加强企业合同管理 防范企业法律风险

罗玉军 吴雷 张清波

[摘 要]在目前法治经济、契约经济的大背景下，企业与企业之间、企业与个人之间签署书面合同的几率大大提升，而企业对合同管理的强弱程度往往能够决定企业的成败几率。笔者从目前企业在合同管理中出现的问题出发，提出若干解决问题的对策，以防范法律风险，保障企业持续稳定的发展。

[关键词]合同；合同管理；法律风险

企业立足的大环境是社会主义市场经济社会，同时也是法治经济、契约经济社会。与此相适应的是，企业与其他主体之间的经济交往都是通过合同形式进行的，这其中主要依靠的是书面合同。本文所称的合同也是1999年实施的《中华人民共和国合同法》中关于合同的定义：合同是平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。2010年财政部、中国证券监督管理委员会、审计署、中国银行业监督管理委员会、中国保险监督管理委员会等部门联合出台了《企业内部控制应用指引第16号——合同管理》，在该指引中，虽然未对企业合同管理做一明确的定义，但笔者依据本指引内容及相关法律法规对企业合同管理做如下定义：企业合同管理系指以企业作为一方当事人与合同相对方依法进行合同的订立、履行、终止等对外行为以及企业内部对合同进行拟定、审批、执行、评价等监管行为的总称。

笔者在从事多年工作的过程中，耳闻目睹了众多大中型企业因为合同管理过程中出现这样或那样的问题而导致公司的经济利益受到侵害，甚至公司走向衰败。基于此，本文拟从企业合同管理容易出现的问题着手，浅析与之相关的防范法律风险的策略。

一、合同管理过程中的若干问题

（一）合同相对方主体资质能力问题

在实践当中，很多企业在签署合同前未认真审查合同相对方的证照文件、资质、是否具有履行合同的能力、经营状况等足以影响本企业签署的合同的履约效果。譬如，合同相对人根本不具有相应的民事权利能力或民事行为能力，不审查或不认真审查对方公司的资质，会给一些濒临破产、名存实亡的公司、“皮包公司”和不具备资质等级的挂靠方以可乘之机，这样做的后果轻则导致合同无法履行，重则导致公司被合同相对方所欺诈，给公司造成严重的经济损失。如与一些不具备资质、能力的公司或个人签署合同的，可能将导致合同无效的法律后果，我国《合同法》第五十八条已经明确规定了合同无效或者被撤销后的法律后果：合同无效或者被撤销后，因该合同取得的财产，应当予以返还；不能返还或者没有必要返还的，应当折价补偿。有过错的一方应当赔偿对方因此所受到的损失，双方都有过错的，应当各自承担相应的责任。

（二）合同文本及条款设置问题

在实践当中，笔者发现，好多企业要么没有自己的标准合同模板，要么自己的标准合同模板内容欠缺重大条款，要么合同的关键条款约定不清等造成了诸多风险隐患，或者虽然企业有防范合同风险的措施，曾经推出过合同范本，但由于随着经济发展，合同文本的更新程度远远低于经济的发展适应程度，从这个角度上说，曾经制定的合同范本也失去了防范法律风险的意义。因此，需要严加注意合同文本的选择及条款的设置。

（三）合同履行过程中的跟进问题

在实践过程中，经常会出现企业在签署合同前，积极的与合同相对方进行谈判，对合同条款进行一条一条的审查并消化，而在合同签署之后或到了履行阶段，相关企业的负责人似乎也再未跟进过合同的履行状况，合同的要义在于履行，如果在履行的过程中，出现了合同中未曾约定的情形、如果出现了合同中约定的应该变更合同、解除合同、中止合同履行的情形时，企业应当按照合同约定有所作为，否则，企业的不作为或漠视，将给后续的合同纠纷埋下隐患，企业的经济利益势必会受到无法估量的损失。

（四）企业内部的合同监管流程问题

上述三项均为企业在合同管理过程中对外容易出现的问题，古人云，知己知彼百战不殆。对外的合同管理固然重要，对内的合同管理也同样是重中之重。笔者发现，在实务当中，经常会出现合同签署的内部签字审批流程混乱或关键负责人未签字的情形；合同审签流程繁琐、不仅耗费了人力、财力、物力等，同时也影响了合同签署效率；在合同履行的过程中，由于企业自身对合同双方往来的材料未归类存放，从而导致企业缺少证据的支撑而败诉；或由于企业合同专用章未安排专人保管或保管不完善，导致企业专用章的乱盖、偷盖现象严重，公司的经济利益受到极大的侵害。

二、解决合同管理问题的几点对策

（一）强化签署合同前的严格审查制度

笔者认为，应主要对合同相对方的主体资质、行为能力、履约能力等进行全方位的核实。譬如，审查主体资格，需要具有通过最新年检的营业执照，其核载的内容必须与实际相符；欲签合同标的符合当事人经营范围，涉及专营许可证或资质的，应具备相应的许可、等级、资质证书；代签合同的，应出具真实、有效的法定代表人（负责人）身份证明书、授权委托书、代理人身份证明；合同相对方必须具有相应的履约能力：具有支付能力或生产能力或运输能力等。必要时应要求其出具资产负债表、由开户银行或会计（审计）事务所出具的资信证明、验资报告等相关文件；有担保的合同，必须审查担保人的担保能力和担保资格；对于重大合同，还须了解和审查合同相对方的履约信用：无违约事实，最近未涉及重大经济纠纷或重大经济犯罪案件等。

（二）选择合适的合同文本及合同条款

制定合同范本不仅是提高企业合同管理效率的有效途径，同时，也能有效防范企业法律风险，节约公司的管理成本及经济成本。首先在形式上，制定统一的封面、页眉、页脚、页码、格式、序号等，这样做有助于对外宣传公司的良好形象；其次表现在内容上，即合同条款必须要完备。再次，合同文本及合同条款并非制定完毕后就是一成不变的，随着经济行为的日趋多样性，必须针对经济行为的特点，适时的增删或修改部分条款内容，以保障公司的根本利益不受侵害。

（三）加强合同履约过程中的管理

签署书面合同的目的是为了让合同按约定及时履行，以达到合同双方当事人的目的。因此企业相关部门对合同履约过程进行实时监管是必要的，通过监管可以明确合同的履行实时进展，以便及时发现影响合同履行的原因，随时向相关部门反馈信息、排除障碍，确保合同按约履行，防止违约纠纷。

（四）改进企业内部合同审批监管流程

1.严格执行合同审批流程

笔者认为，公司授权委托代理人签订合同时，必须持有法定代表人（负责人）签署的授权委托书并盖有公司的公章方可，公司或缔约方出具的授权委托书必须明确委托权限和期限，禁止使用“全权代理”之类的文字。合同签订之前，承办部门或承办人应将合同文本草案、立项意见书或审批表及与合同有关的证明材料，一并提请财务部门、公司法律事务主管部门顺序审批。审批意见应明确、具体，禁止使用“原则同意”、“基本可行”等模糊性语言，一旦使用，视为对合同草案的不同意。承办部门或承办人向各合同审批部门提供合同（或草案）时，应预留至少2个（含本数）完整工作日供各部门审批；审批部门因特殊情况需延长审批时间的，应向承办部门或承办人说明理由。各审批部门应在规定的审批时限内提交书面审批意见或法律意见书，逾期未提交审批意见或法律意见又未说明延期理由的，视为完全同意合同草案。同时，发现重大错误、遗漏、不妥时，应在审批意见或法律意见中予以明示并提出修改意见。合同承办人员对审批部门提出的意见必须予以采纳，但经公司董事长或分管法律事务的副总经理明确书面批示不予采纳的除外。单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章。

2.完善合同材料归档制度

合同材料，是指公司与合同相对方之间签署的合同或有关意向文书、信件、数据电文（包括电报、传真、电子数据交换的电子邮件）等可以有形地表示所载内容归档的所有文字材料。每一份履行完毕的合同或不再履行的合同，或长期合同的每一阶段完成，承办部门应当指定专人及时将合同材料整理清楚，交公司法律事务主管部门归档。合同材料不得随意搁置、销毁、遗失。原则上，公司法律事务主管部门、财务部门保存以公司名义签订的合同原件。公司法律事务主管部门对签订完毕的合同及承办部门所送的有关合同材料，应在2个工作日内审核完毕，确认无误后整理、并按机密程度专门归档。送交人在移交合同文本及相关合同材料的同时，应附所交材料清单两份，送交人和接收人在材料清单上签名确认，移交清单由承办部门和公司法律事务主管部门各执一份。公司法律事务主管部门审核后如发现需统一建档的合同材料有差缺，应立即通知送交人核对、补足，再行归档。公司的合同材料、合同信息是公司的商业秘密，任何人不得随意泄漏。

3.加强合同专用章的管理

合同专用章是企业签订合同时专门使用的印章。合同专用章是合同归口管理部门即公司法律事务主管部门进行合同管理的最有力的指挥资源。合同专用章的管理主要包括：公司签订一切合同都必须使用合同专用章；合同专用章由公司法律事务主管部门指定专人统一保管、登记使用；明确合同专用章刻制的申请、审批流程；对私自使用合同专用章或者对合同专用章管理不善的责任人的处理等。建议公司对合同专用章的管理明确化、制度化、细致化，以切实防范因为合同专用章的不合理使用而导致的法律风险。

三、结论

总之，企业合同管理是企业经营过程中必须要重视的课题之一，加强企业自身的合同管理有助于企业依法订立合同、依法履行合同，从根本上减少法律纠纷、防范法律风险、经营风险，从而提高企业的经济效益，以保障企业持续、健康、稳定的发展，使企业在日益激烈的市场竞争环境中立于不败之地。

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[2]陈亮.企业合同管理存在的问题及对策探讨[J].经济论坛,2005,(17).

[3]刘福仁.对健全企业合同管理制度的几点认识[J].通信企业管理,2000,(3).

[作者简介]罗玉军（1969—），男，陕西乾县人，法学学士，长庆实业集团企管法规科副科长。