对重点建设项目档案收集与整理的粗浅看法

崔伟华

（哈尔滨投资集团有限责任公司 黑龙江 哈尔滨 150000）

随着经济的速猛发展和政府的加大投入，许多重点建设项目不断开工和完工，在工程前期工作、施工和竣工等各阶段，都形成了大量有价值的档案。要保管好这些档案，更好地为重点建设项目工作服务，首先就要做好重点建设项目档案的收集与整理工作。

一、重点建设项目档案的收集范围

重点建设项目档案是指重点建设项目的提出、立项、审批、勘察设计、施工、监理、竣工投产全过程中形成的，具有保存价值的，应归档的各种载体的文件材料。其收集范围主要包括以下几个方面：

1.立项审批文件。主要包括项目建设书及批复、可行性研究报告、项目评估、环境预测调查报告，设计任务书、计划任务书等。

2.设计文件。包括初步设计、技术设计、施工图设计技术材料，专利文件，设计计算书，关键技术试验、总体规划设计、设计评价、鉴定及审批材料等。

3.施工技术文件。主要包括施工定位测量、地质勘探资料：质保书、试验报告；隐藏工程验收记录；工程记录及测试、沉降、位移、变形、监测记录；图纸会审、变更设计通知单、技术核定单等修改数据；工程质量事故报告及处理记录；工程质量检查、评定资料；焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录；设备、管线及电气、仪表施工安装记录、质量评定、事故处理报告等等。

4.竣工文件。主要包括建筑安装工程总量表、工程说明、竣工图、测试记录、随工检查签证、记录、工程变更单、重要工程质量事故报告、已安装设备明细表。竣工图主要包括：总平面图、建筑、给水、排水、煤气、通讯、暖通、监控、电梯等专业竣工图；建设用地范围内地下综合管网图（含管线接口位置）等等。

5.监理文件。主要包括监理通知、备忘录、报告、会议纪要；施工质量分析；监理规程；合同管理文件、三控制文件、协调文件等。

6.设备文件。主要包括设备、材料采购合同、出厂质量合格说明；设备、材料装箱单、开箱记录；设备图纸使用说明书；设备安装调试记录等等。

7.竣工验收文件。主要包括工程竣工验收报告；工程设计总结、监理总结；质量评审材料；环保、劳动安全卫生、消防、档案等竣工验收审批文件；竣工验收会议决议文件、验收证书及验收委员会签字名单；项目评优报奖申报材料、批准文件及证书等。

二、重点建设项目档案的整理

建设项目档案的整理，就是在遵循档案材料形成规律，保持材料之间的有机联系，便于保管和利用的原则下，对文件材料进行分类、组织保管单位和编目工作。

1.分类。按工程项目分类法分类，就是按照一个基本建设项目的全部材料为单位划分类别。在一个项目之内，可以按单项工程或专业性质划分属类。

2.组卷。按建设项目立项、设计、施工、竣工四个阶段分别组卷。项目立项阶段，按项目申报、地质勘探、工程征地等环节分别组卷。设计阶段按设计程序分别组卷。可根据材料的多少，分别组成一卷或数卷。施工阶段一般按单位、单项工程或专业组卷，组卷时文字材料在前，图样材料在后。工程竣工验收阶段的文字材料，一般单独组卷。

3.卷内文件排列。建设项目按依据性材料、基础性材料、工程设计（含初步设计、技术设计、施工设计）、工程施工、工程竣工验收等顺序排列。

4.案卷的项目。⑴编写案卷页号。以有书写内容的页面编写页号，正面写在右下角，反面写在左下角。不装订的以件为单位编写件号，并加盖档号章。⑵填写卷内目录。主要是序号、文号、责任者、题名、日期、页次的填写。⑶填写备考表。卷内备考表填写卷内文件材料的件数、页数，以及在组卷和案卷管理中需要说明的问题。

5.编制检索工具。主是编制总目录、分类目录、底图档案目录等。

重点建设项目档案是整个建设项目工作的重要组成部分，只有把项目档案工作做好，整个建设项目工作才有一个完美的结局。