关于《秘书学》实践教学的探索

张在中

（河南机电高等专科学校，河南 新乡 453002）

《秘书学》是文秘专业的主干课程，在专业课程体系中占有重要地位。它是一门理论与实践并重的课程，实践教学能否组织得恰当有效在很大程度上决定了教学的最终效果的优劣。我从事《秘书学》教学工作已有六年，在教学中我一直思考如何把理论教学与实践教学有机结合起来，逐渐在教学中摸索到了一些方法。

先说一下我在实践教学中的组织方式。我校文秘专业每届招收一个班，学生人数在30至40之间，《秘书学》开设在大二第一学期。在给学生上第一节课时，我会把班里学生分成5或6个小组，每组约6名同学，选出一名组长，负责本组任务的组织、分配和汇报等工作。通常，我布置下的教学任务以小组为单位去完成。这样的好处很多，小组之间可以保持一种竞争的态势，学生的参与积极性很高，小组内部通过成员间的讨论和协作增进彼此了解，提高任务完成的质量，有助于培养他们的团队精神。

下面我从四个方面来谈谈近年来在《秘书学》课程实践教学方面的尝试。

一、理论教学与实践教学有机结合

《秘书学》理论知识相当丰富，但又易流于表面。老师讲起来洋洋洒洒，学生听起来却不感兴趣，总觉得秘书工作无非是些程序性的东西，类似某种电器的使用说明或使用手册，看看就懂，不需要下工夫。知易行难，眼高手低，是学生易犯的毛病。当然，单靠说教是不够的。我总是想方设法让学生把书本上的知识运用到实际中，让他们体会到做好秘书工作不是件易事。

以“调研工作”为例，调研工作是秘书工作的一部分，在讲这部分内容时，时间上正好与我校每年冬季举办的毕业生供需洽谈会相邻，且在周末举行，于是我决定让学生做一个实地调研——“文秘类岗位需求状况调查”。这个调查很有意义，学生可以提前了解秘书职业的就业形势、岗位要求、薪酬待遇等信息，对学习和就业都有参考价值，同时，又把书本上的理论知识与实际工作联系起来，达到锻炼提高自己的目的，这次活动分三步来做。

（一）调查前的准备工作

在毕业生供需洽谈会开始前一周，讲完“调查研究”一节内容，要求全班同学以组为单位，拟定一份详细的调查方案，并设计出统计数据用的表格。各组在课堂上公布本组的方案和表格样式，我再对各组提交的方案和表格做点评，指出各自的优点与不足。然后，在比较和汇总各组材料的基础上，我和学生共同拟定出比较完美的调查方案和表格，打印出来后发到各组。这样，学生看到的调查方案和表格是经历了认真思考和比较之后制作出来的，他们亲身参与了方案和表格的制作过程，有参与的乐趣，能体会到一种成就感。

（二）实施调查

毕业生供需洽谈会举办那天，由于前来招聘的单位很多，我们把招聘单位按分布区域划成若干片，每组调查一片，由组长具体负责。然后，学生们手拿调查表和笔，进入招聘会现场进行调查。在此过程中，他们要看招聘单位开列的招聘信息，与招聘人员进行交谈，以获取所需的信息。他们在拥挤的人群中行进，要随时察看情况，既不能与应聘的同学争挤，影响招聘工作，又要完成调查任务，这对他们是一种非常真实的体验，他们的观察、判断、沟通、应变等各种能力都得到实际锻炼。

（三）信息汇总与撰写调查报告

在调查工作完成之后，我会统一安排，让各小组长把本组调查信息录入设计好的电子表格中，最后把调查来的数据汇总在一个总表里。

最后一步是撰写调查报告。我安排全班同学到机房，对调查数据进行阅读和分析，要求每名同学都要写。写成后，各小组在组内对各位同学的报告进行交流、讨论、修改，最后形成一份报告上交，作为本组的正式报告。这个环节比较费时，有些困难。学生以前没写过调研报告，在动笔前我会先把调研报告的格式和要求讲一遍，然后找一篇范文给他们作参考。但是，在写作过程中，可以看出学生写得很吃力，因为他们要对大量的信息进行分类概括，还要对这些数据进行仔细分析、认真思考并得出结论。

在各组完成调研报告后，我会安排一次课，让各组长当众宣读本组的报告，学生和我分别对报告的优点、存在的问题进行点评。最后，在此基础上老师亲自撰写一份调研报告，打印出来分发给学生，供观摩学习。此时，这次调研实践才真正结束。

通过这次活动，学生会对调研工作有一个全面的认识和真实的感受，许多方面的能力得到实实在在的锻炼，他们也真正认识到做好秘书工作的不易。

二、增加实践学时，加大写作训练

按原来的培养计划，《秘书学》是30个学时，且全为理论学时。为提高学生实践方面的能力，我们修改了培养计划，在原有理论学时不变的基础上，增加了18个实践学时。

在培养计划中我们开设的写作课程有基础写作、公文写作，在秘书学课程的教学目标中，写作能力也是重要的一块。写作能力是秘书最核心的能力，写作能力的培养需要多管齐下，长时期才能见到效果。因此，在实践学时的分配上，我把训练的重点放在了写作能力上。为了教学的方便，在向教务处说明后，我将上课的地点作了调整，理论学时在普通教室上，实践学时改在机房。在电脑上写作既能锻炼与提高学生的计算机操作能力，又便于写作中的修改，节省时间和物质成本，也方便了教学。

练习的文种主要是秘书工作中经常用到的那些，比如通知、通报、请示、发言稿、会议计划、会议简报、工作总结、市场调查报告等。通常的教学程序是，我先告诉学生本次练习的文种，扼要讲一下此文种的适用范围、特点、结构，然后布置写作任务。任务一般包括写作的背景知识、相关材料和具体要求。学生拿到任务后，先要阅读、分析材料，在掌握了材料和写作要求之后再动手写。写作过程中，老师会在学生中随时察看，及时解决学生遇到的问题。学生写完后，将作业上传到老师电脑上指定的文件夹里。课下我会评阅学生交上来的作业，将作业中出现的问题进行归纳，然后在下次上课时进行评讲，指出作业中存在的具有普遍性的问题，并要求学生结合评讲内容，对原来的作业进行修改。为确保完成质量，我要求学生将修改后的作业再次交上来抽查并存档，并告知学生这是他们这门课平时成绩的重要依据。

在写作训练中，学生会出现各种各样的问题。比如文章标题不准确，结构不清晰，段落之间缺少过渡，语言不简洁，落款单位和时间出错等。我感受最深的是学生文章的结构问题，大多数学生不注意文章的结构，段落间没有层次，稍长一些的文章看起来就非常吃力。我告诉他们，将来你们做秘书，文章主要是写给领导看的，领导时间很紧，你必须让他在很短的时间内把握文章要点，否则，秘书的助手作用如何体现出来？我告诉他们一个简单的方法，毎个段落写一个问题，各段落间用小标题概括，学会使用“一、……；二、……；三……”这样的表示法。这些看似很简单的问题，却需要老师不厌其烦地强调，慢慢地，学生才形成自觉意识。通过反复练习各种文种的写作，学生逐渐体会到秘书写作的特点，写作水平才能逐步提高。

写作的作业是没有标准答案的。为了能讲到点子上，每篇作业，学生写，我也写，这样，对写作材料的认识、写作中易出现的问题和偏差才能有切身体会。在自己写成后，我再去批改学生的作业，感觉就不一样，很快就能看出学生作业中的优点和不足，讲给学生听时，学生也很认同。

三、精心设计，做好“文秘业务模拟实习”

文秘业务模拟实习是我校文秘专业培养计划中安排的实践环节，与秘书学安排在同一学期，一直由我来指导。这个实习是《秘书学》进行集中实践训练的大好时间，我将这个实习放在课程的理论部分基本讲完之后，以便实习内容更加丰富。

几年来，文秘业务模拟实习的内容经历了不断调整和完善的过程，下面介绍最近的一次实习。实习内容包括以下几个部分。

（一）秘书基本功训练

包括站、走、坐姿的训练；电话接打；递接名片、握手、为人介绍等练习。这些内容平时课堂上都讲过，囿于场地限制，还停留在“知”的层面，没有落实到“行”。所以，特别安排了这方面的训练。还有一层考虑，学生大多来自农村，他们对这些方面几乎没有概念，很需要强调一下，因为这些内容对提升秘书的气质和修养大有好处。他们是未来的秘书，将来到了工作场合，言谈举止，一举一动，都反映出一个人的素质与涵养。

（二）接待工作

接待工作是秘书工作中常见的内容。到一个公司去，他第一个接触的人往往是秘书人员。秘书的行为、态度，不仅是秘书个人素养的外在显示，而且代表着一个公司的形象。因此，接待工作也是一个重点。为做好练习，我设计了几种接待情景，把接待工作场景化，同学分成小组轮流扮演秘书角色，在场景中体会秘书行为的重要性。我在每组同学做完后进行评点。容易出现的问题是个别同学不够认真，出现嘻嘻哈哈不太严肃的情形，就要指导老师注意及时提醒学生。

（三）观摩实际案例

这部分主要检验学生对秘书日常行为规范和工作程序的掌握程度。我找来往年国家秘书职业资格考试 “实际操作”科目的光盘，在多媒体教室放映，学生观看后对录像中秘书的行为进行评价，找出正确的和错误的地方并说明原因。在观察评价的过程中，学生自然要用到平时所学的理论知识，因而对秘书的各种日常行为和工作会有更加形象的认识和深刻的理解。

（四）熟悉常用办公设备

秘书在工作中经常用到的办公设备，除电脑外，还有打印机、复印机、扫描仪、投影仪、数码相机、传真等。因为有专门的课程学习电脑和数码相机，在实习中重点训练的是打印机、复印机、扫描仪、投影仪。由于实习时间所限，因此只能让同学们动手操作一到两遍，对这些设备的功能有个感性认识，对操作要点有个概要了解。

（五）工作场景实训

这部分是实习的重点，占的比重最大。主要结合秘书工作中的重要内容，如三办（办文、办事、办会），设计相应的工作场景和工作任务，让学生分组去完成。如办会方面，我设计了一个工作任务，让学生首先阅读了一个材料，讲了一位王秘书主持会议失败的经过。然后布置任务，要求同学分析这则材料，找出失败的原因，讨论如何才能主持好这样的会议，然后，由各组设计并模拟一次成功的会议。这样的案例没有标准答案，可以充分发挥学生的主动性，允许同学发挥，实训效果很好。

四、组织丰富多彩的活动，锻炼学生的能力

在实践教学中，与模拟场景相比，真实场景更能激起学生的兴趣，场景愈真实，愈能达到锻炼学生的目的。由于教学时间和场地所限，这样的安排要考虑到实践的内容与学生时间，有些活动可以预先布置，有些则要灵活安排。我是文秘教研室主任，又是文秘101班的班主任，我就利用工作上的方便，将一些系里安排的活动和班级活动交给学生去做。这样，秘书学实践的时间和地点就有了延伸与扩大，不再局限于课堂。

比如在新生入学后第三周，文秘教研室要对新入学的2011级新生进行入学教育。我想让学生练习一下，向他们讲了我的想法，要求他们拟定一份《新生入学教育安排》，写出详细的安排，包括人员、地点、物品和设备要求等，并要注意各项工作的顺序。全班同学以分成的小组为单位，每组交一份方案，并且还要把领导的发言稿拟定好。这些任务交给他们在课余时间做。下次上课时，我让各组分别宣读他们的方案，并模仿本系领导向新生讲话。模拟领导致词，一方面让他们体会到秘书写作的代人立言的特点，另一方面，通过当众发言锻炼了他们在公共场合讲话的胆量，提高他们讲话的水平。然后，我对他们写的方案和发言稿作点评，并评出等次以示激励。这次活动与《秘书学》的课程内容十分吻合，也与他们的生活很近，所以学生的热情很高。当然，我在后来的新生入学教育安排上，也吸取了他们的一些好的想法和建议。

再如，为提高学生对书法的兴趣，鼓励学生写好毛笔字，教研室决定在大二同学中组织一次书法比赛。我把这次活动的策划、筹备工作都交给学生去做，由班委牵头，全班同学讨论，拿出一个合理的方案，包括比赛的时间、地点、评委、奖品等等。最后我会听一下班委的汇报，提一些完善的意见。结果，书法比赛办得很成功。类似的活动还有不少，如举办诗朗诵比赛、摄影比赛、元旦晚会等活动。这些校内活动，在性质上与秘书工作有很多相同和相通的地方，老师如果能有意识地利用，就可以使实践教学的内容更加丰富，手段更加多样。

综上所述，我从四个方面介绍了近年来在《秘书学》实践教学中的一些做法和尝试，其中还有不少地方有待完善和改进。

秘书工作的综合性很强，要求学生具备写作、组织、沟通、办公自动化、调研等多方面的能力，每一种能力的培养都不可能在短期内一蹴而就。这就要求我们在专业课程的教学中积极探索，大胆创新，重视实践教学。只有实践教学做好了，到位了，我们才能实现文秘专业的人才培养目标。

［1］宋湘绮.秘书实训［M］.北京：清华大学出版社，2008.

［2］陆瑜芳.秘书学概论［M］.上海：复旦大学出版社，2007.

［3］周小花.情景模拟教学法在秘书学教学中的应用［J］.文教资料，2010（27）.

［4］谷显明.以社会需求为导向推进高校秘书学课程改革［J］.湖南科技学院学报，2010（10）.

［5］戈秀萍.高职文秘专业实践教学模式探究［J］.辽宁行政学院学报，2010（11）.