当前普通高校人事档案管理存在的问题及对策

潘廷将，陈艳宁，黄凤妮

（右江民族医学院，广西 百色 533000 E－mail：ptj2016＠21cn.com）

高校人事档案是以教职工个体为单位集中保存起来的档案材料，它是人事工作的重要组成部分，其内容记载了干部职工个人学习工作经历、德能勤绩、政治思想等情况，是全面地、历史地了解、考察和正确地使用每一个人的重要依据。因此，开发利用高校人事档案信息资源，为选拔、培养、使用干部提供有力的保证，是高校人事档案管理工作的重要任务。社会经济的快速发展和高校人事制度改革的全面推行，对高校人事档案管理工作提出了更高的要求。新形势下，如何认识高校人事档案管理中存在的问题，研究并提出解决的对策，是当前高校人事档案管理工作必须面对的重要课题。

1 当前高校人事档案管理普遍存在的问题

1.1 对人事档案工作的重要性认识不足［1］长期以来，包括领导干部在内的部分人对学校档案工作的认识都存在程度不同的误区，认为档案工作就是简单保管资料的事务性工作，不需要投放太多的经费和人力。

1.2 资金、设备、人力缺乏 多数高校的人事档案部门在资金、设备、人力上都比较欠缺，档案库房、阅览室条件较差；人力配备上，没有达到中共中央组织部《干部人事档案工作目标管理考评标准》中每管理1 000人的档案馆配备1名专职干部的规定。甚至个别高校，没有专职人事档案管理人员或是专业不对口，或是今天你管管，明天他管管的状态［2］。

1.3 档案材料不全，内容失真 干部档案是一个人在社会实践活动中的真实记录，其真实性是档案的生命线，不能掺杂虚假、想象和夸张。但现实的档案中，存在着材料不全，内容失真现象，如该有的履历表、年度考核表，学历、职称、工资材料等不健全；干部履历表、政治审查表等材料的出生时间、参加工作时间、任职时间前后不一致等；考核鉴定材料中只讲优点，不讲缺点，只有成绩，没有差错。对这些情况，人事档案部门未能严格地审核把关，及时发现、解决问题，使档案失去了真实性、严肃性，给档案的利用带来困难。

1.4 人事档案材料分散 在高校里，一个职工的档案材料往往分散在几个部门保管。例如：反映政历的材料存放在人事档案里，反映科研成果的材料则存放在科研机构的科研档案里，反映教学任务完成情况、教学效果评价的材料放在教学档案里。形成了“一人多档”的局面，在提拔、使用干部时，只能到几个部门去了解，才能了解一个人的综合情况。当工作调动时，往往只寄出人事档案，而科研、教学等档案弃之一旁，使用人单位不能全面、及时地了解干部的综合素质。

2 对策

2.1 提高认识，强化有关人员重视人事档案管理工作 高校领导应重视人事档案管理工作，把人事档案管理工作与学校的规划、教师干部队伍建设、年度计划及相关部门的职责考评相结合；加强人事档案管理工作的宣传，提高教职工干部的思想认识，明确人事档案管理工作在高校建设发展中的重要作用。

2.2 重视基础设施和管理队伍的建设，加大投入力度 档案管理硬件的建设是做好档案管理工作的前提。应把人事档案管理的建设列入高校管理工作的重要议事日程，加大基础设施投入，设立专用档案室，配置专用器材。同时，高素质的管理队伍是搞好人事档案管理工作的关键。应重视管理队伍建设，根据人事档案管理工作的需要，培养政治素质高、原则性强、严守纪律、工作认真负责、管理技术水平高的专职档案管理人员。

2.3 建立健全档案管理制度，保证人事档案材料齐全，内容真实 建立完善人事档案管理制度、审核制度和责任追究制度。按照《干部档案整理利用工作细则》对档案材料收集、审核、查阅传阅、利用、安全保管等环节作出明确的规定。在管理过程中，对于不适应新形势、新情况的管理制度，要及时更新，建立新的、更为科学合理的、适应新形势的人事档案管理制度，使人事档案工作更加制度化、规范化。在材料的收集方面，明确收集的内容和范围要求，让制度使人事档案材料内容充实。在材料的鉴别方面，明确鉴别的内容，对一些难以认证的材料采取实际调查的方法进行鉴别，对材料进行有效的鉴别，确保档案内容可靠。在查阅传阅档案时，要明确人事档案利用方式和方法，以保证人事档案的安全性。

2.4 人事档案和业务档案合并管理 人事档案是该干部历史材料与现实材料的集合，是政治思想素质材料与业务能力材料的集合。高校人事档案管理应结合高校的实际情况，突出高校在教学、科研等方面的特点。将人事档案和业务档案合并管理，可将档案统一设置为上下两卷［3］。上卷为政历类材料：履历表，考核鉴定表，政审表，学历、职称材料，奖励材料，违纪材料，党团材料，工资材料等。下卷为业务类材料：业务自传，业务考核，科研成果评价材料等。这样才能使人事档案成为真正反映高校职工干部综合信息的数据库，从而为高校提拔、使用人才提供完备的第一手资料。

总之，在高等教育高速发展的今天，对高校人事档案管理工作提出了更高的要求，在新形势下，只有认识高校人事档案管理中存在的问题，研究解决的对策，才能适应人事档案管理走向现代化的发展需要。

［1］ 杨润月.关于高校人事档案管理的思考［J］.档案时空，2007（6）：38－39.

［2］ 田忠智.浅谈高校人事档案工作中的问题与对策［J］.兰台世界，2009，6（下半月）：45－46.

［3］ 李海霞.高校干部人事档案管理存在的问题及对策分析［J］.兰台世界，2007，9（上半月）：25－26.