知识管理在档案管理中的应用初探

夏立芳

（皖西学院 综合档案室，安徽 六安237012）

在科学技术发展迅猛的当今时代，知识管理和档案管理作为新型的管理形式，它们有着互相依存、互相促进的关系。由于知识管理发展迅速，其在档案管理中的应用显得格外重要。如何高效地利用知识管理的作用，实现档案管理工作的信息化、网络化、数字化，是新时期档案工作的重要目标。

一、知识管理与档案管理的构建

知识管理与档案管理两者之间存在并体现着现实价值与历史价值。档案管理是以知识管理为导向，并以知识管理理论来指导档案管理工作的创新，知识管理既是更新档案管理的核心资源，也是创造档案价值的核心资产，它们也有着不可分割的密切关系。

（一）知识管理理论概述与实质

知识管理是知识经济下悄然兴起的新兴管理理念，从20世纪90年代起在商业界开始流行，并不断普及到了各级领域。它是竞争环境中企业及个人得以发展的必由之路，也是新兴的发展方式。信息化下为满足人们的急切需求，知识管理的概念很快被提出并开始运用于现实之中。美国德克萨斯州立大学奥斯丁分校商学院的Davenport和Prusak于1998年合著的《工作知识》一书，就是知识管理概念形成的标志之一。我国经济界也开始意识到知识管理的力量，并围绕知识管理采取了一系列的行动。有人认为，21世纪组织管理的重要组成部分之一就是知识管理，是人们对科学技术即是生产力论断更深层次的认识，它将从一种管理的理论逐渐发展为管理现实下的具体实践［1］。

知识管理的实质就是建立起一个学习、传播、共享和创新的新机制。这种机制集中表现的特点是：首先知识管理是基于对“知识具有价值、知识能够创造价值”的认识而产生的，它的目的是通过获取学习知识来提高个人或组织创造价值的能力。其次知识管理是一种全新的经营管理模式，它的出发点是将知识作为重要的战略资源，最大限度地掌握和利用知识为各行业发展服务，创造出整体大于局部之和的效果。三是知识管理不仅是最新的管理方式，而且代表了释读和探索知识在管理和工作中的应用和发展，这种方式更加有效、全面。四是知识管理产生的根本原因是科技进步在社会经济中的作用日益增大。随着知识经济的到来，知识管理将遍及社会各个领域，它将使机构、企业和个人摆脱传统资源或资本的限制，获得新的竞争优势，因而具有强大的生命力和广阔的发展前途。

身为档案工作者，要时刻掌握最新的知识管理动态，了解知识管理的实质及含义，通过知识管理，更加有效地做好档案管理工作。

（二）档案管理现状分析

档案管理本身就是对知识的一种管理活动和过程。档案管理工作是在信息加工、知识组织、传播学习、共享交流4个环节中发挥了应有的积极作用。现阶段随着信息化的迅速发展，档案管理工作也出现了一些新的问题，与社会发展要求相比，知识管理未能在档案管理中扮演重要的角色。

1.信息化环境的档案管理

档案信息化是指档案管理模式从以面向档案实体保管为重点，向以档案实体的数字化信息这种主要形式为社会提供服务为重心的转变过程［2］。传统手工档案管理模式既费时又费力，工作效率低，实现档案管理信息化后，不仅提高了工作效率也提高了服务质量，为档案管理提供了更为广阔的发展平台。

在档案管理发展趋势的不断演变下，只有集成信息化知识管理系统，才能更加有效地推动档案管理的创新，满足社会各方面日益增长的利用需求，创造出更多的价值，并以此提升档案管理的核心竞争力。

2.档案管理工作存在的问题

档案管理工作现状主要存在档案工作者档案意识不强；档案管理人员素质有待提高；档案管理工作中的技术及环境亟需改善等。首先，档案管理过程中工作人员没有保护档案的意识及理念。这普遍表现出对档案工作的重要性认识不到位，没有制定出很好的保护政策以及措施，也没有在档案工作上下功夫。其次，档案人员的学历、专业技能、业务熟练性等方面素质有待于提高。此外，档案工作技术亟需改进，还应特别注重吸纳社会技术力量的支持。目前档案工作硬件设备普遍较差，设施也不够健全，库房环境有待于改善。只有外部环境的改善，跟上时代步伐，这样才能充分实现知识管理在档案管理工作中的有效应用。

二、知识管理在档案管理中的应用

知识管理与档案管理相互融合、共同发展并推动档案管理创新。只有两者有机结合，才能充分促进各项管理工作质量及效率的提高，并实现预期管理效果。因此科学分析知识管理在档案管理中的应用必不可少。

知识管理在档案管理中的应用使得档案管理工作有了新的发展，其应用主要表现在以下几个方面：

（一）档案管理保管过程细化的实现

在网络信息化的大环境下，由于知识管理在档案管理中的应用，促使档案管理由保管单位到知识元的细化。在档案管理中档案保管工作是档案的基础工作，在传统的管理过程中是以立卷为单位进行管理，其存在许多隐含的问题，例如档案人员无法主动了解档案材料信息，不方便查阅信息，档案出现更改时也较难对其进行查询，加之如果要查询的内容是其中的一部分信息，却需要整卷查阅，非常费时费力。

如今，仅仅依靠案卷管理已非常落后，加之办公自动化技术的不断普及和网络信息传递及存取技术的应用，档案管理实现了从保管单位到知识元的细化。知识元是知识管理的基本单位，它是表达技术诀窍、行政指令、管理要素、基本原理及思想方法等的基本单元。通过计算机技术及网络通信这两个强有力的工具，知识元管理比案卷管理显得更加便利。同时，也解决了案卷管理中存在的实际问题，从而促进档案信息资源开发利用更加深入。

（二）档案管理趋于有序化

随着知识管理的不断发展，档案管理部门不断将知识管理的新技术运用于自身的管理当中。传统的档案管理方式不断改变，取而代之的是网络技术及数据库技术强有力支撑下的档案管理。最终不断引入信息化、数字化、网络化的工作方式，时刻跟随信息化时代发展的潮流，实现有序化的档案管理。

（三）档案知识服务技术加速发展

在信息化网络化高速发展的时代，档案知识服务技术发展迅速。档案智能检索机制是顺应档案知识服务技术的应用而发展起来的，它是通过应用人工智能技术模拟档案检索过程，从而完成对档案信息的存储、传输和检索。同时，它可以通过使用自然语言的处理技术，来分析用户所提出的问题，进而向用户提供所需的检索结果，表现出极强的推理性，并通过技术手段提高了档案信息的检准率及检全率。这也充分体现了档案知识服务技术发展的新方向［3］。

（四）知识共享下的档案管理

从档案管理特点来看，它不能独立于组织的各项业务活动，否则难以被前端控制、集成管理及全过程管理；从知识管理来看，知识管理不仅仅是先进的技术方法，更重要的是一种全新的思想理念，其贯穿于各项业务活动中从而实现知识的价值［4］。知识管理打破了知识的局限性，让人们在需要档案的时候便可以随时利用，并且没有地域界限，更具有开放性，也更符合档案利用开放的初衷。从封闭到开发开放，再到主动提供服务，知识共享下的档案管理过程将更加有助于实现档案馆等服务机构的价值，从某种程度上改变了以前固步自封的守旧状态。所以，知识管理的应用增加了多种形式的档案利用服务，便于开发档案资源，充分利用档案馆馆藏优势，从而提高档案馆的综合形象。

三、知识管理在档案管理中的有效实施策略

组织只有立足于档案管理和知识管理，与先进的科学技术和科学的管理方法相结合，建立知识与情报档案库，并有效地存储知识，使其成为组织坚实的信息资源，实现信息资源共享，并提供切实可靠的参考依据，最终将其转化为档案。唯有如此，才能使组织获取有效信息、维持稳定发展，在面临机遇和挑战的知识经济时代取得双赢。因此，正确看待知识管理在档案管理中的地位，充分发挥知识管理在档案工作中的重要作用显得尤为重要。

（一）转变思想观念，充分发挥知识管理的作用

思想观念的转变是新形势下档案管理工作需要首先解决的问题。只有拥有与时俱进的思想观念，才能更好地开展档案管理工作，实现档案工作与信息化的结合，做到网络化、有序化管理，将被动服务方式变为主动利用档案的服务模式，并能在实践中更好地适应档案管理的发展。

同时，知识管理在档案管理中的应用不容忽视。档案管理工作不仅需要原始知识信息，而且需要将隐形知识从档案中挖掘出来，并寻找其价值。因此，充分发挥知识管理的作用，将档案信息经过挖掘、整合，才能更好地实现其利用价值。

（二）积极推行学习型档案组织模式

每一个组织，都必须通过改进技术水平及管理方法，才能在竞争中立于不败之地。无论是组织还是个人，只有通过学习、创新才能不断向前发展。因此，作为知识经济时代背景下的档案部门，也应尝试改进工作模式。将学习型组织运用于档案部门加强档案人员的继续教育及学习培训，不断汲取新的知识，帮助自己部门的成员在工作中进步、成长，同时也鼓励自己部门的成员努力学习现代化管理技术，为档案事业发展作出贡献［5］。

（三）人力资本与技术创新管理双管齐下

在档案工作过程中既要注重人力资源的开发，各种激励措施必不可少；同时又要注重技术创新管理，只有技术创新管理跟上时代发展的要求，才能更好地实现知识管理。

首先，知识管理人员和档案管理人员相互配合、互相帮助。档案管理人员通过了解社会的信息需求从而推动开发档案资源；另一方面，知识管理人员可以向档案管理人员提供技术支撑，通过计算机技术、网络技术的支持，从而促进知识管理与档案管理的相互融合发展。

其次，组织中的领导者应将多种激励政策运用起来，创造良好的文化氛围。档案管理部门应该积极运用多种激励方法，促进员工个人利益与集体利益之间的融合、一致，从而使员工产生集体荣誉感，更加努力的工作，为组织创造更大的效益。

与此同时，知识管理中应不断加入新的技术管理因素。社会信息化程度越来越高，可供人们接受的信息量越来越大，对信息的选择程度越来越细。依靠传统的工作方法从众多的档案信息中获取人们需要的信息并使之系统化并非易事。因此，档案管理部门应不断学习并关注最新技术动态，了解计算机网络技术最新的发展态势，将档案管理注入更多的知识技术含量，从而更好地促进档案管理与知识管理的融合发展，为社会进步作出应有的贡献。

［1］刘永，常金玲.知识管理与档案管理［J］.档案管理，2000，（4）：6-7.

［2］夏燕玲.档案信息化建设与档案管理的几点思考［J］.云南档案，2010，（3）：29-31.

［3］张兰月.档案工作中的知识管理分析［J］.河南职工医学院学报，2010，（2）：235-237.

［4］徐拥军.“档案知识管理”系统构建的原则与策略［J］.档案学通讯，2009，（2）：58-61.

［5］于元元.知识管理对档案工作的启示［J］.档案学研究，2007，（2）：3-5.