企业档案信息资源开发利用的途径

张春梅

（黑龙江北大荒农垦集团总公司北安分公司 黑龙江 北安 164000）

本文从改善档案利用的环境、搞好档案信息化建设、提高档案工作人员素质、加强档案法制建设、提高服务水平诸多方面深刻论述了企业档案信息资源开发利用的途径。通过有效地开发利用档案信息资源，挖掘信息能量，使档案工作始终紧扣企业的脉搏，坚持与企业改革发展同步，更好地为企业经济发展服务。以适应社会信息化进程的需要，切实转变和变革档案信息服务方式，更好地为企业经济建设服务。

加入世贸组织后，我国经济正处于一个产业结构大调整的变革时期，国有企业同样面临着加快发展、扩大再生产和进行战略性改组与推进的深化改革。新时期做好企业档案信息资源的开发利用工作，对于维护企业的合法权益，促进企业经济快速发展，具有极其重要的意义。因此，开发档案信息资源，适应社会信息化进程的需要，切实转变和变革档案信息服务方式，更好地为企业经济建设服务，已成为档案信息部门的重要任务。作为企业档案部门，要抓住当前难得的发展机遇，认真探索开发利用企业档案信息资源的新途径，使企业在市场经济条件下，适应新形势，迎接新挑战，促进企业经济和各项事业全面发展。

一、以电子化管理为突破口，利用现代化手段，搞好档案信息化建设

企业要想适应深化改革和经营机制转变的需要，就必须从实际情况出发，建立和拥有一套适合本企业的档案资料信息管理网络系统。以往的档案工作形式和内容，已不足以适应新形势下企业发展的需要。因此，企业档案部门迫切需要运用当今高新技术知识和创新开发档案信息资源，借助于先进的技术手段，强化信息意识，创新服务方式，实现管理现代化，与社会同步并领先做好信息化建设，为企业的改革和发展提供优质服务。

第一，普及使用计算机技术，实现档案管理自动化。计算机技术的发展和广泛应用加速了全社会信息化的进程，档案部门作为信息采集、存储、传输和相互沟通主要渠道，必须充分运用计算机技术高效地处理档案信息，以极快的速度输入、存贮和输出信息，从业务管理到档案的检索、编目、编研等方面广泛应用，提高档案资源管理和信息开发利用的效率。

第二，运用现代化通信技术，实现档案信息传递网络化。使计算机技术的优越性得到充分的发挥。要以电子计算机网络为中心，利用政府电子政务、办公自动化的契机，借助局域网、广域网、因特网形成数字化信息链，使档案部门变成为社会服务，为大众服务的信息集散地。通过实行网络管理，提高档案信息的传输能力，实现档案信息的共享，提高工作效率，为利用者提供快捷服务，在企业经济发展中担当重要角色。

第三，运用现代光学技术，实现信息存贮高密度化，用缩微胶片、胶卷、全息缩微胶片、光盘等缩微复制品逐步代替印刷品，提高信息存贮密度，节省存贮空间。缩微技术，可全文存贮档案文件，将缩微影像终端与计算机检索系统相连接，通过计算机的快速检索，以档案缩微品的全文读出，还原复印或远距离传输等方式提供给利用者。

第四，做好档案信息深加工工作，为企业提供超前服务。坚持档案资源与未来发展相衔接的原则，强化信息的吸纳、采集工作，不断丰富、扩充档案信息资源，在保证档案材料的齐全、完整的基础上，不断丰富档案内容，优化档案结构，保证档案的安全保管和有效利用。

二、以提高档案工作人员素质为己任，培养和造就一支政治素质高、业务能力强、知识面宽、德才兼备的档案工作队伍

企业档案信息资源的开发利用程度，与档案人员的知识水平和业务素质有着密切的关系。新形势下，随着档案工作方式由保管型向发展型转变，档案的管理手段由手工操作向管理现代化转变，以及档案载体形态、管理程序、技术方法发生的相应变化，企业档案信息资源的开发利用工作，对档案工作人员的思想素质、工作能力和业务水平提出了更高的要求。

第一，档案工作人员要有较高的政治素质，较高的思想和政治觉悟，较强的责任心和事业心。档案工作人员必须通过参加政治理论学习，提高思想政治素质，强化职业道德意识，培养爱岗敬业精神，增强做好档案工作的责任感和使命感，能够紧跟时代的步伐，适应时代的要求，具备全心全意为企业服务的职业道德，想企业之所需，急企业之所难，使档案工作更好地为企业发展服务。

第二，档案工作人员要有较高的业务素质，具有现代知识结构。既要有档案专业基础理论知识和相关学科、边缘学科知识、法律知识，还要有企业经营管理的业务知识、计算机知识与技能。通过参加培训和自学相结合的形式，不断提高、充实完善自己，培养科学管理档案的治学态度和严谨的工作作风，适应档案管理现代化和开发利用的需要。

三、加强档案法制建设，为开发利用档案信息资源提供保障

市场经济条件下，档案信息资源的正确合理利用，对于维护企业合法权益和经济利益，维护社会主义市场经济秩序，有着极其重要的作用。因此，在企业中必须强化法制意识，进一步加强档案法制建设，使档案事业健康成长，为企业发展保驾护航。

第一，依法强化档案管理体制，加强档案执法监督，切实履行档案行政管理职能。档案行政管理部门要与专业主管部门密切配合，制定群众性的档案违法举报和有关奖惩制度，在档案利用过程中制订档案利用监督措施，使档案既得到充分利用，又保证《档案法》和《保密法》的实施。做到有法必依、违法必究，维护《档案法》的严肃性，有效制止档案信息资源的破坏和流失，保障档案信息资源的完整与安全。

第二，依法利用好档案。要充分利用好向社会开放的档案，按严格的程序利用好未开放的档案，使之为社会主义经济建设服务。档案管理要有制度，档案的收集、归档、分类、组卷和编目等要有程序和制度，尤其要做好档案管理的保密工作，有一套完整的规章制度，通过建立健全档案工作法律法规，完善相关制度，找出工作薄弱面，加强岗位工作责任制。

第三，依法优化档案软、硬件建设。各企业应把加强档案法制宣传工作，组织各种档案业务培训，增强企业档案法制意识和法制观念当作一项重要任务来抓，把档案管理工作纳入企业正常管理轨道。努力改善档案工作条件，提高档案管理与服务功能，保障企业档案在法治的轨道上有效运行与健康发展。

四、以强化服务为宗旨，开拓档案信息开发利用工作新领域

随着社会各项事业的全面发展，档案工作的领域也在不断拓宽，工作重点已转移到提供服务上来。企业档案信息利用工作更要把握服务宗旨，牢固树立服务的意识，掌握利用者的需求和利用特点，取得最佳的开发利用效果。

第一，更新观念，树立积极主动服务的意识。改变过去的被动服务思想，一切活动以企业经营为中心，积极参与企业各项活动，要把档案管理的目标与企业建设目标统一起来，有针对性地开展窗口服务、推荐服务和专题服务，最大限度地揭示档案信息，提高利用效率和价值，有的放矢地将信息资源提供给有关部门。同时努力提高服务水平。端正服务态度，熟悉服务对象，掌握服务市场，深入了解利用者的需求，及时有效地为利用者提供有价值的档案信息。

第二，充分发挥自身的优势，为企业发展提供超前服务。要不断探索新的服务方式和工作手段，开展多种形式的档案信息开发利用工作，如开展专业技术咨询，代为整理立卷、档案信息网络服务等。在扩充服务内容更新服务手段上，实行以档案为主体的情报、资料、技术图书、专利文献等相关信息一体化管理，使静态信息与动态信息，内部信息与外部信息融为一体，有机结合，达到由单一信息开发变为合成信息开发，拓宽档案的利用渠道，改善服务功能，增强预见性和主动性，使档案工作由封闭、半封闭服务向开放式服务过渡。同时鼓励和支持档案中介服务，与有关单位联合开发档案信息资源，与其他企事业单位签订信息服务合同，扩大档案服务的社会覆盖面。

社会总是在不断向前发展进步的，企业档案信息开发利用工作作为新时期的一项系统工程，在突破原有的思维定势和固定模式的基础上，正在积极探索创新不断向前发展。需要从改善档案利用的环境、搞好档案信息化建设、提高档案工作人员素质、加强档案法制建设、提高服务水平诸多方面积极开展工作。通过有效地开发利用档案信息资源，挖掘信息能量，使档案工作始终紧扣企业的脉搏，坚持与企业改革发展同步，更好地为企业经济发展服务。