发挥高校教学秘书作用 加强教学秘书队伍建设

张翠芳 滕志军

（东北电力大学信息工程学院 吉林 吉林 132012）

发挥高校教学秘书作用 加强教学秘书队伍建设

张翠芳 滕志军

（东北电力大学信息工程学院 吉林 吉林 132012）

结合工作实际，论述了教学秘书在高校及院（系）二级教学管理工作中的地位及所发挥的作用，阐述了教学秘书的工作职能、任务和工作原则，并提出了在加强教学秘书队伍建设中的几点建议。

教学秘书；素质；职能；教学管理

教学秘书是连接学校与学院的桥梁和纽带，教务处对学校教学的组织、布置与实施，大部分都通过教学秘书下达、执行和反馈。同时，教学秘书又要完成本学院（系）的教学管理和组织工作。教学秘书工作原则性强、业务性强、服务性强、内容杂、工作量大。因此，必须重视教学秘书的工作，加强其在教学管理工作中的作用，形成一支具有较高素质的稳定队伍，进一步提高工作效率，使之真正成为学院领导的参谋和得力助手。

1 教学秘书在教学管理中的地位

管理从本质上讲也是服务，所以作为教学秘书，既是教学工作管理者，又是服务员。这种服务是具体的、直接的，全面服务教学、服务教师、服务学生，是教学秘书的核心任务和本职工作［1］。

教学秘书在整个教学管理中的地位，既绝对从属，又相对独立，处在教学管理体系的重要位置。业务工作从属于学校教务处和学院教学院长，受双重领导，直接参与各种教学活动的组织管理，具体操作教学行政事务。在全心全意为教学服务的方针指导下，教学管理应紧吸围绕着参与教学活动的主体——教师和学生开展工作，搞好管理、协调和服务工作。

2 教学秘书在教学管理中的作用

日常教学管理是学院（系）教学秘书的一项日常性的工作，也是教学秘书工作的重点所在。教学秘书的作用，主要体现在三点——助手、参谋、纽带。

教学院长负责本院的教学工作的组织、安排，本身还要从事教学、科研，大量日常教学事务性工作须由教学秘书承担，如教师教学进度、课堂考勤、质量监控、教学工作量的核算、教研活动的开展、考试成绩的及时记录、学期中和学期末做的教学工作总结、考试后的教学质量分析等。

教学秘书具体掌管教学文书，要及时将学校教学管理决策传达给各教学单位（教系、研室等），通过教学文件的上传下达，使教学管理信息及时传达，并协助教学院长制定出具体的教学工作计划。在课程安排、教材选用、考试安排、教研活动计划、教学工作考核及学生成绩的录入、学分的统计等方面给领导提供可供选择的方案或意见，将有助于教学工作有条不紊的开展，有助于教学计划的执行和完成。

教学秘书是教学管理工作的协调者，常处于学校教务处、教学院长、教师、学生和其它教学单位的交叉点的位置，起着重要的纽带协调作用。应该做好中间的联系作用，将上级的工作指示、要求准确的传达下去，即应该把教务处教学文件和教学任务传达给院长、教研室主任、教师，并督促其按时完成任务；及时组织教师、学生座谈，把他们在教学过程中存在的问题及对教学提出的意见和建议反馈给学院、学校教务处，以便及时解决问题，保障教学秩序，以此促进教学质量。

3 教学秘书应具备的基本素质

教学秘书工作的基本原则是：及时、有序、客观、准确、公正。及时是指对待各项工作要分轻重缓急，不能拖拉推诿，积压不办；有序是指注重实效，有预见性，做到井井有条，不断提高工作效率；客观就是实事求是，有较强的原则性，违背规定的是不办，抵制歪风邪气；准确就是要准确无误，特别是学生成绩的上报、教学工作量的核算要准确，避免差错；公正是指在参与评价考核教师、审核教师工作量、登录学生成绩、办理证书等过程中要公正不阿、踏实认真、细心干好本职工作［2］。

4 加强教学秘书队伍建设

教学秘书的工作性质、地位和作用，决定了高校教学秘书必须具有高素质。随着教学改革的深入，教学秘书要更深层次的参与教学管理，对课程设置的合理性，教学计划的落实、修订要有所了解，有时要深入课堂听课、评教；随着计算机在高校教学管理中的广泛应用、校园网的建立以及大量配套教学管理软件的研发和应用（如排课系统、学籍管理系统、教师信息系统等），高等学校的教学管理逐步走向现代化、科学化、规范化，要求教学秘书必须转变观念不断提高技能，掌握先进的管理方式和手段，逐步适应高效率、科学化、规范化的管理要求。

4.1 加强教育理论学习

4.1.1 脱离理论指导的实践，是盲目的实践，脱离理论指导的教学管理，是粗放式的管理。科学的教学管理，要求管理人员必须具有坚实的教育管理理论知识。教学秘书应具有较强的组织管理和协调能力，具有独立开展工作的能力，能在完成上级下达的任务时，依据实际情况主动工作，对职责范围内的工作能得心应手地组织与实施，同时有驾驭复杂局面的能力，始终能够有条不紊地开展工作。由于各种原因，教学管理队伍的学历、职称和管理能力与高效率、科学化、规范化教学管理的要求还有相当的差距，这就更需要教学秘书加强教育理论的学习。因此，教育学、教育心理学、教育管理学、教学评价理论与方法等，是教学秘书的必修课程。教学秘书还要学习计算机应用技术，如数据库的应用，电子表格的使用、电子文件的收发、储存；还有各种仪器设备的使用，如扫描仪、复印机、打印机等。教学秘书不单单学习信息技术，还要将技术与先进的管理思想结合，形成新的办公理念。

4.1.2 学校要鼓励支持教学秘书参加业务培训或研讨交流会，采用“走出去，请进来”的方式。走出去即组织教学秘书及教学管理人员到相关的院校参观访问，进行实地考察，取其之长，补己之短。请进来即把有经验的专家学者请到学校来，使教学管理人员知晓教育教学管理的现状和前沿动态。

4.2 树立服务意识

4.2.1 为教学服务

高校所有一切都是围绕教学服务。教学秘书作为最基层的教学管理人员更应该把工作重点立足于教学，协助院系领导搞好教学方面工作。整理、收集教学信息及教学档案储存、管理工作做好领导助手，要科学安排教学工作，使工作井井有条，并抓好工作的落实情况，并反馈实施中的意见。

4.2.2 为教师服务

教学秘书工作是桥梁和纽带的作用。协调教师之间、教师与学院之间的关系，把任务传达给教师,并为教师排除教学过程中遇到的问题和困难，如课表节次的编排从教师实际情况出发，为解除教师的后顾之忧，使教师全身心投入到教学中去，使教学工作顺利进行。

4.2.3 为学生服务

学生是教学活动的主体，树立“以人为本”的教学管理理念。尊重学生、关心学生、倾听学生们的心声，及时组织学生座谈把信息及时反馈给学院，改进教学方法，提高教学质量。做到“一切为了学生”，从学生选课、上课、考试到实践环节，从学生的角度出发，为学生解答问题，防止疏漏给学生造成不必要的伤害。

4.3 不断提高科学管理的水平

在教学管理的实践中，教学秘书不能仅满足于应付一般性的日常教学管理工作，而被动地开展工作，要有开拓创新的精神，思想应该是活跃的，对教学管理工作要有自己的见解，善于发现问题，积极思考和努力探索教学管理的新途径、新方法。只有不断开拓创新，教学管理工作才能跟上教学改革的步伐，认真总结经验，勇于创新，不断探索教学管理的新理念、新思维、新方法、新举措，才能协调好各方面的关系，当好领导的助手和参谋，使教学管理工作上一个新台阶［3］。

5 结束语

总之，高校教学质量的提高需要一支优秀的师资队伍，同时也需要一批优秀的教学管理者。教学秘书在教学管理中的作用是不可低估的。只有充分肯定和正确认识教学秘书工作，为他们营造宽松的工作氛围，才能促进教学秘书焕发工作热情，发挥主观能动性，不断开拓进取，大胆创新，使高等教学管理向着高效、科学、规范的方向发展。

［1］杨冠青，王艳平.做好高校系级教学秘书的”三个服务”思想宗旨[J].科教文汇，2006（12）：15-16.

［2］马晶.试论高校教学秘书的角色定位[J].伊犁师范学院学报，2007（4）：110-112.

［3］杨克平，傅小燕.教学秘书在教学管理中的智能及素质培养[J].边疆经济与文化，2007，47（11）：118-119.

［4］林昕.网络环境下高校教学秘书工作的思考[J].科技情报开发与经济，2008年第14期.

张翠芳（1970—），女，学士，讲师，东北电力大学信息工程学院。

滕志军（1973—），男，硕士，教授，东北电力大学信息工程学院。

曹明明］