探析企业管理中的档案信息化建设路径

中国环境管理干部学院 包学栋

唐山科技职业技术学院 张楠

中国环境管理干部学院 曹岚 谷静

1 加强档案信息化管理的重要价值

早在2002年，中央就发出了大力加强企业管理信息化化建设的要求，其宗旨就是使企业信息化建设能够健康发展，并以此提升企业现代化管理水平和市场竞争力。档案信息化建设是企业信息化建设的重要组成部分，档案信息化建设是以现代计算机网络技术为依托，以数字信息为主要形式，充分利用和发掘档案信息资源，经过一系列操作程序最终实现档案管理工作最大化地服务于企业经济效益的目标。

企业档案是企业的真实缩影，它以文字、图表、图片等形式涵盖了生产经营、企业管理、运转决策、人事调动、资金周转、技术档案等全面而详实的企业信息，具体内容包括文书档案、经济管理档案、专利档案、商标档案、人事档案、财会档案等。传统的纸张文档由于长期保存且经常查阅易损坏或遗失，且受温度、空气湿度、虫蚀、火灾等自然条件的限制不易保存，给企业档案的保存、使用带来诸多不便，新时期随着经济的快速发展，企业对于档案的需求也由过去的单一需求转变为对档案、现行文件、图书、情报、情报检索的综合需求，这就给传统的档案管理模式和理论提出了新的挑战，面对错综复杂、海量的市场信息，更好地服务于企业生产、科研、及整个市场运作，实现由传统档案管理模式向现代信息化管理模式转变已成为不可逆转的必然趋势，国家对于档案管理也给予高度重视，为规范档案管理工作，提升档案管理水平与质量，强化档案管理在企业改革与发展中的服务与保障功能，在2002年10月国家档案局、国家经贸委、国家纪委联合出台了《企业档案管理规定》的通知，为企业档案管理提供了法律上的支持与保障。档案信息化建设的最终价值就在于：以科学创新思想、现代的管理理念为指导，运用先进的网络技术、信息手段，将企业的文件档案等综合信息进行整理、开发、归档、保存，并经过技术处理实现数字化、网络化，实现资源共用、共享，使企业档案利用率最大化，为企业的可持续发展提供有力保障。

2 企业管理中档案信息化管理现状

企业档案管理发展至今仍落后于社会主义市场经济发展的步伐，纵观我国大型企业与中小企业在档案信息化管理方面有很大差距，横向来看我国企业档案信息化建设步伐与外国企业、外商企业、中外合作企业又存在一定差距。我国企业信息化建设步伐发展迟缓存在诸多因素。诸如由于政府企业领导认识不到位，导致管理水平不均、管理粗放，人员素质差，业务水平低，没有专业的管理机构，致使档案管理混乱，档案的安全性差保密系数低。

2.1 档案信息化建设发展步伐缓慢

档案信息化建设发展步伐缓慢，尤其是中小企业和民营企业。改革开放20多年，虽然中小企业取得了长足发展，为国民经济做出了巨大贡献，但在档案管理尤其档案信息建设方面与国有大中型企业存在较大差距。企业领导民营企业老板往往由于认识不到位，在很大程度上制约了档案信息化建设的进程，在档案管理上仍以传统的管理模式为主，在一定程度上制约了中小企业的发展。传统的档案管理在人力、物力、财力、时间等方面造成了不同程度的浪费，企业档案的信息化建设需要投入较大的资金、配备引进档案管理所需的软硬件技术，急需组建一支综合素质高专业性强的档案人才队伍。

2.2 档案信息化水平低且管理粗放

“一人一机一室”式档案管理模式在企业档案管理中并不少见，仍以传统的文档管理为主，不能满足档案的查找与应用，文档内容只是简单的在计算机中存录，在档案的存录前没有很好地甄别，库存中没有清毒防护，逾期文档不能及时处理。粗放的管理使档案管理工作效率低下，信息资源在某种意义上讲一种浪费。档案管理用的计算机功能单一，见限于档案目录和文档的打印储存，在人才、资金、时间和物力上造成浪费。

2.3 档案管理人员安全及保密意识淡薄

计算机网络技术的普及与应用给档案管理带来了前所未有的便利与快捷的同时，档案管理中存在漏洞与不足，使档案的安全与涉密问题普遍存在。档案信息中有很多是企业的涉密内容，包括一些关键性的数据、企业产品专利、商标档案及其他的商业机密。增强档案信息管理人员的档案保密意识，加强计算机信息系统的安全设置与防护，是企业档案管理的基本准则。

2.4 档案管理人员素质亟待提高

企业档案管理正处于有传统档案到现代信息化管理的过度时期，企业档案管理人员需要的是具备高素质的复合型人才。而现有的档案人员大部分技术水平偏低，单纯熟悉计算机操作已远远不能满足现代档案信息化的处理要求，即使企业拥有现代化的信息处理设备也不能充分发挥其功效，造成资金设备上的浪费。所以加强企业档案管理人员的技术培训，不断提升其专业技能与素养，并对信息化专业人才加强储备是企业信息化建设的重要保障。

3 现代企业档案信息化建设路径

(1)领导参与建立健全企业档案管理机构，档案信息化是一个长期系统复杂的工程，需要企业领导参与协调，建立一个强有力的组织机构，包括前期的筹备工作，软硬件的安装调试、技术人才的引进与培训、系统的维护等进行全面考虑，人员、资金、技术到软硬件的引进开发都需要进行可行性研究，进而落实资金到位，人员合理引进、配备，保证下一步工作的顺利实施。

(2)加强对档案管理人员的技术培训，为保证档案在信息收集、整理、校对、存档及使用工程中的准确、真实、完整。不仅需要档案管理人员具备过硬的计算机、网络应用技术，同时对企业本身生产流程、安全生产、环保技术、市场营销、售后服务、党政方针、国家的法律法规与企业相关的方方面面都要有所了解，准确把握社会经济发展的脉搏，及时收集准确判断市场信息，为企业领导决策提供有价值的资料信息，真正发挥档案信息的导航功能。同时提升自身思想政治水平尤其是职业道德的修养，以保证使用机密档案的安全性。

(3)做好基础管理工作逐步推进信息化管理进程。由传统的纸质文档、图片、胶卷向现代信息化管理过渡需要一个过程。档案管理的目的都是为企业生产、经营提供服务的，企业档案部门要对企业文件材料的形成、积累、整理和归纳进行指导、监督、检查，并积极与其他部门或单位予以协调，在档案信息转换、传输、储存过程保证其真实性、准确性、完整性，尤其在电子文件归档和管理过程中，需要注意做好著录和标引工作，按照国家规定的数据标准，统一著录项目，统一检索语言，规范制作数据，规范检索标识，以保证档案数据检索的准确与完整，对于过渡时期的传统文档不能及时处理的不能随便堆放，必须进行整理、分类、编号，原有的纸质文档、照片、胶卷等注意妥善保存，防止损坏丢失。

(4)注意档案信息化软件的应用开发，加快档案信息资源数据库建设。企业档案管理以前沿的应用软件为技术依托以网站作为基础平台，实现电子文件全文数据化，在网站上进行实时管理与应用，使档案信息资源数字化、数据库化，信息服务网络化、信息管理自动化、信息建设法制化，使企业档案信息化建设始终在健康、有序的轨道上向前发展，为企业可持续发展提供有力保障。

(5)加强企业档案的网络安全性与文档保密性，保证档案信息化建设的顺利实施与健康发展。档案信息化的发展给企业档案工作带来了极大便利与快捷的同时，档案信息的安全性与保密性因其涉及企业的生存、发展与企业安危，也必须予以高度重视。随着档案信息建设步伐的推进，应进一步强化对档案办公用的计算机及其他信息设备的使用与管理，涉密档案的电子设备、自动化办公系统必须满足保密要求，涉密计算机信息系统与互联网采取物理隔离，用于处理企业涉密信息的计算机严禁上互联网，更不允许通过互联网传递企业的涉密信息，为保证档案管理人员为个人私利透露商业机密，在对档案管理人员进行档案安全性教育与职业道德培训的同时，主管部门必须通过严格的奖惩制度给予约束。

(6)为了进一步推动企业档案信息化建设，尤其是发展缓慢的中小型企业，地方政府可以给予资金、技术、政策等方面的扶持和保障，进一步加快中小企业档案信息化建设进程，政府给企业以政策上的倾斜与保障，从长远来看受益的不仅是企业本身，企业的发展壮大可以推动地方经济的发展，缓解地方政府的就业压力，增加地方政府的财政收入。

总之，企业档案信息化建设是企业信息化建设的重要组成部分，是档案管理工作中前所未有的一场技术革新，是知识经济时代的必然产物，档案信息化在企业管理中的应用与发展必将推动企业信息化管理的进程，更好地服务于企业的生产、经营及其他各项管理工作，在企业可持续发展过程中发挥不可替代的重要作用.

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