医院档案管理标准化

付善锋

现代信息技术快捷、高效、准确、便利的优势，深刻地影响着新时期档案管理工作，它不仅给档案管理工作带来了机遇，也使传统的档案工作面临着前所未有的严峻挑战。因此，必须加快医院档案管理的标准化建设，使医院档案信息资源发挥最大的效益。档案管理标准化，对于规范和健全档案管理工作具有重要的历史意义和现实意义。

1 医院档案管理标准化的内容

医院档案管理标准化是医院医疗、教学、科研管理标准化的有机组成部分，是整个档案工作标准化的一个子系统。它应包括档案管理标准和工作标准两部分。

管理标准是指以特定的程序和形式颁布的统一规定和规范。包括各类文件材料的归档范围、归档要求及保管期限、案卷质量标准、档案鉴定标准、档案复制件缩微品质量标准、计算机辅助管理标准等[1]。因此，标准在一定条件下和一定时期内保持了相对的统一和稳定。

工作标准主要包括医院档案室以及各职能部门和各类工作人员的标准，同时，还应包括各部门工作标准中的档案内容要求、档案工作程序标准、档案工作网络建设要求等[2]。

随着医院档案工作的发展，经验的积累，标准也在不断地修改、完善和提高，这就是档案工作的发展趋势。实践证明，档案标准化管理才能使档案工作步入了一个标准化、规范化的轨道，将档案事业引入了社会进步和发展的轨道，进一步促进医院档案的科学管理。

2 医院档案标准化建设中存在的问题

医院在发展，医院管理已基本实现了网络化，这就要求有高效、及时、方便的现代化档案管理与之适应，作为医院，应更新观念，加大人力、物力、财力的投入，将档案的现代化管理纳入医院的发展战略。目前医院档案标准化建设中存在的问题如下。

2.1 标准化建设水平偏低，数据库建设滞后 由于我国医院档案标准化建设起步较晚，技术水平偏低，制度建设不够完善，人们的思想观念滞后，目前，研制出的不少档案系统应用软件功能单一，标准化水平低，数据不完整，致使大多数档案馆无主题标引，共享性差。尽管近些年一些医院档案室大都建成了规模大小不等的档案数据库，但缺乏整体性，数据库大都自建自用，规模小，标准化程度低，类型单一，数据无规范化控制，社会服务水平较差。而且大多是条目数据库，缺少全文数据库和多媒体数据库，无法满足用户的多种需求。许多医院档案室虽然联网，但只能访问其主页，无法实现实质性的资源共享。这就需要管理部门和档案工作者齐心协力，共同研究，尽快制定出统一的发展规划和标准，使各馆(室)的发展有一个统一的方向，减少发展的盲目性。

2.2 缺乏统一的网络化协调机构 目前，由于受医院管理体制和运行机制的影响，各医院档案管理工作形成了条块分割、自成系统、各自为政的局面。尽管许多医院档案部门已意识到资源共享的重要性与必要性，但还是比较缺乏馆际之间合作的具体行动。国家还没有一个统一的组织机构来规划协调，使各医院档案馆网络化建设工作达成合作，进而达到互助、互利、互惠、资源共享。

2.3 经费投入不足 由于对档案管理施行标准化的认识不足等原因，目前投入经费不足是制约我国医院档案管理标准化建设的一大障碍。在档案标准化建设过程中，需要大量的资金，配备所需设备及设备维护，没有充足的资金投入是无法实现的。

2.4 档案管理队伍人员素质较低，结构不合理 在档案标准化建设中，必须有既懂计算机技术、通讯技术、网络技术，又精通档案业务的复合型高水平的专业人才。目前，医院档案人员队伍整体素质仍普遍较低，又缺乏学术研究、史料研究的能力，不适应高速发展的计算机工作环境，不适应档案网络化建设和医院档案事业发展的需要。

3 加快医院档案管理标准化建设的几点建议

3.1 面向未来，更新观念，抓好档案管理标准化 档案管理标准化是档案管理现代化的技术保障和重要前提，但要实现它也不是一蹴而就的，因此，要树立标准化建设的观念和信心，把眼光瞄向未来，充分认识到没有标准化，就没有现代化。在当前和今后一段时期，加强标准化建设是档案管理现代化的核心内容，这是一项十分艰巨和细致的工作。

3.2 加快档案信息化建设 随着医院的快速发展和医院规模的不断扩大，医教研工作管理中形成的归档材料愈加丰富，档案管理模式正转向以档案实体数字化信息的形式向社会提供服务为中心，目标在于实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化以及档案信息高度共享[3]。而数字化、网络化建设，是实现这一目标的关键。医院档案工作应抓住历史机遇，加快档案信息化建设的进程，使之更好地为医院改革和可持续发展提供服务。

3.3 促进档案信息利用的社会化 医院档案管理部门应当在保证整体利益不受损害的前提下，更大范围地向社会各方面提供档案信息服务。广大医院档案工作者既要强化服务意识，打破只为医院内部党政管理、医疗、教学、科研服务的思维定式，还要注意提高服务水平和服务效果。

3.4 加强档案管理现代化软硬件基础设施 目前，医院自身对档案管理部门的有限投入已成为医院档案管理现代化建设的瓶颈。建设软硬件基础设施是医院档案现代化建设的基础。因此，加大经济投入，加强基础设施建设，是保证医院档案管理现代化建设得以进行的先决条件。在硬件方面，医院应给予财力上的支持；在网络和软件方面，医院档案部门应发挥档案网、医院网的平台作用，吸引和运用院内计算机、信息等学科的技术、人才力量，以高性能软硬件基础设施为档案管理系统提供保障。

3.5 优化医院档案管理队伍 档案工作人员整体素质如何关系到医院档案信息的整理、利用和开发，关系到医院档案工作标准化、规范化、现代化的进程。要优化档案管理队伍，一方面充分发挥医院设施齐全、科研水平高等优势，培养高层次档案信息化管理人才。另一方面通过继续教育的形式，普及信息化管理知识。通过专题培训和实际操作，提高现有档案管理工作者的工作水平。要不断补充青年档案管理人员来充实队伍，从而使档案管理队伍的年龄结构优化。

总之，在我国医院规模日益强大的今天，加强医院档案管理的标准化、规范化和现代化建设，是档案事业适应时代和社会发展的必然选择，也是提高档案信息开发与服务水平的必由之路。因此，各医院要积极创造条件，加快标准化建设步伐，另外，除了医院自身的重视和努力外，还需要国家档案主管部门的宏观调控和大力支持，使医院档案标准化建设尽快上一个新台阶，以适应现代化前进的步伐。

[1]乌庆正.搞好档案资源建设之浅见[J].山东档案，2010，13(3)：22.

[2]谷风静.要关注档案信息化建设[J].兰台世界，2009，15(11)：26.

[3]王庆丽.数字化档案管理之我见[J].中国教育，2010，28(3)：48.