浅谈档案资料数字化工作

张 岩

（牡丹江市东安区政府档案馆 黑龙江 牡丹江 157000）

随着计算机技术、网络技术和通讯技术的迅猛发展，计算机普遍应用于各单位、各部门。局域网、互联网已成为信息交流最便捷、快速的途径，人们迫切要求能够在网络中寻找到自己需要的数字化信息，电子商务、电子政务在短时间内产生并迅速普及，在政治、经济等多个领域产生大量的数字化文件，进而形成大量的数字化档案。特别是区级国家综合档案馆的档案信息化建设、馆藏资源建设是其维护地方历史面貌，实现档案事业健康发展的重要的基础工作。

一、档案资料数字化建设的必要性

（一）档案资料数字化，可改善档案管理工作

只有实现档案数字化，才能冲破档案利用的种种局限使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理、为社会提供高效、优质的服务。

（二）档案资料数字化是形势发展的需求

当前，各部门把数字化建设摆在了十分突出的位置，无疑是十分及时和正确的。如我档案馆就是区委、区政府保管和提供利用档案信息的职能部门。馆藏是东安区最有实用价值的信息资源库，这样一大批珍贵的档案信息资源应很好地为各级领导和广大公众利用，充分实现信息共享，所以要建设数字化工作，首先要建设数字档案馆。近年来，档案载体逐渐并迅速地被磁盘、磁带、光盘所取代或更替，电子档案的出现给档案馆提出了一个亟待解决的课题，那就是电子档案的收集、保管、保护和利用手段，而解决这个问题的途径只有一个，那就是档案馆的数字化。目前，档案馆的档案保管、利用与形势的发展要求不相应，仍然停留在纸质档案的管理及较原始的检索利用水平上，使得绝大部分电子档案无法采集、收集和提供利用，甚至绝大部分电子档案已经被清洗、丢失，这是一个极其重大的损失和无法挽回的错误。

（三）档案资料数字化是社会的强烈需求

当今，人们的时间意识越来越强，领导做出重大决策需要迅速、准确；各职能部门工作查考要求快速及时；社会广大公众对档案信息需要量不断增加，如婚姻档案，有一些农村，尤其是较偏远的农村的利用者要查阅婚姻档案，非常不便，他们迫切要求信息共享。还有一些投资者，他们想了解我区的整体情况，才敢于投资，那么要了解我区的详细内容恰恰只有区档案馆才是最全、最新、最直接、最方便的一个场所，这就迫使区档案馆这个信息保管和提供利用的部门必须尽快改变传统的原始管理、检索和提供利用的手段，以现代化、多功能的服务措施，使档案馆馆藏的信息能及时、方便地提供给各方面的需求者。

二、档案资料数字化建设的内容

（一）推进档案资料数字化，必须提高档案标准化、规范化水平

目前，档案信息数字化的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案数字化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。

（二）有重点地抓好数据库建设

目前，我们档案数字化系统从总体上看仍处于由文件处理向数字管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库的建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对档案进行科学的管理和方面的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进的过程。在此过程中，必须领导重视，统一认识，突出重点，面向应用，由单一库向系统库发展。

三、对档案资料数字化建设的思考

档案数字化建设要运用辩证思维，既不能盲目从新，脱离实际，也不能墨守成规、固步不前；既要看数量，更要讲质量；既要着眼于本身，也要关注相关事物。档案数字化建设是一项复杂的系统工程，需要慎重选择，在具体实施的定位中应该多做调查、分析、研究。

（一）加强领导，提高认识

加快档案数字化建设，要更新各级领导的知识领域，档案管理的现代化，首先是档案管理者的现代化，否则档案管理现代化、信息化就是一句空话。同时，应聘请专门的档案管理人才组织相关的业务培训，改变现有档案干部的知识结构，以适应现代化管理的需要。努力把档案信息化建设作为政务建设的一个重要内容，提高工作水平和工作效率、提高服务质量。

（二）加大投入，配备管理软件

将纸质档案信息转化为数字化信息，就是为了让档案信息变成流动的、有生命力的资源，要实现这一点，必须依靠网络，构建档案馆内部局域网，并接入外部网或者互联网，是信息化建设得以进行的必要基础。如果有足够的资金购买充足的设备，就能按照自身要求构建网络实体。有了网络没有相应的档案管理软件，硬件就会像一盘散沙，无法运作。现在市场上专业化的档案管理软件种类很多，但是从经济实用角度出发，适合档案部门的不多。如将纸质档案进行数字化扫描必须购置相应的扫描设备、计算机等硬件设备。平板扫描仪扫描价格便宜，但速度慢，不适合档案部门短期内完成数字化转化的要求。快速扫描仪适应档案数字化建设，但价格高。同时，相应等级的档案管理软件也价格不菲。因此，档案部门应根据自己的实际情况，按照经济实用、功能齐全、安全保密、操作方便等原则来确定。

（三）改变工作方式，健全工作规范

档案信息化建设的第一个成果就是馆藏档案的数字化，馆藏档案大部分以数字形态存在，以往适用于传统纸质载体档案的管理方式已经不适用管理数字化档案了，必须改变工作方式，建设工作规范。大力开发档案信息资源，实现档案信息资源的社会共享是档案信息化建设的根本目标，区级档案馆应不断加大档案信息资源的开发利用的力度，促进档案信息资源的社会共享。档案馆信息化建设必须充分发挥主观能动性，在深入了解一定时期本地区的重要实践活动，本地区发生的重大事件，社会发展的基本情况的基础上走创新之路。以进一步加快区档案馆馆藏存量档案数字化，努力构建档案信息资源共享体系。

（四）提高人员素质，培养现代化管理人才

作为信息化社会的档案工作者具备一定的计算机、网络技术和电子文件管理知识是必不可少的。但从目前档案工作人员学历上看，档案管理专业的人员非常少，这对档案管理现代化、信息化工作的控制十分不利，要改变这种情况，简捷的办法就是适度调入档案专业的大专院校毕业生。对有发展前途的年轻干部，加大业务培训，以适应现代化、信息化管理的需要。

总之，档案信息化是新世纪档案事业发展的重要方向，档案信息是经济发展的重要保证，在以知识和信息为主要特征的知识经济时代，档案信息存储和处理的数字化、收集与传递的网络化已势在必行，档案中蕴藏的丰富信息将在新世纪发展中发挥不可替代的作用，我们必须加快档案的数字化进程，逐步实现档案的信息化建设。