声像档案管理浅议

浙江 商亚军

声像档案是指国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片（包括底片、反转片）、影片（正负片）唱片、录音带、录像带等不同材料为载体，以声像为主，并辅以文字说明的历史记录。声像档案是其他载体档案的必要补充。它的产生和存在并不是孤立的。它与纸质载体档案往往有着密切的联系，它们相互依存、相互补充，是对历史的相互印证，它是全宗档案的重要组成部分。

随着现代科学技术的进步,记录信息的载体正向高科技、多媒体的趋势发展。在我们司法行政系统的各类活动中形成了大量的声像档案。收集好、整理好、保护好、利用好这些生动、形象的特殊载体档案，是档案工作的一项重要内容。为此，我们就本系统136个立档单位的声像档案管理情况进行了调查。调查发现，声像档案存在着归档不够齐全、保管条件不够理想、管理不够到位等问题。这些问题直接影响了本系统档案的完整和声像档案的保管及利用。本系统声像档案管理严重滞后于档案工作的整体发展水平。加强声像档案管理工作刻不容缓。

一、声像档案管理中存在的问题

（一）摄录人员对档案的认识不够

从调查情况看，摄录人员普遍存在着两种认识上的误区。一是不知道声像档案是全宗档案的组成部分。他们一直以为只有红头文件才是档案，而在公务活动中形成的照片、录音、录像带等，认为拍完、录完就完成任务了，不需要归档保存；二是以为谁拍的照片就归谁，单位用过就是自己的作品，如何处理这些声像资料属于个人行为。由于缺乏全局观念，档案意识不强，以个人或部门工作方便为由，致使部分珍贵的声像档案长期保存在个人或部门内部，当档案室去收集时，往往不愿移交档案室统一保存。而随着机构调整、人员变动，就会造成声像档案的失控或流失，致使单位档案不齐全完整，严重影响了声像档案的长久保护和开发利用。

（二）声像档案管理混乱

1.管理制度不健全或落实不到位，声像档案不能集中统一管理

调查的136个单位，制定了声像档案管理制度的占72%，仍有28%单位声像档案处于无章可循的自由状态。有的单位虽有管理制度但落实不到位，缺乏保障措施。调查中声像档案主要有3种管理形式：一是档案室集中统一管理，随时形成随时移交，仅占5%；二是各部门一年移交档案室一次，占47%；三是由部门或个人保管，占48%。由此可见将近一半单位声像档案没有集中统一管理。

2.档案意识不强，声像档案难以及时完整归档

调查发现，有近58%的单位有积存照片没归档，且多数照片、电子件已分家，文字说明更难说清。本来是很珍贵的照片，却由于没有及时归档而失去了其应有的保存价值和利用价值。录音、录像带的归档情况更不理想，大量原始录音（像）没能保存下来。

3.保管条件差，声像档案难以长久保存

声像档案是由感光材料和磁性材料构成的，它与纸质载体材料所要求的保管条件有很大的区别，保管上要求更严格。调查发现，只有20%单位配备了声像档案专柜，其余各单位都将声像档案存放在文书柜内与其它档案混存，不具备恒湿、恒温、防磁等保存要求。致使一些照片变黄褪色，底片粘连变质，磁带受损等，不利于声像档案的长久保存和利用。

4.重大活动声像档案流失严重

重大活动中会形成许多有价值的声像档案。部分在报刊上刊登或印成图书、画册对外发行，但在档案室却找不齐这些原始档案。产生这个现象的原因有：一是多个单位同时参与的大型活动，档案管理不集中统一。各部门领导及相关工作人员都是临时抽调的，各自负责一块工作，相应形成的档案材料缺乏协调、统一、集中，活动结束后，档案材料也各归东西，声像档案流失在所难免；二是从筹备到结束没有归档要求和相应的控制措施以及贯穿始终的档案管理、服务工作，也造成声像档案流失。

二、加强声像档案管理工作的对策

（一）加强宣传，提高意识

搞好档案工作不仅是档案员的事，更是单位全体人员的事，领导的重视是做好档案工作的重要保证。一要加强档案的宣传力度，从而提高全员、特别是单位领导及有关人员的档案意识，营造出一种良好的档案工作氛围；二要抓住机遇，服务单位中心工作。档案部门要善于抓住机遇，结合单位中心工作，通过室藏档案以及生动的利用实例，发挥档案自身的宣传教育作用。

（二）制定办法，落实制度

要改善声像档案管理不到位的现状，制定一个切合实际的管理办法来规范此项工作很必要。我厅制定了《司法行政系统声像档案的管理制度》及《加强重大活动档案的收集工作的通知》等；强化规范管理，对单位各类活动，特别是在重大活动中产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理，制定一套严格的制度，防止分散流失，杜绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅、利用作出明确规定，在此基础上要狠抓落实，确保声像档案归档质量。

（三）加强监督，分类指导

针对声像档案管理现状，省厅档案部门联合省档案局加大对声像档案的监督指导力度，并把其作为档案目标管理、年度执法检查的重点内容。同时，针对不同情况，采取不同方式分类指导，力争整体水平的提高。对人员、设备、档案管理都比较规范的单位，要巩固提高，在开发利用上下功夫；对有设备、有专业摄录人员，而档案管理没跟上的单位，在依法管理、建章立制上加强指导和监督，促其逐步规范管理；对问题较多、基础薄弱的单位，要限期建档，加大指导监督力度，不留死角。注重业务培训，全面加强对摄录人员、档案人员的有关专业知识和技能的培训，为形成好、保管好声像档案奠定良好的基础。

（四）结合实际，妥善保管

声像档案保管条件的好坏与其“寿命”长短有着密切的联系。所以要加强声像档案的科学保护和管理。增强声像材料的耐久性，延长其“寿命”。而目前声像档案保存条件普遍不能达到要求，短时间内都配齐专柜或设专室又不现实。结合实际，创造条件，力求妥善保管是当务之急。首先，声像档案要独立成卷，使用声像柜或密闭铁柜单独存放；其次要严格控制库房温湿度，远离光线、磁场等；录音带、录像带采取定期倒带检查等保护措施，尽量延长声像档案的寿命。再次，永久、长期保存的声像档案每年及时向省档案局登记备份并定期向省档案馆移交。

总之，在信息技术时代，声像档案会越来越多，如不重视和解决声像档案管理上面临的问题，势必严重影响司法行政系统档案工作的开展。因此，各单位要把声像档案作为档案工作的一件大事来抓，尽量避免和减少声像档案的流失，以保证档案的齐全和完整。