浅谈高校多媒体会议室的使用与维护

2012-08-15李风燕薛宗珑

科技视界 2012年27期

李风燕薛宗珑

（山东农业大学网教部山东泰安 271018）

0 前言

众所周知，随着计算机网络技术的普及与应用，视频会议、远程学术报告等可视化信息技术在会议领域已得到广泛应用。多媒体会议室一般具有多种功能，可以进行学术报告会、学校行政会议、各类培训会等，在多媒体会议室里无论是作报告，还是进行座谈、或者是工作总结与汇报以及产品介绍等，运用多媒体设备进行图、文、声、影等的展示，能充分调动与会者的情绪和注意力，明显提高会议效果。在实际工作中，应从以下两方面做起，使多媒体会议室在高校发挥其应有的作用，以确保多媒体会议室的正常运转，保障重要会议与学术报告的顺利进行，增强高校的学术氛围，促进学校更健康、和谐地发展。

1 多媒体会议室的申请与使用

1.1 多媒体会议室的申请

1.1.1 提前申请

高校各职能部门、各学院使用会议室须向有关管理部门提交会议室使用申请（大型会议提前三天，一般会议提前一天），并在申请表上注明要求，包括要使用的多媒体设备、茶水等，经批准后方可使用。

1.1.2 冲突情况

如遇多个单位同时申请使用同一个会议室，管理部门有权要求申请部门变更使用时间或地点。一般优先安排学校的重要学术报告或重要行政会议。

1.1.3 变更情况

若申请部门使用会议室，遇到时间变更或需延长使用时间等情况，应及时通知有关管理部门，以便进行相应的调整和安排，保障会议的顺利进行。

1.2 多媒体设备的使用

1.2.1 会议之前

技术管理人员在接到会议通知后，需在会前开启话筒、投影机、计算机等多媒体设备，并进行认真调试，以确保会议的正常召开。

1.2.2 会议之中

会议期间，技术管理人员应根据现场情况随时调整话筒音量大小和效果，并根据会议需要准时播放音乐、视频或者进行录像等工作。为了保证会议的正常进行，无关人员在会议期间一般不得进入多媒体设备操作区。

1.2.3 会议之后

会议结束后，技术管理人员应及时检查并关闭所使用的多媒体设备，发现问题尽快解决以保障会议室的可持续性使用。

2 会议室常用多媒体设备的维护

2.1 电源插座的维护

多媒体会议室的设备都需要用电，所以要尽量避免线路接触不良、电源短路或烧坏等现象发生。一般应尽量固定总电源，把各种设备的电源插头集中起来以利于维修维护。当设备出现断电现象时，首先应检查总电源插座的开关是否正常，然后检查电源线是否接触不良、有无烧坏等情况。

2.2 话筒及音响的维护

（1）话筒无声或音量过小：检查调音台电源是否接通，音量调节是否过小，然后检查功放是否接通或音量调节是否打开等。（2）混音过大或有啸叫声：调整调音台话筒一路的调节钮，有啸叫声一般是因为音量过大或话筒灵敏度调节过高。（3）计算机播放的声音失真：用计算机输出声音时，应把调音台上输入声音的线路调成“LINE”输入，而不是常用的“MIC”输入，同时增加声音转接头，否则会由于计算机输出的声音阻抗与“MIC”输入不匹配而造成声音失真。

2.3 录像机的维护

（1）录像时，如果录像机打开了且按下了“REC”键但不能正常录像，应按录像机遥控器上的“INPUT SELECT”键，将录像机的工作状态切换到“正常录像”状态。录像结束后，应按录像机遥控器上的“STOP REC”。（2）当把录像机录制的视频进行投影时，如果录像机正常工作但投影屏幕上不显示画面，应首先按投影仪遥控器上的“VIDEO”键，然后按投影仪中控器上的“录像机”按钮，将投影仪信号切换到录像机视频信号上。(3)当用录像机定时录制电视节目时，应首先按录像机遥控器上的“INPUT SELECT”键，将录像机的工作状态切换到“电视录制”状态，然后按“TIMER REC”键，设置好电视节目播出时间，并确保相关设备处于电源接通状态即可。

2.4 投影仪的维护

（1）投影仪不工作：首先检查电源是否断电或电源线插头是否接触不良，然后再检查投影仪的排气口或滤网是否堵塞，最后检查投影仪灯泡是否已烧毁。（2）屏幕上不显示图像：首先检查投影仪信号线的连接是否正确，然后检查投影仪与其他设备是否已联通。（3）屏幕图像出现偏色：一般有两种情况：一是由硬件线路故障引起的偏色，如VGA线插头的针有断损需要更换；或者VGA线的插座口有问题需要进行维修或更换。二是色彩控制参数调节不当，在遥控器菜单中有相关的参数设置，手动修改即可。

2.5 计算机的维护

计算机是多媒体会议室中的重要设备之一，一般用于播放会议音乐、会议视频文件以及进行录像、制作等。为了保证计算机使用的方便与安全，应首先为计算机做好分区并安装合适的操作系统，同时安装并经常更新杀毒软件，然后安装常用的其他软件。要定期整理磁盘碎片，并删除系统垃圾文件以增大可用空间，提高计算机的运行速度，使计算机保持最佳工作状态。同时，注意做好重要文件的备份工作，并运用GHOST做系统镜像文件GHOST.EXE，以便在系统出现崩溃时能迅速恢复正常。此外，（1）用笔记本电脑和投影仪播放视频文件时，要注意先打开笔记本电脑，再打开投影机；然后，可同时按下 “Fn”和“屏幕切换图标”进行屏幕图像切换。由于电脑操作系统和投影仪型号的不同，有的电脑无需切换屏幕图像。（2）用笔记本电脑播放音乐时，应断开网络以避免会议期间有网络黑客攻击而影响会议的正常进行，同时应尽量关闭其他软件从而保障音乐播放的流畅与顺利。（3）用多媒体课程录制编辑系统进行录像时，首先应把服务器端计算机与客户端计算机的网络连接好，并保证两端计算机的显示器分辨率相同，否则视频采集容易出问题。然后，把服务器端相关的视频采集线、声音输入线连接好，并把服务器端的主软件和客户端程序同时打开，进行录像测试，待测试完好后再正式使用。