电子文件对档案工作的影响与对策

2012-08-15宋登安

赤峰学院学报·自然科学版 2012年16期

关键词：纸质载体档案管理

宋登安

（西北师范大学文学院，甘肃兰州 730070）

电子文件对档案工作的影响与对策

宋登安

（西北师范大学文学院，甘肃兰州 730070）

当今世界，伴随计算机技术的广泛应用，人类进入了一个信息化的时代.随之而来的是电子文件的大量产生.由于电子文件所使用的磁介质和光介质载体与纸质材料有许多不同之处.因此电子文件在收集、整理、保管等一系列环节上对档案业务工作和管理工作有重要影响，故我们应在遵守一般的档案保管原则和方法的同时再根据其特性采用一些特别有效的保管方法，从而做好其保管工作设.

电子文件；档案；管理

近几年，我国经济、科技飞速发展，随之计算机技术也得到了广泛普及，使得各单位在各类工作或活动中形成了越来越多的电子文件.电子信息技术飞速发展，电子文件代替了以往手续繁杂的办公事务，实现了高效、快捷的电子文件档案管理模式，为社会提供了真实、准确、快捷的档案信息服务，电子计算机的普遍应用，也促进了办公自动化的迅速发展，随之产生的电子文件与传统纸介质文件形成浩大的信息流，成为社会改革与发展的宝贵资源.

1 电子文件概述

电子文件是随着计算机及网络应用的普及程度而逐步发展的，是指以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件①.

与传统的纸质文件相比，电子文件具有其鲜明的特征：首先，由于电子文件采用的载体是人工无法识读的光磁介质，因此具有信息的非人工识读性，只能借助计算机识读.其次，以往的档案基本上靠人工管理，而电子档案的全部管理活动都必须借助于计算机应用系统才能实现；从存储上来说，由于其载体的特殊性，其存储密度都大大高于过去的信息介质；此外，信息与载体之间具有可分离性，电子文件中的信息不像纸质文件文件那样具有固定的物理位置，可以以非实体形态进行加工和管理；最让人感到耳目一新的是使用多媒体计算机可将图文信息、音频信号、视频图像等不同媒体形式的信息记录在同一份文件上，使其能够声像并茂，真实地再现当时的活动情况.

2 电子文件对档案工作的影响

2.1 电子文件对档案业务工作的影响

2.1.1 从收集工作看，传统的纸质档案的收集工作是通过文件归档和档案移交这一系列的复杂手续完成的.相比纸质文件，电子文件的接收却异常简单、快捷.一旦文件形成后被确认有保存价值，系统就会对其进行自动归档，通过网络传递的形式，处于档案部门的全面监控之下.因此与传统的纸质档案的移交手续相比，电子文件的收集是在瞬间完成的，相比纸质文件则更加方便、快捷.

2.1.2 从整理工作看，档案的整理可以实现高效率、多途径.传统的纸质文件时代，整理是档案管理工作的核心部分，为了能多角度、多途径地进行检索和利用，必须对其进行著录、标引等纷繁复杂的劳动.但在电子文件时代，由于电子文件内容与载体的可分离性，人类可通过电子文件管理系统对其进行迅速、有效、多角度整理，再不需要像对纸质文件那样进行分类整理.不同用户还可以根据不同的需要利用电子文件管理系统对其进行自由组合分类，从而在很大程度上提高了工作效率.

2.1.3 从鉴定工作看，电子文件在归档之前要进行鉴定.电子文件的鉴定主要是对电子文件的档案价值、保管期限的鉴定，并对无保存价值的文件进行销毁等，保证归档的电子文件准确、系统、完整.此外，由于电子文件信息载体特殊，其鉴定被注入了新的内容，电子文件的鉴定也包含对电子文件所包含的信息和技术方面进行的鉴定.相比纸质文件，信息时代的计算机操作简化了电子文件日常管理中的鉴定工作，从而在很大程度上提高了工作效率.

2.1.4 从保管工作看，由于传统纸质文件载体与内容的不可分离性，减少纸质材料的磨损、维护载体的安全也就成为维持档案内容能够被长久利用的一个重要部分.而电子文件载体与内容的可分离，使得档案信息不会因为被不计其数地重复使用而遭受任何损伤.加之电子文件的高密度、大容量的存储能力，缓解了传统档案保管中档案数量庞大与库房空间有限的矛盾，为保管工作提供了便利.

2.2 电子文件对档案管理工作的影响

2.2.1 从电子文件的存储上看，电子文件的存储介质为光、磁介质等新型载体材料，虽然存储载体的体积小，但存储密度却高于以往的人工可识读的信息介质，这种变化正好可以满足档案部门对信息存储高密度、大容量、小型化的要求.随着信息技术的进步，电子介质的高密度存储还有继续发展的趋势.这对档案工作的影响非常大，档案保存空间的问题也会迎刃而解.

2.2.2 从档案的检索利用方面看，电子文件时代可以实现快速的检索，相比以往的手续繁杂的检索工作，电子文件的检索只需在相关的操作界面上进行简单的计算机操作就可以实现，这就使得档案检索变得更全面、更快捷、更方便，大大提高了档案工作效率和自动化程度.

2.2.3 从档案的表现形式上看，各种文字、图片、声像档案信息多媒体化.电子文件的独特形成方式使它跟纸质文件有很大的区别.它不受时间和空间的限制，随着信息通道的延伸，同步信息共享技术可以使不同地方的人共同参与文件的制作，或者进行网上交流或多用户检索.此外电子文件时代多媒体技术的应用改变了纸质文件时代单纯的文字形式的档案，把文本信息形式从文字发展到了图像、音频、视频的综合，更加直观灵活地显示文件内容，使电子文件的实用性、智能型都大大增强.

3 电子文件时代存在的问题

3.1 安全问题

电子文件在给我们带来便利的同时也带来了一系列安全问题：首先从思想认识体系看，有许多人没有注意到电子文件系统的易受攻击性，电子文件得不到应有的保护;其次从管理体制方面看，目前电子文件系统的安全管理体制尚不健全，系统安全组织的结构、任务、职能等还有不够明确的地方；再次从技术方面看，电子文件的保存采用光、磁等存储介质，由于其很多操作都是在计算机上进行的，资源共享、操作系统的复杂性、用户无法控制以及病毒的干扰都使其完整性、保密性受到很大的威胁.此外，因为电子文件处于流动性所以增加了被非法改动的可能性.

3.2 所需技术和设备不足

我们知道，在传统的档案归档保存中，完全可以不管文件形成、承办过程的具体情况，只要是具有长期保存价值的文件，在其生成后，对其收集、整理、归档、保存就行了.但是现行电子文件的归档，档案人员必须参与其中并进行监管.以纸质文件为主体的传统档案管理，一般有库房、装具就行了，而电子文件的收集、整理、归档,必须在原有的技术和设备上进行.

3.3 缺乏规划和管理

随着电子文件在我国的广泛应用，许多档案部门却没有明确一个专门的机构来管理电子文件，使得大量的电子文件杂乱无章，遗失问题严重，给档案工作带来很大麻烦.

此外，由于相关法律、法规的缺失，造成电子文件管理存在很大的问题.诸如此类的问题如不尽快解决，电子文件与纸质文件“双轨”，无纸化办公也就难以实现.

4 解决现存问题的主要对策

4.1 解决好电子文件的安全保存问题

电子文件以光、磁等为其存储介质，所以电子文件的安全与否，与电子文件系统是否有健全的安全管理机制密切相关.首先，必须防止黑客和病毒的破坏，通常应纸质文件与电子文件并存，以保证其安全性；其次，还应采取有效的管理措施和技术手段，防止电子文件被非法修改以及复制粘贴等，保证电子文件的有效性；此外，在计算机上安装防毒软件，使用外来磁盘、光盘等时也要进行严格的病毒检测，一般情况下不容许随便使用外来磁盘、光盘等；再者应保证计算机网络系统的运行安全，可设定使用文件权限、登陆限制等.需要注意的是对于长久保存的电子文件，需要定期进行复制，以防止信息损失.

4.2 做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略

电子文件是一种新型的文件材料，要做好其管理工作，档案工作者就必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，使其只可以读而不能更改，从而保证电子文件的原始性与可靠性使之与纸质文件一样发挥社会效用.

4.3 加强对电子档案管理知识的培训，提高档案工作人员的业务素质

电子文件对档案工作者的素质提出了崭新的要求，档案管理不再局限于传统的手工整理、装订、抄写等简单劳动，档案管理人员应具备丰富的专业知识、计算机操作技术以及先进的管理手段等.伴随着时代的发展，我国的档案人员更要适应信息技术和档案事业的发展，采取积极措施抓好知识更新，引进、消化、适应信息技术的成果，拥有广博的知识，以适应信息技术发展的需要.总之，加快档案人员知识结构的变革，多途径、多层次培养人才，是档案工作迎接信息技术革命最基本的决策.