浅谈机械工程资料的管理

2012-08-15李越

镇江高专学报 2012年4期

李越

(镇江中船日立造船机械有限公司质检科，江苏镇江 212011)

一项机械工程是由无数个施工过程、施工阶段组成的。施工过程虽然只是产品制作过程中很小的一个步骤，但却非常重要。只有确保每个施工过程的质量得到有效控制，才能最终保证产品的质量，才能得到用户的认可，提高用户的满意度。在施工过程中，有效的控制方法之一就是确保每个施工细节都有记录，无论是工艺问题，还是质量问题，都有详细记载，有资料可查［1］。这些详细、严谨的资料是一项优质工程质量验收、评价的重要依据，然而，在机械工程实际操作过程中，人们的注意力大多集中在工程价格、技术要求、验收标准等环节上，往往忽视全过程中有关资料的管理。

1 明确工程资料质量控制的必要性

一项工程从计划到制作，到完工交验，要经过图纸审查、工艺制定、价格商定、技术协议、验收报告签订等多个环节。这些环节工序多，时间长，影响大，涉及多个部门和单位，形成了庞大的制作过程工作体系［1］，并且具有如下特点:

1)制作过程各异，产品涉及面较广，生产制作周期不同，原材料种类繁多，工种类别多，涉及设备机床精度大不相同等。

2)整个工程项目始终贯穿图纸审核、制定技术要求和工艺规范、制作范围、生产管理、质量验收以及售后服务或质量跟踪等。

3)各施工单位技术水平不一样，在制作过程中会出现各种各样的问题。在施工过程中，因为工人的工种不同，必须进行交叉作业、流水施工，工序间交接频繁，需要对这些过程进行检查监督，检查项目繁多。

4)在制作过程中，由于人员变动、设备和制作手段改变等因素往往会临时修改工艺过程，而这一过程有时需要质检人员在现场发现问题，提出方案，同时经质检部门检查确认。

5)由于施工形式不同，产品完成后的最终交验不仅仅是现场检查，完工资料的准备、审核、存档也是一项非常重要的工作。大多数情况下，细致的完工检查都是由制作单位自己完成的，外检人员主要是查看自检资料，有疑问时才会亲临现场，并亲自动手进行复检。

鉴于机械工程的上述特点，如果不认真监控工程资料的编制质量，记录不恰当、不及时、不准确的现象随时都有可能出现，进而影响整个工程质量。工程资料质量监管主要是为了保证完工资料的完整、准确、系统、齐全，真实而有效地记录、反映施工和完工验收的整个过程。工程资料要规范、标准、符合归档要求［1－8］，做到原始资料和实物相一致，技术数据真实可靠，签字手续完备齐全。

在激烈的市场竞争中，优质产品代表了制造企业的实力，反映制作业绩、质量评价、资质信誉的有效凭证则可以有效提高制造企业的“接单”率。制造一流产品，编制一流的完工验收文件都是评价优质工程的必要条件。如镇江中船日立造船机械有限公司是为造船厂主机厂生产制作零部件的企业，产品首先要经过主机厂的验收，然后是专利单位(主机厂的技术是引进德国MAN B＆W公司的)、船级社，甚至还有船东直接参与产品的验收。上述的所有验收“关口”都必须查阅大量的完工资料。作为制作过程真实记录的完工文件是工艺过程在产品质量上的反映。完工资料的质量直接影响到验收人员对产品的第一印象，在某种情况下会直接影响验收结果。因此，加强工程资料的管理，编制高质量的完工文件对制作企业有着重要的意义和作用，如提高技术能力、优化管理制度、创新管理水平、承揽工程项目等［9］。

2 工程资料管理制度化

监督管理工程资料的质量，首先要建立切实可行的规章制度;其次要有科学、规范的管理方法;再次要强化工程施工关键环节;最后要加强管理，做好原始记录工作。工程资料管理制度化主要包括以下方面:

1)编制工作计划，制定工程完工文件，依据施工进度适时具体规划资料，关注各质量节点。

2)实行技术负责人负责制，建立健全施工资料管理岗位责任制。由专人负责完工资料的形成、积累、整理、移交、归档工作。

3)强化资料管理的意识和学习制度，定期学习完工资料编制质量标准、规范。

4)定期检查工程资料，特别要注意检查资料收集的准确性。

5)结合资料管理与施工企业贯彻标准制定有效措施，控制文件质量。

6)在施工组织设计中，明确并细化说明完工资料的编制责任、内容、深度、要求，并将施工的最终结果信息反馈给工艺人员，以便今后加以改善［1］。

3 有效监控工程资料管理过程

机械工程完工资料主要包括综合管理文件、工程验收资料、质量保证资料、完工尺寸记录表等内容。记录者是制作单位，主要承担完工资料的建立、积累、整理任务。记录不允许存在虚假内容，更不允许出现差错。制作单位的首要工作就是做好工程资料的原始记录和管理［1－4］。

3.1 做好原始记录，确保资料准确、规范

3.1.1 做好准备工作

首先，了解工程资料形成的流程，需要经过的部门、负责人以及资料填写的注意事项等。其次，认真收集、整理整个工程项目的图纸、图集、施工方法、新工艺、施工方案等。如镇江中船日立造船机械有限公司在填写资料时非常慎重，注意符合船市要求。尤其对需要经过外籍船东验收的产品，还需要配有正确的外文验收说明及相关资料。内容以能够说明产品的质量状况为准，简洁明了，不能“画蛇添足”。有时外文验收资料不精确也会给产品的交验带来不小的麻烦。

3.1.2 验收程序有资料核查

验收程序要求有资料核查。制作企业必须严格执行这一规定，认真把握好每一个需要记录和归档的环节，做到资料完整、齐全、系统，以对工程的施工和管理过程做出全面反映。在工作实践中，要及时跟进工程进度，如有变动及时变更记录，避免出现各种遗漏，如现场检查、签收资料不齐全，缺少工程质量变更记录等。在工程人员发生变动时，一定要做好移交手续，避免因手续不全而造成资料遗失［1］。

近些年，随着国内机械行业的大力发展，许多工厂、工种都采用了数控加工工艺。有人认为，数控加工是由编程来保证产品质量的，不需要过多的记录。同普通机械加工相比，数控加工多用于轮廓形状特别复杂或难于控制尺寸、精度要求高的产品，编程资料、首检资料、完成品验收资料等也是产品等级的“身份证”，是必不可少的［9］。3.1.3 确保原始记录精确

记录必须真实地反映施工实际。记录不准确将会影响整个施工质量。例如，制造过程中如果发生了工艺变更但没有执行变更手续，还按原工艺施工，隐蔽工程验收记录或内容不准确等，必将造成工程质量与实际施工情况不符。

比如，对于造船机械制造公司来说，在交船检时，除了常规的工程资料外，客户常常会要求提供一些材质报告、热处理报告、机械性能报告、化学分析报告等，所有这些报告要求内容真实可靠。一旦船检人员对所提供数据资料有疑问，很有可能无法通过验收。此外，很多工程数据是有可靠使用范围的，一定要确保可靠使用前提下数据的真实性。

3.1.4 确保原始记录的时效性

工程技术人员在施工过程中要遵循资料与工程施工同步的原则，做到及时记录，及时归档。资料管理者要及时深入施工现场，对施工进度与工程资料的衔接情况了如指掌，确保工程资料的时效性。一旦施工过程出现新问题、新情况和新信息，要反应迅速，及时记录归档［1］。

3.2 自检记录，确保资料完备、科学

按照行政主管部门制定的规范完成施工记录之后，制作企业的质量管理部门一定要进行自检，检查施工过程资料的内容、深度是否符合国家有关施工标准、工艺等方面的技术规范和规程，是否符合国际惯例。

施工过程中，产品的每个部件、零件都有工艺过程卡，重要或关键产品还有专门的质量信息跟踪卡。与质量信息有关的资料还有:

1)不合格品报告书。由于检查员无法判断产品处置方法，则开出此报告，由技术科评审后交由总工程师批准实施，一般处置包括让步接受、修正后接受、报废重作等。

2)不合格品整改通知书。检查员能够自主判断处置方法，则开出此报告，要求作业者按报告内容执行，检查员检查台帐(检查员的工作记录)。

在这些原始资料中记录有大量的生产过程质量信息，有些是符合工艺规范和图纸要求的，有些则超出了规范或标准范畴，需要进行修正后才能使用。在这个过程中，检查资料的管理非常重要，可以使这些过程有所追溯。所有的资料内容要完备，手续要齐全，以形成有效的质量资料，避免原始记录脱节、错漏的现象发生。

4 规范工程资料的档案管理

施工单位应设立专人负责工程资料的档案管理。首先，依据行业标准对记录好的工程资料和其它技术管理资料进行整理和归类。其次，按照档案管理机构对档案的具体要求进行立卷归档，形成工程档案。最后，将工程档案移交质检部门进行审核验收。通过审核的资料才能向客户交验，通过最终的验收。通过验收的机械工程资料还要限定保存时间，一般与产品交付后的质保期有关，时间以比质保期长为原则，以便充分发挥其凭证作用，确保在质保期内资料可查询、可追溯。