电算化会计档案管理之管见

杨丽莉

（呼兰区第二人民医院 黑龙江 哈尔滨 1505000）

会计档案是一个单位经济往来的真实历史记录，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。电算化会计档案作为会计档案的一部分，与传统纸质载体形式的会计档案相比，有其自身的形成特点和管理要求。电算化会计档案指存储在计算机中的会计数据（以磁性介质或光盘存储的会计数据）和计算机打印出来的书面形式的会计数据。会计数据是指记账凭证、会计账簿、会计报表（包括报表格式和计算公式）等数据，以及会计软件系统开发运行中编制的各种文档程序和其他会计资料。随着社会的发展和科学技术的进步，我国相当多机构已经开始使用会计软件进行账务处理，会计电算化提高了工作效率，为整个管理工作现代化奠定了基础。会计实行电算化后，会计档案的管理呈现出新的特点。随着会计电算化的普及，计算机处理经济业务的比重越来越大，会计电算化使会计人员从繁重的手工核算中解脱出来，减轻了财会人员的工作强度，提高了工作效率，为实现管理工作现代化奠定了基础。会计电算化后，会计档案的内容、生成、传输、保管呈现出新的特点，也对会计档案的管理提出了新要求，这就需要我们不断深入研究与总结，以提高电算化会计档案的管理水平。

电算化会计档案治理的主要任务是：监督和保证按要求生成各种档案，保证各种会计档案的安全与保密，保证各种会计档案得到合理和有效的利用，并安全保存。

一、电算化会计档案的内容

1.纸质会计档案。指从会计电算化系统打印出来的书面形式的会计档案，包括会计凭证、会计账簿、财务会计报表、财务分析报告等，也包括应当依法保存的会计档案移交、保管、销毁清册等其他类档案。

2.非纸质会计档案。指包括计算机硬盘、软盘等磁性介质或光盘等其他介质存储的、只能以电子数据状态保存的会计数据，包括会计凭证、会计账簿、会计报表等数据和会计数据库。

3.计算机系统档案。包括计算机硬件系统型号、存储空间和外部设备类型及其增减变化；计算机操作系统及网络操作系统型号；财务软件的编程语言、数据库系统类型；财务软件的系统名称、版本号，与之配套的安装光盘、磁盘、用户服务卡以及用户手册等全套文档资料。

二、电算化会计档案的生成与管理

1.纸制会计档案生成与管理。会计电算化操作员向会计电算化系统输入记账凭证前，首先应认真审核原始凭证的合法性、正确性；编制记账凭证时做到科目使用正确，数字准确无误。审核记账员（由复核人员兼任）应在计算机屏幕上直接对系统内的记账凭证一张一张进行审核，不能等到期末使用“成批审核”功能集中审核；同时，复核机制记账凭证并签章。二者同步完成后，系统内审核后的记账凭证方可用来登记账簿。而机制记账凭证除由制单人员、复核人员签章外，还应由记账人员及会计机构负责人或会计主管（兼任会计电算化主管）签章，收付款记账凭证还应由出纳人员及领款人签章，方可作为有效的会计档案保管。

机制记账凭证的编号应由计算机自动顺序产生，必须连续。编号间断时，应在断号后第一张凭证上说明断号原因，并由有关人员签章。现金、银行存款、转账凭证的分册科目汇总表每本凭证打印一张，连同该本记账凭证及其所附原始凭证一起装订保管。

现金日记账每天在计算机内登账并打印输出后，由出纳人员核对现金库存，核对无误后由出纳人员、记账人员、复核人员、会计机构负责人或会计主管在账簿上签章，按月连续编页码并装订成册，以防账页的散失或被抽换。年终再将各月现金日记账按顺序装订成册，加盖封印，妥善保管。同样，银行存款日记账也应每天登账并打印输出，绝不能等到期末集中登账和打印，其审核签章、装订、保管与现金日记账相同。此外，出纳人员每月月末编制银行存款余额调节表，由出纳人员及会计机构负责人或会计主管签章后，与银行对账单一起保管。

总账、其他明细账定期打印输出，连续编号，经审核后装订成册，同样应由记账人员、打印人员、装订人员、会计机构负责人或会计主管在账册封面上签章并加盖封印。一般可根据企业实际情况和工作需要按月或按季、按年打印，但最迟至次年1月末应全部完成此项工作。当然，也要根据税务、审计等管理部门要求，及时打印输出有关账簿。

2.非纸质会计档案生成与管理。存储计算机中的会计数据（以磁性介质或光盘存储的会计数据），是在会计电算化情况下新的会计档案形式。这种会计档案只能以电子数据状态保存，而通过会计数据备份的方式生成。目前，大多数会计电算化软件均支持计算机硬盘、软盘及移动存储设备（移动硬盘、光盘、磁带机）备份。备份次数应视单位的会计业务量大小而定，但每月不应少于两次。数据资料备份要有专人负责，建立相应的责任制。数据资料备份包括对计算机内的会计信息的日备份、月备份和年备份。对于计算机内的凭证及总分类账、明细分类账、报表等重要数据最好采用AB备份法进行数据备份，杀毒后放置在不同地方妥善保存，以防止因病毒入侵或地震、火灾等意外情况而造成计算机故障和存储设备损坏而丢失数据。各种备份光盘设备均要标明类型、备份期间、备份时间和备份人员等有关标识，以便查找。

对于归档保存的会计数据备份时最好以只读形式保存，这样可以防止无意或人为的改动，保证会计档案的真实性以及日后会计数据恢复时会计信息的正确性。

3.计算机系统档案的管理。会计电算化系统开发和使用的全套文档资料及软件程序，都应视同会计档案保管。保管期限截止至该系统停止使用或有重大更改之后的5年。

三、电算化会计档案管理应注意的问题

鉴于电算化会计档案具有上述区别于传统会计档案的特点，在电算化会计档案的管理工作中，除了传统会计档案管理应注意的问题外，还应特别注意以下几个问题：

1.要特别注意对电算化会计档案中软件文档的管理。这些软件文档是进行会计信息系统维护必不可少的资料，它可以帮助理解别人的设计思路和编制的源程序代码，同时一个软件系统由于主客观的原因不可避免地会产生一些问题，如果没有保存完整的软件文档，系统的维护将非常困难，甚至不可能。

2.电算化会计档案受质量、温度湿度、磁场等因素的影响较大，易受破坏。在管理时应注意如下问题：一是在选用保存会计档案的存储介质时，应特别注意选用质量较好、可靠性较高的介质，存储介质的质量关系到会计档案能否被使用，而纸张的质量只会影响到使用效果；二是对存放在存储介质上的会计档案应写好“保护”字样，存放在防潮、防热、防尘、防磁的场所；三是对存放往年会计档案的介质应定期复制，如每半年复制一次且最好复制双份存放在不同的地点，各种备份软盘均要标明类型、备份期间、备份时间和备份人员等有关标识，以便查找；四是对使用时间较长的存储介质应定期进行替换；五是对硬盘上的会计档案应定期备份到软盘或光盘上。系统管理员以及会计电算化操作员应及时制作数据备份；六是需要对备份磁盘进行操作而又可能危及该磁盘的完整性时，应制作复制件，使用复制件进行操作。

四、电算化会计档案保管的几项措施

1.完善制度，规范管理。建立健全法规和制度是管理电算化会计档案的保障。在《会计档案管理办法》的基础上，不断完善本单位会计电算化档案管理制度，如制定细化的《电算化会计档案岗位责任制》、《安全保密制度》、《计算机硬软件和数据管理制度》等，在实际工作中以制度约束行为，以制度规范管理。

2.建立授权操作制度，实行岗位专人专职制度。实行会计电算化后，会计岗位的设置也要发生相应的改变，根据责、权、利、效相结合的原则，对不同的岗位赋予不同的权限。采取不相容职责相分离的措施，严格岗位责任制。在单位中应设置会计电算化档案管理员，专门负责会计档案的整理归档，且该管理员不能由出纳人员兼任。电算化档案管理员的岗位职责有：在规定期限，向会计电算化系统各类有关人员催收会计数据备份及存档资料，并填写存档清单；按规定保管存档的各种会计电算化档案；负责会计档案的安全保密，不能擅自借出。经会计电算化主管和单位负责人批准允许借阅、复制的会计档案应办理登记手续；定期对磁或光介质的会计档案进行检查、杀毒工作。

3.加强防范，确保档案安全。单位的会计档案是单位的重要资料，不得随意观看。因此应用会计系统的计算机不应直接连接互联网，如果单位实行会计网络化管理，一定做好内部网与互联网的物理隔离，确保会计数据不受外部的影响，保证会计档案的安全。对此，可采取的措施包括：在单位内部设置防火墙；安装信息网关和安全路由器；设计授权和身份认证系统；进行信息加密；加强安全监测预警系统的实时监控等。

4.提高会计档案管理人员的业务素质。会计档案管理是一项专业性、技术性、政策性很强的工作，计算机技术的普及又对会计档案管理工作者提出新的更高的要求，会计档案管理人员业务素质和能力是管好用好会计档案的关键，针对目前各单位档案管理机构中，缺乏既懂档案管理知识又精通财会知识和计算机应用的复合型人才，不能适应新形势下会计档案管理工作需要的情况，因此单位领导应重视会计档案管理人才培养，进一步加强会计档案管理人员队伍建设，不断提高他们的政治素质和业务素质，使他们尽快掌握现代化的管理方法和技术，不断提高会计档案管理水平。