和谐社会环境下的人事档案安全管理

唐书怡

（乐山师范学院档案馆 四川 乐山 614000）

作为具有中国特色的人事档案，在我国人事管理工作中发挥着重要的作用。人事档案忠实记录着一个人的各种经历（包括学习、工作、继续教育等等）、思想状况、所取得的业绩成果、参加党团历史等，在个人转正定级、申报职务、职称、办理社保、医保等等关键时刻起着凭证、依据和参考的作用。因此人事档案的安全问题对每个人而言非常重要，加强人事档案的安全管理是建设和谐社会的重要环节。

一、人事档案的特点

1、机密性。人事档案的内容大多涉及个人的隐私以及一些重大历史事件的鉴定材料，因此具有机密的特点，任何人严禁私自保管他人档案，查阅和借用本人及其直系亲属的档案也是不被允许的。要调阅、查阅档案，必须通过组织的审批、同意。

2、流动性。人员的流动性导致了人事档案的流动性。特别是在当前人员密集流动的大背景下，人员常常从一个地方迁移到另外一个地方，身份也在不断发生着变化，伴随个人的人事档案也就随时处于一个流动状态中。

3、复杂性。人事档案包含了一个人一生当中的重要材料，由许多不同门类的材料组成。包括个人经历、各种考察考核、职称职务评审、培训、奖惩等工作、学习中形成的反映个人德、能、勤、绩、廉的文件材料，这么多不同门类的材料决定了人事档案的复杂性。

4、真实性。人事档案真实记录了人员的各种基本信息，是经过组织严格审查、鉴定过的反映个人德、能、勤、绩的真实材料，真实、客观反映了个人在工作调动、干部任免、考察考核、职称职务评审、培训、奖励等各项具体工作，能够给组织提供真实、有效的参考。

5、动态性。人事档案一旦形成并不是一成不变，伴随工作学习的过程还将产生各种各样新的材料，新产生的材料也需要及时归入个人档案，及时分类整理。只有处于动态性的人事档案才能给组织提供真实、有效的参考。

二、人事档案安全管理现状

目前，我国人事档案载体是以纸质材料为主体，加以计算机辅助管理。关于人事档案的管理已经形成了一个比较完整的体系。相应地建立了一套规章制度。先后发布了《干部档案工作条例》、((关于干部档案材料收集、归档规定》、《干部档案整理工作细则》、《关于加强流动人员档案管理工作通知》、《流动人员人事档案管理暂行规定》、《企业职工档案管理工作规定》等等。[1]人事档案管理基本做到有章可依，在制度化、规范化方面正在逐步完善。但是随着现代社会的不断发展，传统的人事档案管理方法已经出现了很多问题，档案丢失、弃档现象，档案造假、擅自带档、无头档案、档案内容陈旧等现象时有发生，阻碍了档案工作的进一步发展。以四川乐山地区为例，2011年7月，乐山市人力资源和社会保障局发布的权威数据表明，该中心保管的人事档案共约3万份，其中，有两万余份档案无人认领，其主人大部分都是高校毕业生，年龄最大的档案“孤儿”已有14岁了。除了这些无人认领的档案之外，在人事档案的运行过程中，人事档案的完整性、真实性、安全性面临着困惑与挑战。

由于人事档案涉及每个人的切身利益，属于民生问题，人事档案的安全一旦得不到保障，会给当事人带来极大的损失，有的甚至无法挽回，但是另一方面我们也看到在各级档案馆内查询最多的就是跟个人相关的人事档案，包括学籍、职称、工资定级等等和个人密切相关的原始材料。幸运的话可能能查到相关信息，但很多时候我们会看到当事人满怀希望而来却最终失望而去，档案管理人员绞尽脑汁、翻箱倒柜也查不到当事人的任何信息。由于查不到档案这些当事人可能会失去转正定级、职务晋升等等宝贵机会，给当事人带去很大的损失。因此人事档案的安全问题在建设和谐和会的进程中显得尤为重要。

三、加强人事档案安全管理的必要性

1、人事档案自身性质决定安全管理的重要性。人事档案具有现实性、真实性、动态性、专门性、集合性、机密性、认可性等特点。是全面地考察人，选贤举能、知人善任的重要依据，是管理流动人员的凭据，也是编写人物传记、进行历史研究的宝贵资料，更是人力资源开发的信息来源。同时，人事档案与职称申报、职务定级、政审、户口等紧密相连，养老、医疗、失业保险等国家推行的福利政策也与人事档案相关联。[2]因此如此重要的人事档案要求我们必须保证其安全。这也是开展此项研究的原始动力。

2、现实的紧迫性。人事档案对国家、对单位、对个人都具有非常重要的作者用，但当前人事档案的安全却出现了许多重大问题，弃档、死档、无头档案、档案丢失、篡改档案现象时有发生，对个人、国家带来非常重大的损失，因此必须加强人事档案的安全管理。

3、人事档案整理方法的落后性与社会不断向前发展的矛盾性。传统的人事档案整理方法“成套装订”，不断打孔，消耗了大量的人力和财力，取消人事档案成套装订，以归档材料件为单位进行装订、分类、编号、排列、编目、装盒。有效避免裁边、打孔等直接破坏档案原貌的操作，节省资金，且保障档案的安全性和查找的便捷性。

4、技术可行性。现代社会已经是一个信息时代，现代信息技术渗透到我们工作、学习、生活的方方面面。但人事档案处于安全、保密的原则一直还在采用纸质载体，这与现代信息社会的发展显然不相适应。在保证安全与保密的前提下，适当引入计算机技术加以辅助管理，两条腿走路，既保证了档案的安全，又为档案的快速、方便利用带来可能。因此现代信息技术的发展一方面呼唤现有人事档案管理的改革，另一方面又为现有人事档案管理改革提供技术支撑与改革方向。

四、技术指标

1、建议完善并执行人事档案安全管理法规。在现有的档案法、相关档案管理条例中，对人事档案安全管理方面的规定并不完善，对可能发生的失误没有估计，对违反规定的行为也没有具体的惩罚措施。由于没有硬性的、强制性的措施，例如档案丢失、档案篡改、档案不及时更新这些明显违背人事档案管理的行为没有惩戒措施，后果完全由档案所有人承担，对档案管理机构、档案管理人员形不成强力的约束性机制，因此，关于人事档案一再受到安全威胁的可能不断发生，给社会和个人带来无法估量的损失，这些问题必须引起我们高度的关注。在我们后续的管理中在档案法、档案管理条例实施过程中增加人事档案安全管理方面的内容，明确违反规定者的惩治方法，加大惩罚力度，从而使档案安全法规制度不仅在纸上完整制定，也在实际中完整执行，能够真正发挥实效。

2、制定人事档案流通过程中的一系列操作规范，一切流通以此为依据，用条例来规范我们的行为。人事档案的收集必须经过认真的鉴别，属于归档材料应真实、完整、齐全、文字清楚、对象明确、手续完备，需经组织审查盖章或本人签字，应在盖章签字后才能归入人事档案。[3]人事档案的传递要通过机要交通渠道或派专人传送，不得邮寄或交本人自带。档案在传递后一定要见到回执，一个月后没收到回执的应写信催回，以防丢失。人事档案的传递需要人事部门、档案管理部门以及相关部门的通力配合，以高度的责任心做好每个人事档案的管理。

3、改革人事档案的整理方法、对人事档案管理中的保管单位、装订、归档章、编号等实际操作进行总结与研究，创新人事档案整理方法，以“件”为单位整理，使其管理更为科学、规范，适应档案管理现代化发展的需要，改变以往人事档案保管、装订对档案的伤害。传统人事档案的整理方法还在沿用几十年前的标准，裁边、打孔、裱糊、加边，不仅增加了档案工作者的工作量，同时也增大了破损档案材料的危险。改变这一局面，采用以“件”为单位整理人事档案，不仅能有效保护好人事档案，为快速方便利用档案提供条件，也积极适应了人事档案动态性的特点，即动态归档、及时整理----实现对归档材料及时进行装订、分类、编号、排列、编目、装盒（插件），为通过扫描、缩微等方式实现人事档案的数字化、信息化打好基础工作，为优化人力资源做好人才信息管理。[4]

档案安全管理体系的建立涉及各类管理体制的改革，涉及到很多部门的切身利益以及既有管理模式的改革，必然遭遇因循守旧者的阻碍。这就需要行政管理部门从宏观上给予引导，从大方向上给予指引。人事档案的安全管理还涉及到全社会档案观念的建立。人事档案的安全问题很大部分是观念问题。包括管理者以及社会公众，只有观念改变了，人事档案的安全问题才能得到保证。但是观念的改变也是最困难的，需要全社会的共同努力，需要我们档案工作者的大力宣传，积极做好舆论引导，这需要我们长时间的努力。

[1]金波.人事档案制度的社会功能.上海大学，2006年学位论文.

[2]黄晓良.高校人事档案的现状与改革.长沙大学学报，1999（3）.

[3]葛荷英.档案鉴定知识（五）——专门档案的鉴定.机电兵船档案，2003（5）.

[4]秦蓉.以“件”为单位整理高校人事档案研究.内江师范学院学报，2011，26（1）.