浅析如何发挥医学院校档案的作用

何丽萍

（右江民族医学院综合档案室，广西 百色 533000 E－mail：heliping65＠163.com）

医学院校档案，真实地记载了学校发展的历史，是学校历史文化的积淀，是珍贵的财富和不可再生的重要资源。如同其他档案一样，医学院校档案起着历史的查考、凭证和现实参考、情报作用，是学校发展及日常教学、科研不可缺的重要信息资源。医学院校档案如何才能真正发挥其档案作用，对已形成的学校党群、行政、教学、科研、产品、基建、设备、出版、外事、财会、声像、实物等各类档案如何发挥其在学校行政管理、教学、科研中的作用，充分为社会服务呢？这是学校决策者和档案管理人所面临和必须面对的问题。

1 充分认识档案的重要作用

医学院校的使命是不断进行教学研究和改革，培养医术精湛、医德高尚，有开阔视野和社会责任感的医学人才、创新型科研成果，探索人类健康之路［1］。医学院校档案真实地记录了学校历年来艰苦创业曲折发展的实践过程，记录了广大教职员工在教学、科研、管理、生产等活动中积累的宝贵经验和重要的知识信息，院校的发展离不开对历史经验的学习和借鉴。因此，如何把这些宝贵财富保留下来，为学校发展所用，是医学院校必须予以重视的问题。完整的档案能够做到学校发展需要什么档案资料，就能提供什么档案资料。

2 管理好医学院校档案

发现问题解决问题，是自我完善的过程，只有不断总结、不断创新，根据院校所需、服务所需及学院未来发展所需作好档案管理。

2.1 档案管理存在问题 《高等学校档案管理办法》、《中华人民共和国档案法》、《医学科学技术档案管理办法》等法律法规，对医学院相关档案管理进行了明确的规定。但当前医学院档案管理仍存在一系列的问题，主要表现在：

2.1.1 档案管理并没有得到真正的重视 档案管理并不像其他教学、科研成果那样直接显露其效益，因此得不到领导充分地重视，因而管理人员、管理设备方面得不到很好的配备；另一方面由于档案管理没有得到很好的重视，加之档案管理的单调枯燥，导致了工作人员档案管理责任心不强，造成档案管理上的恶性循环。

2.1.2 档案管理跟不上学院发展的需求 信息化、网络化时代，学籍管理、教务办公、教师授课等都启用了计算机网络系统，同时学院一系列的教育教学改革步伐很快，档案管理人员及设备配备等已跟不上学院的发展。主要表现在管理人员专业性不强，学历参差不齐和知识结构不合理；另一方面，档案硬件环境设施不齐全，也制约了档案管理质量的提升：没有专用档案库房，防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温、“六防”设备不配套，引起档案材料霉变、虫蛀，有价值资料甚至堪称是无价之宝的资料受到严重破坏。

2.1.3 资金投入不足 社会的高速发展，决定了档案管理更新的加速，包括管理人员知识结构更新培训、设备更新等，资金投入不足严重影响了档案管理的良性发展。

2.2 如何做好医学院校档案管理工作

2.2.1 立足于法，建章立制，搞好档案管理工作 档案事业的发展必须坚持走依法治档的道路，只有实现档案管理的法制化、制度化，档案管理工作才能发挥应有的作用。

健全制度，规范档案管理。医学院校档案管理应根据相关档案管理规定和本身的特性，制定适合自身发展的相关的规章制度和管理办法，具体规定档案的归档要求、分类方案、保管期限、安全保管和查阅利用等内容。

加强对档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案。建立健全档案管理规章制度，实现档案管理制度化。制度化管理对档案管理人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求，档案管理设备的现代化、档案种类和载体的多样化特点决定了档案管理方法要不断改革，只有坚持与时俱进，才能适应新形势，开创档案管理工作的新局面。

2.2.2 加强档案管理人员的素质培养和专业培训 档案管理就是记载历史，是历史的积累而不是历史堆积，因而应有序地记录历史，发挥历史的作用，为人所用，做到有根有源，不中断，这就必须加强档案管理人员的素质培养和专业培训。

以信息化和网络化为代表的新形势给档案管理工作带来了新的挑战，也对档案管理人员素质提出了新的要求［2］。现代社会，随着改革发展的不断深入和信息技术的不断革新，档案管理工作在经济社会发展中的作用日益突出，档案管理专业化、技术化不断增强，这就要求档案管理人员具备更新、更高、更强的能力和素质。另一方面基于档案管理的专业性、连续性、保密性及单调枯燥的特点，档案管理需耗费大量的时间和精力，只有具备专业水平、有创新意识、不断学习、爱岗敬业的高素质技术管理人员才能管理好档案，充分发挥档案的作用；同时单位应对档案管理人员定期进行培训，不断增加新的管理知识，适应新形势的要求。

2.2.3 加大投入，加强档案管理配套设施建设 有序的档案管理少不了库房、办公室、阅文室、陈列室、计算机、扫描仪、打印机、复印机、装订机、空调、除湿机、吸尘器、防火等设备，随着档案资料的增加，应不断地更新设备，提高档案管理质量。

2.2.4 建立奖惩制度 档案管理是学院发展和创造效益的重要保障，应对档案管理高度重视，把档案管理机制与奖励机制结合起来，做到有功必赏、有过必罚，严格档案管理。档案工作严格落实“谁主管，谁负责；谁经办，谁负责”的原则，形成层层负责、职责分明、齐抓共管的档案工作机制，特别是对重点档案和有价值的档案，派出专人进行开发利用，专人负责做好各部门的收集归档工作 ，形成一套“搜集－开发－归档－管理”的工作体系，能够有效克服档案重管轻用的现象，从而提升学校档案工作的使用质量和效率。

3 发挥医学院校档案管理的作用

3.1 加大信息平台的作用 通过信息服务管理系统与医学院校办公自动化系统的软件开发，实现无缝对接，使“文档一体化”，电子文件远程登记、预立卷、远程归档得以实现，充分利用网络平台，开展特色服务，加快数字档案馆建设步伐。

3.2 加强档案的基础建设，提升档案管理水平 档案工作人员在做好档案收集、整理、鉴定、保管等工作外，还应着重做好档案的编目、检索、编研等工作，编制较适用的医学院所需的检索工具，建立健全医学院校检索体系和相关档案文件汇编等参考资料，及时、系统、完整地提供满足医学档案利用工作的需求。

3.3 强化服务意识，做好档案管理 档案管理除记录有保存价值的资料外，更重要的是为人所用，因此强化服务意识，充分发挥档案的作用尤为重要。档案管理与档案需求是双向互动的关系。档案管理人员最大限度地开发利用档案资源，学院教学、科研、管理等各方面需求都将得到最大满足，就能实现档案信息资源的最大化利用，同时应根据档案发挥作用的规律性，设立公共档案科目向社会公开可公开的资源，实现资源共享的同时，学校的整体发展也将得到极大提高，在创造社会效益的同时，促进医学档案事业的发展。

医学院校档案管理随着医学校发展，档案事业规模日益扩大、档案数量日益增多、档案内容日益丰富、档案信息载体日益多样、档案管理手段日益先进，只有实行规范化的管理，走不断探索、不断创新的道路；另一方面必须为医学院校的档案管理提供良好的管理服务。这样才能顺应时代发展的要求，才能做好档案管理工作，进而才能充分发挥医学院校档案的作用。

［1］ 刘巧炜.高校档案信息资源开发利用的特点［J］.档案管理，2003（6）：44.

［2］ 程小燕，罗采琴.医院医学科研档案开发和利用之我见［J］.中国实用医药，2010，5（2）：273－274.