论商务英语信函写作中的礼貌原则

吉林农业大学外国语学院 李淑平

Leech深入研究了语言交际中的礼貌现象，指出：为了不直接触及对方的面子，人们只能间接地、含蓄地表达真实的信息，让他人自己去理解其言外之意，在条件相同的情况下，把不礼貌的信息降低到最低限度，将他人的利益放在第一位，为他人着想, 从而使对方感到自己受到尊重, 成功实现交际目的。Leech将礼貌原则分为六类：策略准则(少让他人受损，多使别人受益)、慷慨准则(少让自身受益，多让自身受损)、赞誉准则(少贬低他人，多赞扬别人)、谦逊准则(少赞扬自身，多贬低自身)、赞同准则(少反对别人，多赞同别人)和同情准则(少反感别人，多同情别人)。这些准则以成对方式出现,以“自身”和“别人”为中心，并将礼貌的中心偏向“别人”。这六条礼貌准则之间有着许多相互的联系, 尽量最低化自身的利益和要求，而最高化别人的利益和要求。

1 主要内含

商务英语信函写作中的礼貌原则是在商贸实践中，每份商务英语信函都有其明确的目的，即成功有效地与商务交往伙伴沟通信息，使交易顺利进行。在这个过程中，如何将礼貌原则体现在文字上，并准确无误地表达出去就显得尤为重要。要想达到写信涵的人与看的人有效沟通，写信时要充分考虑对方的要求、愿望和情感，避免使用命令或粗鲁的语言。商务信函写作的目的是通过书面内容处理商务问题，建立或巩固商务伙伴之间的感情。这就要求当事人在特定的语境下有策略地表达其不同观点，从而使自己在交易过程中的关键方面占优势，成功地达成交易。商务信函沟通技巧在全球化的经贸往来中变得越来越不可或缺，因而合作是否达成主要依赖于礼貌原则的正确运用。但是由于贸易双方的互利互益的特殊身份，当贸易过程中产生矛盾时，策略地采用礼貌原则，向对方发出友好、体谅及尊重的信息，从而达到有效交际的目的。

2 礼貌原则的运用

2.1 在态度的选择上

2.1.1 尊他性准则

在商务英语信函写作时，礼貌原则要求我们充分尊重对方，站在对方的立场，要充分地考虑到对方的某些困难，使对方感到自己倍受尊重，愿意与我方合作，从而达成商务往来的目的。因此使用第二人称代词your和you, 而少用第一人称代词we、 I、 our和my，这种少指责对方,多让自己承担、通情达理的婉转表达是吸引合作伙伴的有利因素，能够使交往有礼貌的同时更显真诚。

2.1.2 尽量不用否定

在商务英语信函中，通常我们要尽力创造出积极肯定的氛围。成功的商务英语信函往来都采用肯定的态度，因为表达肯定意义的词语比否定的词语更有可能帮你达到目的。肯定的语言有助于你的公司与看信人建立起良好的关系。没有人期待他人否定自己的观点，所以即使是在拒绝时，也要讲究策略，努力地传递积极肯定的信息，从而减少否定的不快的氛围的产生。因此在写信时可以将否定的观点改为肯定的观点以缓和语气。

2.2 在正确地使用词汇方面

2.2.1 运用有积极意义的词语

在商务信函中应尽最大可能选择有积极意义的词语，如：welcome、satisfy、pleased等，这样使合作方会感到发信函的人即体贴又诚恳，特别在有关催款、投诉、索赔等内容的信函中,即便是错不在自己,也要让对方感觉到他们的积极努力得到了肯定与赞扬。

2.2.2 积极使用中性词

通常意义上来说，商务英语信函中提及人称或人的身份时, 应避免那些单指男性或女性的词(如salesman、salesgirl等)。因为当使用单纯指一种性别的词时，至少对另一半的人是不礼貌的。避免使用有性别歧视的词汇就是在写商务信函时应该避免使用第三人称单数或复数的人称代词。

2.2.3 表明你的立场

你的立场就是指写信人不能以自我为中心，而应站在对方立场上，设身处地为对方着想。这体现了一种很实际的换位思考方式，从对方的角度来阐明问题，说明自己的想法。这也从某种程度上体现了一种礼貌原则。你的立场并不是说行文当中运用大量的“Thank you”这一类的词，而是把语言的表达方式进行转化，通过巧妙地更改句式的方式，更多的考虑到对方的感受，使其觉察到写信人在切实的考虑其利益所在。

2.2.4 适当地运用情态动词

由于商务信函往来多数是磋商、 答询， 往往涉及愿望、 允诺、赞许、建议、催促、询问、拒绝、辩解或申诉、质问、谴责等，所以商务英语信函中情态动词应使用的特别频繁。情态动词的恰当使用常常可以使句子的语气更加缓和，使对方容易接受，达到顺畅交流的目的。

2.3 在语气上

商务英语信函写作从语气角度来调整语言，从而带有浓厚的感情色彩，使其更富有成效。在普通的人际交往信函中，其语气可采纳正式也可以是非正式，而在商业信函中，特别是有分歧产生的时候，为了不因为语气太直接而冒犯商业伙伴, 就应该采用一些委婉语气。语气委婉就是为了避免使用带有强迫语气的词语, 使整篇信件的语调和谐悦耳。

2.3.1 常常采用被动语态

在英语商务信函中，因为被动语态不强调动作的发出者，尽管使用主动语态语言表达更为有力，但是被动语态具有较高程度的礼貌性，适当地使用用被动态，能更加清楚地表达意思，避免歧义的产生，因为使用被动语态的句子表达的是温和委婉的态度，所以使贸易请求听起来比较合理。为了表达写信人的考虑周全, 当发生不愉快的事情或传递请求的信息时多使用被动语态。

2.3.2 有时需要使用疑问句

疑问句有时在商务英语信函中会有更好的效果。通过询问对方的意愿来表达一种请求， 比直接采用陈述句或肯定句语气更温和客气，让人容易接受。好像在请求对方帮忙一样，句子听起来更礼貌，更易于接受。从而使语气变得不唐突。以疑问句的形式提出建议，明显体现了礼貌原则，但是实际上是提出一种要求，为了表示对对方的尊重。

2.3.3 转换语气

在恰当的时候转换否定语气为肯定语气，写信人可以通过友好、肯定的语气, 显示对看信人的礼貌, 进而表达自己对对对方的良好愿望，以此为建立业务往来打下良好的基础。有些时候,即使在表达不好的消息的情况下，也最好以肯定的语气来表达，这种写作方式可以在语言上令对方觉得更礼貌,得到充分的尊重，效果更理想。

2.3.4 在选择虚拟语气时

在商务信函写作时，为了使交易双方在平等互利的基础上，达成贸易协定，为了使双方具有更多的磋商余地，在提出建议、希望或请求时，使用虚拟语气使语气更委婉含蓄，使句子更加婉转，以示写信人的礼貌。

2.4 在表达法的选择上

2.4.1 直接表达法

当写信表示的是令人满意和比较中性的意图时，一般采用直接表达法，在句子的开头就直接表达出中性或令人满意的信息，然后作出必要的解释，最后用客气礼貌的语言表示感谢或希望，从而实现商贸意向。

2.4.2 间接表达法

商务信函中，写信人希望发出的是令人失望的消息时，为了减少看信的人的尴尬, 多采用间接表达法，即都使用委婉语表示遗憾。通常把这样的商务英语信函分成五个部分：(1)中立陈述；(2)拒绝执行或接受；(3)缘由；(4)补救方法；(5)客气的结束语。

这种篇章结构使对方在看到中立陈述及可信服的缘由之后,有思想准备接受信中的拒绝内容。信函中“补救方法”和“客气的结束语”可进一步消除不愉快的信息在对方心中产生的不悦情绪。

3 结语

随着经济全球化的发展，我国对外贸易不断地扩大，在国际商务活动中商务英语信函越来越多地被运用。商务英语信函中的礼貌准则已成为国际经济交往的普遍要求，所以从事贸易的双方必须遵循基本的礼貌准则和熟练地掌握、运用这些准则。

[1]羡锡彪.商务英语写作[M].北京:高等教育教育出版社,2002.

[2]常玉田.外贸函电写作[M].北京:中国人民大学出版社,2004.

[3]张秀娟.如何实现商务英语信函中的礼貌原则[J].商场现代化,2007(35).