谈档案管理现代化的内在机理

任 丽

（黑龙江省哈同公路管理处佳木斯管理所 黑龙江 佳木斯 154007）

一、档案管理现代化的必要性

从内因上考察，实现档案管理现代化的根本目的是为了解决传统的档案管理手段和方式越来越不能适应日益发展的客观需要的矛盾。具体表现为：

第一，传统的档案管理方式与档案收藏量增加及载体形式多样化之间的矛盾。档案的数量随着历史的延续而增长，这种增长势头是多方面因素造成的。首先是人类对于档案的积累总是保持着一个量的增加势态，特别是进入现代社会后，人们越来越认识到档案在政治、经济、文化、教育等各方面活动中的重要性，更加注意档案的形成和积累，因而造成了档案数量上的持续增长；其次，办公自动化技术在办公和管理领域中的广泛运用，使得文件的制作和形成变得快捷方便，这在手段上为档案数量的飞速增长提供了技术保证。

科学技术的发展使档案的载体、记录方式出现了多样化趋势。越来越多的社会活动记录不再采用传统的纸张形态，而是以缩微型（诸如缩微胶卷、平片）、声像型（诸如影片、照片、唱片、录音带、录像带）、机读型（诸如磁盘、数字式磁带、磁泡、光盘）等新型载体和记录方式而存在。这些新型文件具有体积小，存储量大，图、文、声、像并茂等特点，因此其形成量和转化为档案的数量在不断增加。这些新型载体的档案需要特定的保管条件、保管技术和利用手段，这都是传统的档案管理方式无法提供的。此外，在新型载体的档案产生的同时，古老的历史档案则在逐步地自然老化，甚至形成“自毁”，急需采取先进的技术手段加以抢救。总之，档案在数量、载体等方面的变化是传统的管理手段、方式所难以适应的。

第二，传统的档案服务方式与档案需求之间的矛盾。社会对档案的需求是档案工作存在和发展的根本原因，因而，社会需求的变化必然对档案工作方式发生重大的影响。从20世纪80年代始，我国在档案需求上发生了很大的变化，主要表现在以下四个方面：

首先，需求面的扩大。由原来主要为政治斗争、行政管理服务，扩大为解决政治、经济、科学、技术、文化、教育各方面的问题而提供档案信息服务；由主要是查证性利用档案，扩大为查证性、参考性、研究性利用并行；由少数专家、学者和党政机关公务员利用档案，扩大为整个社会各行各业、各个层次、各种身分的人都利用档案。

其次，利用档案的系统性要求提高。许多利用者要求系统查阅有关某一专题、某一地区的全部档案，这些档案有时分散在不同全宗以至不同档案馆内，需要进行馆际互借利用。

再次，出现了利用时效性观念。利用者不再满足于缓慢、模糊的提供档案信息的方式，而要求及时、准确地获取所需档案。档案需求的这些变化，使档案部门的档案流通量大为增加，传统的档案信息服务方式低效的检索能力，难以适应这些变化。

最后，出现了远距离求索档案信息的需要。随着网络技术的广泛运用，供求关系上的空间阻隔被完全打破，利用者希望足不出户就能获得大量档案信息。显然，传统上的档案函调服务因其往复时间多、而且承载档案信息数量有限而不再适应这种需要，必须借助于现代的远距离传输手段来满足这种需要。

以上几方面的重大变化给档案工作提出了许多新的要求。为了有效地解决上述矛盾，使档案工作手段、方式与客观需要相适应，就必须逐步采用现代化的技术设备和工作方式，以实现档案管理的现代化。

二、档案管理现代化的可能性

实现档案管理现代化，必须借助先进的管理设备和技术手段，因而它与高科技的发展密切相关。自20世纪80年代以来，解决办公与管理领域中分散数据业务处理问题的办公自动化技术、计算机技术、通信技术与网络技术的发展突飞猛进。这些技术的广泛运用，极大地减轻了信息处理的工作量，把办公人员与信息处理人员从繁琐而复杂的劳动中解放出来，机器系统代替手工劳动已经显示出很大的优越性。因此，运用高科技设备及技术手段，实现管理现代化是办公和管理领域的必然趋势。同样，实现档案管理现代化，在档案管理领域中运用高科技设备和技术手段也是档案工作发展的必然趋势。实现档案管理现代化的可能性具体表现在：

首先，技术运用和设备配置已越来越智能化、综合化和高效化，使得在档案管理这一方面的投入也能产生经济效益；同时，高性能的设备尤其是与大规模集成电路有关的电子设备价格平均每年下降10%-20%，如近五年来，个人计算机的价格平均每年下降26%；其次，档案部门对于档案管理现代化的研究越来越重视，相关的现代化管理实践也越来越普遍，建立和积累起了理论与实践两方面的模式和经验；另外，发达国家的档案管理现代化进程和模式，以及国际档案理事会的努力提倡，也为我国档案管理现代化的建设和发展提供了良好的主客观条件和基础。

三、档案管理现代化的现实意义

档案管理现代化的意义是重大而深远的，它能提高档案工作的质量和效率，促进档案信息资源的开发，发展我国的档案事业，为档案事业适应社会主义现代化建设服务。具体地说，其意义从以下几个方面体现出来。

1.档案管理现代化与社会发展需求的适应

基于知识经济的特点，社会对信息服务的需求，以及信息技术的发展给予信息部门的冲击，呈现出两方面的影响：其一是社会要求专门的信息部门能够以较高的存储、处理和控制信息的能力，以知识和有效信息的形式，高质量、高速度地为社会提供服务；其二是信息技术的飞速发展，正在势不可挡地推动着整个信息产业的变革和发展，向每一个信息部门提出了严峻的挑战。档案部门作为社会信息产业的组成部分，也必须采取相应的措施，以现代化的管理手段，把档案信息以数字化、网络化、智能化以及个性化的形式，转化为知识和真正有效的信息，服务于知识经济，服务于这个对于有效信息有着强烈渴求的时代。否则，档案工作就不能适应社会的发展，就不能在这个变革的时代中发挥应有的作用。

2.档案管理现代化与档案事业可持续发展动力

可持续发展是人类关于发展的新的战略思想，是近年来人类鉴于现代工业文明的历史性困境，在环境意识、生态意识新觉醒的基础上诞生的。它把整体观念、持续观念和新的道德观念注入到发展的思想中去。它的目的是要满足当代的需要而不损害后代，满足其需要的能力，它强调环境与经济的协调，追求人与自然的和谐，争取现实与未来的统一，是人类一种新的发展观、价值观和道德观。档案事业的可持续发展是可持续发展观念在档案工作领域中的延伸。就档案事业可持续发展的必要性上考察，是基于两个原因：一是档案事业的可持续发展本身是人类新的发展的组成部分，它取决于人类总体可持续发展的水平，又以源源不断的有效档案信息服务于人类整个可持续发展本身。二是从我国档案事业发展本身看，档案事业的生存主体——档案馆、档案室，目前存在着比较严重的问题，如馆（室）藏结构单一、有效档案内容信息匮乏与社会对档案信息多元需求之间的矛盾问题、建立高水平的计算机网络系统与基础工作支持能力低下的矛盾问题，量大质次的档案收藏过多给档案库房造成的压力问题，诸如此类，都是制约档案事业继续发展的瓶颈问题。因此，如果不运用先进的科技设备和技术手段进行现代化管理，采取有效措施，借鉴国外同行或者国内其他部门的模式和经验，实现跨越式发展，就可能造成档案事业全面滞后于社会的发展。

3.档案管理现代化与国民经济、社会协调同步发展的适应

国民经济和社会发展是一个整体的社会系统工程，在这个工程中，各个环节相互影响、相互制约、密不可分，组成一个有机的整体。档案事业是国民经济、社会发展中必不可少的环节，它的发展，必然要受到社会整体工程和各个环节的制约；反之，档案事业也将对这个整体工程和各个部分产生影响。因此，《中华人民共和国档案法》第四条规定：“各级人民政府应当加强对档案工作的领导，把档案事业的建设列入国民经济和社会发展计划。”这是我国档案事业发展的根本保证，也是我国档案事业不断与国民经济、社会协调发展的法律依据。

改革开放以来，我国现代化得到了长足的发展，国民经济和社会状态也随之而进步。因而，国民经济和社会的发展，将随着我国现代化建设步伐的加快而快速发展。作为与现代化建设各项事业协同发展的档案事业，如果不注重自身现代化的建设，就可能失去发展的动力，也就不能更好地适应社会的发展。

[1]徐义全.谈档案管理现代化问题[J].黑龙江档案，1996（4）.

[2]邓其开.信息系统保护是实现档案管理现代化的关键[J].秘书之友，2004（12）.