中文图书采购查重的方法与技巧

赵晓芳

(常州大学图书馆，江苏常州213164)

中文图书采购查重的方法与技巧

赵晓芳

(常州大学图书馆，江苏常州213164)

作为馆藏资源建设中不可或缺的核心环节，图书采购查重工作不仅可以防止和避免图书的重复订购，保证图书采购经费的合理使用，还能够提高文献资源的采购质量，并在确定文献的未订、已订或已订未入馆状态的同时，还可以统计需要补充复本的文献数量及种类。因此，图书采购查重工作的质量直接决定着图书馆的馆藏资源质量。

中文图书;采购;查重;方法;技巧

在图书采购过程中，稍有不慎就可能造成图书的重复订购和遗漏订购，而通过图书采购查重工作可以有效地防止和避免图书重复订购的情况发生。经过反复的查重对比，采集人员可以确定哪些图书尚未订购、哪些图书已经订购或已订购但并未入馆。此外，当需要对某些文献及时补充复本时，图书采购查重工作还可以决定将要订购的文献数量及种类。因而，图书采购查重工作直接决定着图书馆馆藏资源的数量和质量。［1］

一、图书查重有助于图书的采购与编目

图书的采购和编目工作是整个图书馆资源建设的首要环节，而图书查重工作又是采购工作与编目工作的核心因素，因此对整个图书馆的资源建设而言，图书采购查重工作有着举足轻重的作用。通过查重，可以减少图书馆不必要的经费开支，进而为图书馆文献资源建设赚取最大收益和价值。

当前，图书的种类每年都在不断地扩增，这给图书馆的采购工作带来了前所未有的挑战，而对图书采购工作人员而言，这将意味着高程度的自我突破，要求他们必须严格把好图书查重关。

在图书的管理过程中，图书查重工作又被称为“查复本”，而基于当前信息网络技术平台，图书馆的图书查重工作跟传统查重方法相比，具有着很大的便捷优势和效率增值优势。当前，图书查重工作主要是通过电脑查重软件系统，对需要购入的图书与馆藏图书之间的关系进行检索查询，然后在检索的结果中认真校对，识别出哪些为新入馆图书，哪些是已储文献的复本或同类馆藏文献的不同版本等，做到每类、每层次文献资源都井井有条、心中有数。［2］这样可在很大程度上帮助和避免图书馆重复采购而造成的经费浪费，从而节省出更多的经费去购置新资源、新文献。

另一方面，通过图书查重工作的进行，还能够提高馆内图书的编目与排架的整体质量效果。［3］例如，对于不同版本、不同作者的同本书籍而言，通过查重工作可以对其加以区分，将其排放集中，这样可以将相同主题的文献资源归置于相同类目，方便了读者的查询和借阅。

二、基于计算机管理软件的图书查重方法

目前，国内很多图书馆均采用计算机自动化管理系统，所以图书的查重方法也各不相同。［4］这里，针对本馆图书采购查重工作过程中可能出现的问题，笔者将根据自身的工作实践做出粗浅分析。

(一)外采查重的基本方法及存在问题

目前，图书采购查重工作主要通过利用本馆自动化系统，对书商已传输的图书数据进行查重。具体操作流程为:首先，书商定期给图书馆发送新的MARC数据;然后，图书采编人员利用馆内现有的自动化操作系统，逐条对照，以达到去重并生成订单的目的。［5］其中，主要的检索方式有很多，如:ISBN对照、题名对照、作者对照等。而在每期的数据确定生成订单后，再将订单发至书商，最后由书商根据订单中所列的数据再逐一配送图书给图书馆。这种查重方法相对比较准确，一般不会出现重订、漏订等情况，而且由于订单由电脑系统生成，所以数据的统计也可以避免计算错误的发生。一般地，对于一些购书量相对较少且订购时间要求比较充足的图书馆而言，可以选择这种查重方式。但是此种查重方法中也存在一些或多或少的问题，例如，如果图书馆在同一时间、不同书商处订购图书，那么就会造成书商与书商之间数据发送的重复。因此，在使用这种查重方式时，采购人员必须对每期各书商之间的订单数据仔细查询，避免一书多订的情况发生。总之，这种查重方式虽然精确了书籍的数目和质量，但是却浪费了采购人员的工作时间，降低了工作效率。尽管某些自动化系统也具有“批查重”功能，但是在查重实践过程中，笔者发现通过MARC重查软件进行查重，要想做到精确非常困难，去重效果并不明显，操作过程也很繁琐，无法达到理想的效果。

在查重过程中，还可以利用图书的ISBN号进行查重。具体流程为:将图书的ISBN号首先导入数据采集器中，然后将数据采集器置入书库中进行扫描，将采集到的不重复ISBN号条码文件直接发送给书商，最后书商根据所收到的ISBN号条码文件进行配书。相比较MARC重查软件进行查重的方式而言，这种查重方式比较操作简便，效率也比较高。如果通过书籍的ISBN号查询，那么对于丛书和多卷书而言则难以适用，因为这种去重方法极易误去重ISBN号相同的非同种的图书。例如，一些去“－”后ISBN号相同但实质内容不相同的图书。

此外，我们还可以通过详细字段查重的方式进行图书查重。通常，在使用详细字段进行查重时，图书采购人员都会携带具有本馆详细书目数据的实体记录，首先对ISBN号码进行扫描，然后与馆藏数据进行对比，如果没有与之相同的ISBN号码，即可被认为非重复;反正，如果显示有相同的ISBN号码，则会出现详细的MARC数据，此时再在MARC数据中通过书籍的主题名、责任者、出版社、书籍价格等条目，对该书籍是否重复进行确认。这种查重方式虽然比较准确，但是由于人工操作判定会影响工作速度，所以会影响工作效率。

(二)特殊问题的出现及处理

在图书采购的实际工作中，作为图书采购工作人员，他们随时有可能会碰到一些查重工作中的难题，如时间差等。［6］而由于当前社会发展的需要，对于一些规模较大的图书馆来说，其采访任务也越来越大，在来自这样的各方面压力情况下，一些问题也随之不断出现。例如，某一图书馆采购工作人员通过不同书商或出版社，现采集了一大批图书文献。而由于采购规模较大、书籍数量较多，书商并不能在很短的时间内将新采书籍的MARC数据及时传送过来，那么当采编人员利用馆内现有计算机采编系统进行图书查重预订时，就很可能会因现采图书MARC数据的缺失而不能及时更新图书数据，进而可能导致同一本书被重复购买。［7］这种情况在现实中时有发生，且后果十分严重，加大图书验收人员工作量的同时还造成了图书资源的浪费。

三、图书查重的运用技巧

(一)运用ISBN号进行图书查重

随着图书版本的更新、文种语言的多样、装帧形式的不同，ISBN号也不一样。因此，图书与ISBN号产生了一种特殊的关系，例如，图书是一样的，但是其具有不同的版本、不同的文种和不同装帧，这就导致了ISBN号的不唯一，这样图书馆管理人员在图书查重工作时比较麻烦。但是在进行图书查重时使用ISBN号比较便捷，具有很强的可操作性，因此，使用ISBN号进行图书查重仍是工作人员的首选方案。针对一些没有ISBN号的图书，如果要将其与新版本的图书排架汇集到一起，那么就要求工作人员在进行图书查重工作时灵活对待。如果工作人员在查重时仅仅使用ISBN号法，漏查现象的发生可能性很大，因此此时查重要使用正题名查重方法进行。

(二)运用正题名进行图书查重

对于图书查重的工作人员来说，使用书籍的相关正题名进行图书查重工作，其精确率要比使用其他检索点进行查重高。［8］但任何事物其有有益的一面，也会有不利的一面，使用正题名进行查重同样如此。如，在进行图书查重时，要求先输入图书的正题名，而相对于其他检索点而言，这样的查重速率就明显滞后;而对于一些不断更新版本或者使用正题名频率较高的图书而言，在进行查重工作时，系统检索出来的数据显示会比较繁多，若将该数据逐一查看则难度较大;譬如我馆馆藏仅《三国演义》一书其就有多达40余种不同版本;又如，使用“中文教学”这一正题名进行图书查重检索时，所得数据显示同名书籍多达500余种。在这样的数据显示下，难以做到对数据逐一对比。因此，在图书查重的过程中，无论采用何种方法，图书查重工作人员都应该注意正确使用检索方法，只有这样才能保证同类图书的分类标识前后一致。

(三)运用图书责任者进行图书查重

当然，目前也有采用图书“责任者”进行图书查重的方式，但是此种查重方法在查重准确性方面要稍逊于使用图书“正题名”进行查重。然而，基于每一本书籍只有一位责任者的前提，运用这种查重方法也无可厚非，从查重结果看，此法相对快捷。然而，当一些书籍同一本书具有多个责任者或者对于一些丛书、套书而言，这种查重方式就显得不可靠，容易发生误查的现象。如，对于丛书而言，有些既有丛书主编又有丛书分册的编者，而且每个图书馆对于著录格式的要求也不尽相同，这就有可能造成误查现象的发生。此外，对于一些比较畅销或者非常经典的书籍，它们可能会不断地更新出版，也可能同一作者有数篇论著，那么这种情况就需要图书查重人员抱着一丝不苟的工作态度，花费大量的时间，对其中的每一个细节进行仔细核对。

由于图书馆采购查重工作的复杂性、繁琐性和必要性，要求查重工作人员必须具有着扎实的业务能力以及丰富的实践经验，不仅如此，还要求他们在工作过程中要有足够的耐心、细心和责任心，要能够根据具体的实际情况提出有效的处理方法，要以提高书籍数据和质量为工作目标，从而为图书馆开馆打下坚实的基础。

［1］惠涓澈．网络环境下书目数据质量控制研究［D］．西安:西北大学，2008．

［2］饶丽英．图书编目查重方法的探讨与实践［J］．科技情报开发与经济，2010，20(2):82－83．

［3］丁海英．查重——保证计算机编目质量的重要力量 ［J］．黑龙江史志，2009(17):84－85．

［4］胡 蓉.云计算机失业中的研究型图书馆 ［J］．常州大学学报:社会科学版，2011(4):132—134.

［5］张立新．查重——探析网络环境下中文图书编目的方法和技巧［J］．新世纪图书馆，2005(4):23－25．

［6］栾 荣．浅论中文图书查重的意义、方法与使用技巧 ［J］．河北科技图苑，2008(5):72－74．

［7］陈晓萍.论高校图书馆馆员的素质［J］．常州信息职业技术学院学报，2011(5):71—72.

［8］柯霞芳，贡伟才．再谈图书采购查重［J］．图书馆建设，2006(3):43－44．

The Methods and Skills of Chinese Book Procurement and Repetition－Checking

ZHAO Xiao－fang
(Library，Changzhou University，Changzhou 213164，China)

As the indispensable key link in the collection resources construction，checking book procurem ent work can not only prevent and avoid book repeat order，and ensure the book purchasing funds reasonably，but also can improve the quality of purchasing literature resources．And when determining the order，not booked or have set not into the hall of state，statistics can also need to add copy number and types of literature．Therefore，the quality of checking book procurement work directly determines the quality of library collection resources．

Chinese books;procurement;checking;method;skills

G250.73

A

2095－042X(2012)03－0109－03

2012－02－08

赵晓芳 (1965—)，女，江苏南通人，学士，馆员，主要从事图书采集、编目与查重研究。

(责任编辑:刘志新)