以人为本的学籍档案服务

佘利莉

（韩山师范学院 综合档案室，广东 潮州 521000）

以人为本的学籍档案服务

佘利莉

（韩山师范学院 综合档案室，广东 潮州 521000）

通过研究高校学籍档案的特性，对学籍档案管理工作和服务进行了探讨分析.关键词：高校；学籍档案；管理；服务

学籍档案是该学生在学校学习的这段时间的学习、活动表现的记录，是学生在校学习的凭证，是具有保存价值的历史记录.原始性、真实性、唯一性、可靠性和永久性是学籍档案的重要特征.从结构上看，学籍档案记录包括录取名单表、学籍表、学生在校期间成绩单、毕业名单表等内容；以教育形式划分为博士、硕士、全日制普通本科、继续教育、成人自考、非学历教育、网络教育及公开教育等毕业生的学籍档案.

学生管理是高校管理的重中之中，所以学籍档案管理是高校档案管理的重要组成部分，直接关系到高校办学中管理水平的高低.它的管理水平的高低，直接影响着高校档案服务校友、服务社会水平的高低，甚至直接影响档案馆以人为本的服务理念.

1 学籍档案以人为本的作用与价值

学籍档案记录了一所高校自建立办学后培养的所有学生的学籍信息，与每位毕业生的切身利益息息相关，具有凭证作用及社会服务功能，有以下几方面体现：

1.1 重要凭证

学籍档案的承接性、原始性是以学生实际情况为本，是学生在校期间所经历的重要凭证.随着高校扩招，日趋严峻就业形势，学生毕业一踏出校门，就面临着多方抉择，找工作、考研、出国、转落户口等事情.在办理相关事宜时，需要学生所在档案馆提供学历(学位)证明、成绩证明、学籍证明、以及录取、毕业证明等相关材料.对往届毕业生来说，职务晋升、工资调整、档案补充、毕业证明或学位证明补办、考研、工作调动、社保办理、出国留学等，同样需档案馆为其出具相关的学籍档案证明材料.无论年龄、无论学历，都需所在档案馆为期提供在学校期间的学籍档案，以此作为凭证. 1.2辨伪功能

学籍档案具有唯一性和承接性，在社会服务中具有很强的辨伪功能.随着社会的进步，市场的竞争就是人才的竞争，人才是第一生产力，谁拥有人才谁就能引导行业的发展.正是因为对人才的渴望，尤其是对高层次人才的需求，提高了企业单位对人才选拔的标准，以致选拔人才的时候的“拼文凭”现象.同时，由于一部分人不愿努力，又存在侥幸心理，使得不法分子有了造假、售假文凭的市场，社会上普遍出现文凭造假、学历造假的现象.学籍档案就是辨伪利器，因其特有的可靠性和唯一性.通过调档、查档的方式让假文凭、假学历现象无处藏身，为用人单位把关.

1.3 推介功能

学籍档案具有可靠性，它的调用起到令人信服的推介功能.在公务员选拔过程中，企事业单位选拔科技干部和管理人才的时候，部队选拔优秀学子参军的过程中等，都需要查看学生档案、尤其学生的学籍档案，作为重要的推介依据之一.

1.4 纪念价值

学籍档案具有永久保存价值，在服务中具有特殊的纪念意义.学籍档案是高校办学过程中档案形成的核心，是应该永久保存的档案.随着时间的推移，那些记载着历届毕业生的学籍信息和学习信息的学籍档案，就是每个毕业生在校学习的历史记忆.每当学生们重返母校的时候，走过了二三十年甚至更长的时间，再次聚首，查阅用学籍表制作而成的校友纪念册的时候，往事历历在目，就是校友们回忆在母校时光的最有价值的纪念品，它凝聚了校友对母校的感情，服务了校友.

2 我校对学籍档案的前期管理

2.1 注重学籍档案形成过程

学籍档案要服务于人，应当加强学籍档案的管理，关键在于档案的形成管理.学籍档案形成期，是从学生进校后填写的学籍表开始，到学生毕业离校结束的过程.只有把学籍档案的材料收集完整齐全并且准确规范，才能够满足毕业生日后的利用.第一，注重学籍档案的形成过程，应当在学籍档案形成过程做好归档指导、检查与监督工作.严格要去学生在填写的学籍表时候按照规范要求进行填写并且过程中进行跟踪管理，持续到学生学习完全部课程、修满学分、毕业离校为止，以此保证归档的学籍档案符合管理要求.

在学生填写完成之后，接下来的工作需要教务员进行配合，教务员必须认真进行各种材料的收集积累，并在学籍表异动栏内随时记录下来，如：延期、重修、退学、出国读书、联合培养、休学、复学、转学、转专业、研究生转指导老师、攻读双学位、奖惩等.针对个别学籍表缺失照片的现象，提醒教务员在每年毕业生离校之前对学籍表认真检查，及时补漏，杜绝缺照片现象的发生.

2.2 把好学籍档案形成最后关口

在学生离开母校奔赴社会之时，学生在校期间的档案会随学生进人其所在单位，在学校会留有一份学籍档案归到学校档案馆(室)留存.以此作为鉴别查询之用，所以学籍档案中的成绩单如果有所欠缺的话，不仅对会造成很大伤害，还会使学籍档案的失真.

所以，档案馆员应当树立“以人为本”的服务理念，把好学籍档案形成最后关口.确保在学籍档案材料归档之前，对学院的教务员起到督导作用，及时了解学生成绩单的形成情况，将检查、验收前移，从而确保学籍档案材料从形成到验收层层把关，零差错.

3 以加强管理为基石，提升档案质量

在高校档案中，学籍档案的利用率是在所有档案资料中的利用率是最高的.由于利用面广，利用人员众多，折射出学籍档案的利用需求巨大，更加突出了学籍档案在社会中的服务地位，所以，作为管理人员，我们必须把学籍档案管理的理念提高到以人为本的高度上来.在搞好学籍档案形成过程的管理与监控的的基础上，关键是抓住档案管理须以人为本的特点，不断提升学籍档案的管理服务水平，是高校档案工作者和管理人员必须着重思考的问题.

3.1 以人为本的管理监控

学籍档案的管理监控须做到以人为本，优质的服务是在学籍档案管理监控到位的基础上实现的，使学籍档案的管理监控更加人性化，是为了学籍档案在形成后，在其保证完整性和真实性的基础上能够方便的为询查者提供优质的服务.所以，学籍档案的管理监控必须以人为本.反之，学籍档案管理缺少严格制度、没有进行人性化管理，收集归档时监控不力，出现漏收、漏归问题等问题，就会对学籍档案以后的服务工作的展开产生不良的影响.因此要提高学籍档案的服务水平，必须加强对学籍档案进行以人为本的管理监控，才能确保学籍档案的规范性、详实性和完整性.

3.2 拓展服务渠道

学籍档案以人为本的服务水平提高，很重要的方面是提供服务的手段和提供服务的效率.一直以来，高校档案馆(室)还停留于调取纸质档案的形式为社会人员提供服务，服务形式单一，并且工作量巨大，并且服务过程中对纸质档案的损害较大.近年来，随着档案信息化建设的逐步推进，数字化档案工作进一步展开.实现不进库房，借助计算机网络为查询者提供查阅和打印学籍档案等服务，实现方便、快捷，准确的服务.

3.3 增强服务意识

档案工作人员在做好档案的整理工作的基础上，要树立以人为本的档案工作职业形象，努力增强服务意识的同时有效的提高服务效率，做到热情接待，使利用者有种宾至如归的感觉，同时虚心的接纳利用者的反馈意见，及时发现改正工作中的不足，以科学的发展观让馆藏学籍档案发挥应有的作用.

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1673-260X（2012）07-0093-02