要是按学年来开展的，因此，教学档案材料的产生，由于其中学籍档案的特殊性，以“届”为周期，形成了时间上的跨越自然年度，这中间既有阶段性，又有持续性。在收集和整理教学档案材料时，只有按照时间上的跨越性这一特殊规律去开展工作，才能保证档案的完整性。

二、教学档案的收集和整理

高校教学档案是衡量教学管理水平和教学质量的重要标志之一，是学校档案的主体、核心和重点。相关部门在整个教学工作过程中所形成的教学管理方面的材料，可以准确、完整地记载着学校教学管理的方法、内容和效果，反映学校的办学历史。只有全面地完整地做好教学档案材料的收集、整理、立卷、归档等实体管理工作，才能体现出高校教学档案管理的全貌，这也是加强高校教学档案信息资源开发和利用的基础和前提。

（一）加强领导、广泛宣传。高校教学档案的管理工作，涉及范围比较广，需要学校领导的重视和各相关部门主要负责人的支持以及具体工作人员的配合。因此，档案部门要积极做好宣传工作，高校教学档案管理工作是高校改革和发展的需要，是学校管理科学化的需要。学校的党政领导首先要把教学档案管理工作放在应有的位置，各部门负责人及具体工作人员也要积极主动地做好教学档案材料的收集、整理、立卷、归档等工作。

（二）行政手段和规章制度相结合。高校教学档案的管理工作既要用行政手段，通过强制措施去推动，同时也要靠规章制度来保证。高校要根据《高等学校档案管理办法》和《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》，结合学校实际情况，通过发文的行政手段，健全、完善本校教学档案管理方面的规章制度，加强教学档案保管和保密的措施，使档案管理工作做到有法可依、有章可循。在行政手段很规章制度相结合的作用下，确保教学档案收集齐全、整理规范、立卷准确、归档有序、保管安全。

三、教学档案管理中存在的问题

（一）档案意识薄弱。1.学生不重视自己的个人档案，不了解学籍表与自身的关系，不愿意认真填写自己的个人信息，使得学籍表不能体现学生的真实情况，影响档案的真实性，也降低了保存价值；2.学校领导缺乏档案意识，对档案管理工作不够重视，没有做到在政策上、经费上给予保证，也没有把教学档案管理工作作为重点项目来对待；3.各部门具体负责档案管理的工作人员对档案管理工作缺乏正确的认识，对档案的不够重视。

（二）教学档案材料的收集被动。学校缺乏督查力度，教学档案材料的形成部门分散，一般在教务处、学生处、招生就业办公室及学生所在的各个院系等，范围比较广，收集起来难度较大。有些院系教务管理人员同时也是兼职档案员，负责本部门档案管理工作，他们认为自身的工作只需要维持本系正常的教学秩序和做好日常的学籍管理工作就行，等到学校形成档案材料的职能部门提醒催促才记起到要收集教学档案材料；有的甚至不加以整理就随地放置，归档移交工作要在学校档案馆的多次催促下才勉强为之；有些管理人员责任心不强，在拿到教学档案材料后，也不加以审核就随意归档，导致出现档案材料不全或是有些原始材料丢失的现象。

针对教学档案管理中的问题，首先，学校领导要提高档案意识，加强档案管理工作，合理配置档案管理工作中所需的人力物力，加大对教学档案重要性的宣传，增强全校师生对档案的认识，使大家都积极配合支持档案工作，从而提高教学档案的质量。其次，档案管理人员要与档案形成的职能部门联系，做好档案的收集和补充工作，使教学档案的各部分有机就串联起来；部门领导要制订相关的档案收集制度，做到责任到人，为教学档案的完整性、准确性、真实性提够有力的保障。

四、结束语

高校教学档案管理从收集、整理到立卷、归档是一项复杂繁琐的系统工程。面对高校教学档案管理工作，我们应与时俱进，采用科学的管理办法，利用数字化技术，建立健全高校教学档案信息管理体系。同时，在学校领导高度重视的基础上，高校教学档案管理人员应本着认真负责的工作态度，各相关部门之间协调配合，才能真正做好高校教学档案的管理工作，使得高校教学档案更好地服务于教学、服务于学生、服务于社会。

[1] 彭韶霜.高校教学档案管理存在的问题和对策[J].兰台世界，2007，（7）.

[2] 梁守英.论新形势下高校学籍档案的管理与利用[J].牡丹江教育学院学报，2008，（5）.

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2012-05-30