试探控制点在医院风险管理流程中的建立与应用

2012-08-15冯石金

中国卫生产业 2012年15期

刘粤冯石金

深圳市福田区卫生系统财务管理中心，广东深圳 518048

随着信息现代化及市场经济的迅速发展，医疗卫生改革的步伐也正在不断加快，各医疗卫生机构对内部控制制度的建立也给予了相当的重视。然而，部分医疗卫生机构建立了内部控制制度后，管理风险依然存在，由于内部控制制度的不完善而引发的经济问题，甚至经济案件仍时有发生。这主要是由于这些医疗卫生机构在建立内部控制制度时缺乏风险管理意识，对管理中各项内部控制的关键环节缺乏认识和把握。因此，在建立内部控制制度时理解和建立有效的风险控制点显得尤为重要。

下面，以医院的预算编制和预算执行中的医疗业务收入管理、费用报销管理及药品与库存物资采购管理为例，尝试探讨控制点在医院风险管理流程中的建立与应用。

1 预算编制

预算编制的主要风险因素

①医疗业务部门不负责任或者不了解自身业务的未来发展，导致编报的基础预算数不符合实际情况；②财务部门提供的数据及分析不准确或者不具有参考价值，影响决策判断；③预算决策者对未来发展方向不明确，对预算的轻重缺乏把握，导致预算决策失误；⑤实际情况超出市场预期。

2 预算编制风险控制点的建立及相应职责

2.1 医疗业务部门负责人

职责：建立“谁用款，谁计划”的责任理念，通过专业渠道了解未来的市场动向，协调财务部门获取相关的历史数据，向财务部门的预算汇总人员提供部门预算数及依据。

2.2 财务部门预算负责人

职责：及时向预算部门提供准确的财务历史数据，向预算决策者提供各预算部门的预算汇总及分析。

2.3 预算决策者

职责：明确单位的未来发展方向，根据未来的资金流量，把握各部门预算的轻重缓急，决策预算的取舍。

2.4 预算管理小组

职责：通过预算执行过程中的预算调整来降低预算误差导致的医院管理风险。

3 预算执行

3.1 预算收入的执行

3.1.1 医疗业务收入管理

1.1 医疗业务收入管理的主要风险因素 ①医疗业务部门对收入预算估计不足，执行不力。②医务人员未能按照相关规定填写处方或者医嘱，提供服务或者药品时未核对收费信息。③信息管理部门没有按照经审批的计价方案正确并及时的导入收费系统。④收费人员没有按照处方信息正确填开及使用统一规定的收费收据，并形成收费记录及票据使用情况登记。⑤财务部门没有合理组织收费，审核收费情况，并及时存入指定银行帐户。没有及时组织编制预算收入完成情况表，并及时提示医疗业务主管及汇报单位负责人。⑥医疗业务主管没有及时掌握预算收入完成情况，督促业务部门负责人积极完成预算收入任务，并根据实际变化情况建议决策层是否调整预算。

3.1.2 医疗业务收入管理风险控制点的建立及相应职责 ①医疗业务部门负责人。职责：随时把握市场动向，督促部门人员积极完成预算收入任务，并形成相关工作记录。若发现由于预算误差或者市场超预期等原因而无法完成预算任务时，应当及时向医疗业务主管提出预算调整要求。②医务人员。职责：按照相关规定填写处方或者医嘱，提供服务或者药品时核对收费信息。③信息管理负责人。职责：按照经审批的计价方案正确并及时导入收费系统。④收费人员。职责：按照处方信息正确收费、填开统一规定的收费收据，并形成收费、票据使用及缴款情况的记录。⑤出纳。职责：及时向收费人员收缴当天的各项收入，并及时将收缴的医疗收入存入指定的银行帐户，登记日记账。⑥财务部门收费管理人员。职责：合理组织各时点收费人员的排班，及时向收费人员发放及核销统一规定的收费收据，及时审核收费人员每天的收费、缴款及票据使用情况的记录。⑦财务部门负责人。职责：组织收费人员技能培训，不定期审核各收费环节的工作情况，并提出完善建议及落实措施。及时编制预算收入完成情况表，并及时提示医疗业务主管及汇报单位负责人。⑧医疗业务主管。职责：及时掌握预算收入完成情况，督促医疗业务部门负责人积极完成预算收入任务，并根据实际变化情况建议决策层是否调整预算。

3.2 预算支出的执行

3.2.1 费用报销管理 ①费用报销管理的主要风险因素；②业务部门，对需要办理的业务可能形成的各类费用未提前请示；未对经办人形成的相关费用按照市场及客观规律进行审核。③财务部门，对相关的费用请示没有提出预算执行的意见；没有核对审批程序是否完成；没有审核发票真实性；报销金额是否与请示相符。④单位负责人，没有按照预算要求审批费用请示及报销单据。

※对此，费用报销管理应当建立费用申请流程及费用支付流程。

3.2.2 费用申请流程风险控制点的建立及相应职责 ①业务人员。职责：对需要办理的业务可能形成的各类费用提出费用申请。②业务部门负责人。职责：对业务人员提出的费用申请提出专业要求并进行市场价格的审核。③财务部门预算执行负责人。职责：对申请的费用是否符合预算要求进行审核。④业务主管领导。职责：根据单位的业务发展方向，对预算内的费用申请进行审批，对预算外的费用申请是否需要调整预算提出意见。

3.1.3 费用支付流程风险控制点的建立及相应职责 ①业务经办人员。职责：按照费用申请的审批要求合法合规地执行业务用款，并获取合法的报销票据。②业务部门负责人。职责：对业务人员报销的业务费用按照专业要求及市场价格进行审核。③财务部门费用报销审核会计。职责：审核之前的流程是否完成，审核执行结果是否与费用申请相符，审核报销票据的合法性及附件的完整性，审核报销单据是否填写正确、完整。④单位负责人。职责：根据费用申请情况、业务执行情况及审核情况，审批费用报销单。⑤财务部门付款会计。职责：审核之前的流程是否完成，审核报销单据填写的内容是否与附件一致，审核报销业务是否与本单位存在债务关系，根据审核情况及时记账，生成付款凭证。⑥出纳。职责：按照货币资金的管理规定，核对付款凭证、报销凭证及附件的付款信息，对相关人员或者单位进行付款。

4 药品及库存物资采购管理

4.1 药品及库存物资采购管理的主要风险因素

①医疗业务部门，未按照部门的业务需要提出药品及库存物资采购申请。②药品及库存物资的管理部门，没有建立药品及库存物资的安全库存量与储备定额管理，没有审核业务部门的药品及库存物资采购申请，并提出专业意见。定备③医疗业务主管，没有根据实际业务需要及业务发展方向审批药品及库存物资采购申请。④药品及库存物资的采购部门，没有按照政府采购和药品集中招标采购的相关规定进行采购，并形成采购合同。⑤药品及库存物资的管理部门，未对供货商提供的药品及库存物资进行审核验收入库。⑥财务部门，对申请、审批、验收入库手续不完整的药品及库存物资采购付款。