浅析高职院校行政秘书工作现状和存在的问题

许建功

（广东科学技术职业学院党办 广东 珠海 519090）

高职院校是注重培养实用型、技术性和技能型人才的地方，高职院校行政秘书是从事办公室程序性工作，协助领导处理政务以及日常事务， 并为决策以及实施提高服务的人员，因而工作多而广，杂而锁。

1 行政秘书的工作职责

1.1 日常行政工作

做好与学校各部门的日常联系；负责传文、印文、发文、信件和报刊杂志等工作；负责办公用品、仪器设备等购置、保管和发放。

1.2 公文办理工作

起草学校对内、对外文稿（如各种通知、请示、报告、会议纪要、信函等）；及时处理上级文件的签收、传递、催办、督办；做好文件的回收、清退、销毁工作；做好文秘档案收集管理及保密工作。

1.3 会务工作

协助领导做好会议安排的编制工作， 包括准备相关材料、发通知、会场会务等；做好公务接待、来人来访、综合协调等工作，包括食宿、交通等具体安排。

1.4 财务报账工作

承担本部门各项办公用品、教师培训、会务接待、集体活动等费用的支出报账工作。

1.5 人力资源工作

负责各类津贴、 工会福利等待遇的登记造册、 报批、领取、分发等手续；制假期值班安排、考勤考核、加班统计工作、职称评定等；协助编制行政组织架构，如岗位设置、人才招聘、员工培训等。

2 行政秘书在行政管理中的作用

2.1 协调作用

行政秘书的协调是领导工作的补充和延伸，是辅助领导化解矛盾、理顺关系、提高工作效率、保持最优化的过程。 高职院校行政秘书处在校级行政管理部门、二级院系、教师、学生的信息交汇点，也是各种行政矛盾最集中的地方，所以行政秘书必须具备八面玲珑的协调能力，善于分析和处理各种错综复杂的关系，形成和谐有序的工作氛围。

2.2 参谋作用

行政秘书是连接学校领导和各部门的桥梁，他们熟悉与教师教学、学生管理、科研工作相关的各项政策和要求，熟悉教学资源的实际配置情况，熟悉教学行政人员的秉性和各行政管理部门的工作环节，要积极收集整理教学管理工作中出现的问题，为领导修改和重新决策提供依据。

2.3 桥梁和纽带作用

行政秘书是高职院校行政管理的中心和枢纽，是学校承上启下、沟通上下、联系左右、协调内外的桥梁和纽带，也是各部门的信息的集聚地，成为下情上传和上情下达的信息中心。 这就要求高职院校行政秘书要善于人际沟通，协调好各方面的工作关系。

3 行政秘书工作存在的问题

3.1 行政秘书工作得不到重视，收入待遇低

在高职院校，行政秘书是为教学科研服务。 很多领导和教师都认为，行政工作没什么难的，不过是跑跑腿，倒倒水，任何人都可以干，不重视甚至看不起行政秘书。近几年来。高校分配制度的改革向教学大量倾斜, 在福利和补贴方面对教师有一个很大比例的倾斜, 而行政秘书的收入却无明显改善,远低于教师的平均水平， 使行政秘书内心的平衡感被打破,并产生失落和迷茫, 以致产生对工作的厌烦的情绪, 从而影响高校内部管理的效率和质量。

3.2 行政秘书职称评定难，外出培训机会少

在专业技术职称评聘上，高职院校行政秘书难于进行职称评定，而且评聘的比例极低。 行政秘书平时大都忙于具体事务, 个人学习进修的时间少, 也少有机会外出参观考察、学习和工作研讨, 缺少接受系统性、 专业性再教育和职业再培训的机会。

3.3 行政秘书职业前景渺茫

行政秘书的培养工作往往不受重视或缺少关爱，缺乏专业知识的培训和交流，缺乏工作的职业规划和指导，对于未来不知何去何从，前景渺茫！ 导致行政秘书大多思想不稳定，态度不积极。 造成整个行政秘书队伍不稳定，流动性大。

3.4 累积性职业伤害带来的健康问题

现代办公设备的应用, 一方面提高了行政效率, 另一方面也给行政秘书带来了累积性职业伤害。 行政秘书长时间保持坐姿、双手频繁敲打键盘,使他们的运动量减少, 改变姿势、缓解疲劳的机会减少, 增加了他们患腰椎疾病和腕管综合症等累积性伤害造成的疾病的几率。

4 高职院校行政秘书工作的建议

4.1 高职院校领导要转变思想观念，给行政秘书更多理解与关爱

高职院校领导应树立“管理也是学问，优秀的行政秘书也是人才”的观念，认识到行政秘书对提升高职院校行政管理的重要性，重视和评价行政秘书的工作业绩，建立合理的评价机制。 重视行政秘书队伍建设，并为行政秘书提供培训与继续教育的机会，提高个人业务能力培养、完善专业知识、发挥协调能力、强化服务意识，使行政秘书在高职院校能发挥出积极的作用。

4.2 适当提升行政秘书的职业地位和待遇

目前，高职院校许多的改革措施都是向教师和科研人员倾斜， 进一步拉大了与行政人员在收入与待遇方面的差距，在极大程度上影响了行政秘书对秘书工作的热爱, 动摇了他们长期从事秘书工作的决心和信心, 诱发了他们对工作的倦怠情绪。 因此，高职院校应对现行的分配制度进行适度调整，建立完善合理的薪酬体系与激励机制，将收入与奖励向教学第一线倾斜的程度控制在合理、适当的范围内，逐步缩小教学人员与行政秘书收入的差距，适当提高行政秘书的待遇水平，对优秀行政秘书进行物质奖励。

4.3 行政秘书人力资源规划问题

高职院校在对行政秘书实施人力资源规划时，要与自身的发展目标相适应。 制定完善的行政秘书教育培训计划，确定培训流程，明确培训方式和内容，将行政秘书职业发展纳入到高职院校人力资源规划之中，让符合高职院校价值理念的行政秘书得到长足发展，为行政秘书营造良好的职业发展环境和多元化的职业发展路径，建立高职院校和行政秘书相互促进、相互发展的互动机制和伙伴关系。 将行政秘书群体作为一个整体来考虑, 将行政秘书队伍建设纳入学校管理队伍建设, 构建科学合理的行政秘书队伍, 加强对他们的管理,并适当进行岗位轮换,以提高行政秘书对工作的积极性。

4.4 提升行政秘书的服务意识

高职院校行政秘书必须树立科学发展观， 解放思想，刻苦学习，勤奋敬业，认真履行高职院校行政秘书的工作职责，把握好自己的角色定位，不断锤炼业务素质，切实提高工作质量和工作效率，积极适应高职院校发展的需要，更好地服务院系行政管理层与广大师生员工。

高职院校行政管理工作是高职院校各项工作正常运行的保证，行政秘书应该以服务为宗旨，努力办事、办好事，同时学校也应该给予相应的支持和激励，充分调动高职院校行政秘书的工作积极性。

［1］余明江.高校行政秘书倦怠情绪探析[J].四川民族学院学报，2010年第5 期.

［2］储爱霞.高校行政秘书工作探讨[J].管理观察，2008（18）.

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