浅析全面预算与Hyperion System Planning在企业管理中的作用
2012-07-17赵春梅
赵春梅
在竞争激烈的市场经济条件下,预算管理对企业起着越来越大的作用,本论文从实际预算管理情况出发,分析预算管理以及Hyperion System planning在企业中的作用。
一、预算管理内涵
预算是对企业经营计划的一种正式、量化的表述形式,为企业提供衡量实际业绩的基准点,预算管理是一个实体性管理,预算管理分离于财务管理但又有差别,在某种程度上说,预算管理工作更专、更全面、更科学。预算管理实质是对公司的整个经济行为和资源配置的科学性、合理性进行论证、检查、监督、考评和分析,旨在确保有效率地完成目标的资源管理性综合管理活动。
二、预算管理的作用
1.企业预算管理是现代企业管理中的重要组成部分,是企业实现短期经营目标,实施战略目标管理的重要手段,成为现代企业的核心管理之一。
2.预算可以促使公司管理层认真考虑完成目标的方法并对市场变化做好准备。
3.预算是对企业经营计划的一种正式、量化的表述形式,为企业提供衡量实际业绩的基准。
4.预算是进行事前、事中、事后控制的有效工具。
5.预算可以激励员工努力工作并作为员工绩效考评的依据。
三、预算管理实施与Planning
我们要实施预算系统通常首要考虑的是:搭建一个什么样的预算系统,才能满足管理的要求,我公司在全面预算管理中运用了汉得公司的Hyperion System Planning,Planning是一种基于Web的预算和规划解决方案。它可以在组织内推行相互协作、基于事件的运营规划进程,从而满足多种财务和经营需要。它使Web用户可以输入、分析和报告数据,管理规划进程以及个性化设置数据输入表单。
Planning是一种全面的处理方式,它面向闭环式完整规划进程,可推进业务持续改进。在Planning的协助下,所有决策者和一线经理能够相互沟通,以便确定所要采取的行动纲领,并且可与预算制定人员相互协作,从而优化规划进程并提高效率。当材料问题造成策略变动时,计划员可以灵活调整,迅速应变,确保规划恰当实用。
(一)Planning提供了以下益处
1.促进了具有众多分支机构的全球化企业的协作、沟通与控制。
2.为长期规划提供了一个框架,侧重于管理易变性及经常性的规划周期。
3.借助Web或HyperionSystem9SmartViewforOfficeTM简化使用与部署。
4.通过缩短推广和实施周期以及简化现有应用程序的维护流程,降低了总体拥有成本。
5.借助报告、分析和规划改进决策。
6.通过采用复杂的业务规则和分配方案促进建模。
7.集成了Smart Viewfor Office,因此用户可以在Microsoft Excel中设计工作表,以便在Planning应用程序中输入、格式化、分析和报告数据。
8.可与其它系统集成来加载数据(通过Hyperion System9 Application LinkTM)。
四、Planning预算管理起到的效果
1.预算管理组织设计,明确组织的预算管理责任,推进预算管理工作有序进行。
2.构建预算管理体系,完善年度指标预算、年度业务计划与财务预算、季度考核、月度计划、周推进相结合的管理体系,使预算与实际业务更加紧密协作。
3.预算管理体系优化,实现业务考核指标与业务引导指标相结合的指标管理体系。
4.预算管理体系优化,实现业务计划与财务预算并重的全面预算管理。
5.预算管理体系优化,构建以营销与费用预算为核心、损益与资金预算为主体的预算管控体系。
6.预算编制维度梳理,规范预算数据的结构,规范和拓宽预算实际执行差异分析数据细度与广度。
7.建立数据共享中心,将实际核算数据与预算数据纳入统一信息平台(商业智能系统平台)进行管理,避免数据分散造成决策数据不唯一。
8.信息化提高预算管理效率,缩短预算编制周期、提高预算与实际对比效率。
五、预算管理系统需达到的目标
预算管理系统的核心目标是提升预算管理水平、预算对业务的推动能力。
(一)预算管理要有效
1.统一平台满足集团及下属单位的预算管理需要。
2.全面、全员、全方位推进预算管理工作。
3.将保证数据计算分析的及时有效性,实现指标结果的可追溯性。
(二)预算责任要明确
1.将明确定义集团总部、子公司等各级责任中心用户角色与权限,充分体现预算责任。
2.将利用系统明确记录各级用户在预算上下反复中的工作状态与说明记录。
(三)预算流程要清晰
1.规范总部及子公司预算目标下达、编制、审批、控制、分析、调整、考核等工作流。
2.将通过系统工作流管理实现各级的预算审批流程。
(四)预算周期要缩短
提高集团、总分支预算编制效率,缩短预算编制周期。
(五)预算数据要准确
1.通过方案中的数据口径定义,保证数据对接的一致性。
2.采用系统业务计算规则实现预算方案中的数据逻辑,保证数据的正确唯一性。
3.通过系统对接,部分数据自动化,减少人工干预导致的数据错误。
六、确定预算编制流程
(一)预算下达目标
基于公司战略制定预算指标。
(二)制定行动方案
通知各层预算编制人员。
(三)预算编制
预算管理员可以通过将下载后的表单分发至预算编制员,也可以由预算编制员在系统中进行独立操作,填写预算数据。
(四)预算汇总及审批
预算表单提交planning后,系统自动汇总,各级领导审批,先确定销售预算,然后是生产成本,各类费用。
(五)预算执行及监控
预算数据定案后,企业可以在实际经营中与预算对接,进行监控。
(六)预算调整
预算数据不是一成不变的,根据企业经营情况可以时时调整,当在预算系统进行了预算调整则需要以增量方式更新预算金额。
(七)预算分析及考核
按年或者按季对业务对业务计划与预算进行进展考核。
七、预算管理部门
预算管理涉及企业的各个领域,为了强化预算管理,应设立独立的预算管理机构,负责预算基础数据的取得、预算的编制、预算执行情况分析以及市场动态研究等工作,使预算的编制及管理工作日趋合理。公司可以设预算管理委员会,负责核心业务指标的制定、预算审批、预算考核。
八、全面预算算编制的方法
(一)采用概率预算提高预算值的准确性
采用概率预算必须遵循必要的程序,并形成一定的署名文档,以便明确责任。在实际编制预算时,要根据不同的具体情况来编制。要根据各个变量之间的关系,来确定有关预算指标的计算方法。
(二)弹性责任预算
在市场经济体制下,由于企业面临的是一个多变的社会经济环境,所以企业编制预算时所预计的业务量,与一个预算期终了时所实际达到的业务量往往存在着差异,这种差异不利于准确地考核预算的执行情况。因此,在预算期终了,考核预算时还需要对原来的预算水平进行调整,以便增加预算与实际执行结果的可比性。
(三)采用零基预算挖掘降低费用潜力
零基预算不仅能压缩经费开支,从而能切实做到将有限的经费用在最需要的地方,而且,零基预算的编制过程,就是企业的各个部门和员工挖掘潜力的过程。如果把这个过程和企业的革新改造紧密结合起来,那么,对于企业降低费用和成本是十分有利的。
(四)滚动预算符合人们的认识规律
滚动预算有助于提高预算的准确性。滚动预算的预算期间具有动态固定特性,说它具有固定特性是因为滚动预算始终要保持一个固定的预算期间,通常为一年或者长于一年的一个经营周期;说它有动态特性,是因为每经过一个月,就根据已经掌握了的新的情况对后几个月的预算进行调整和修正,并在原来的预算期末随即补充一个月的预算。由此可见,滚动预算是在预算实施过程中,不断地修正、调整和延续预算。随着时间的推移,原来较粗的预算就逐渐由粗变细,同时,又补充新的较粗的预算,如此往复,不断滚动。预算的准确性也就不断地得到了提高。
采用滚动预算的方法,预算编制工作比较繁重。所以,也可以采用按季度滚动来编制预算,而在执行预算的那个季度里,再按月份分旬具体地编制预算,这样可以适当简化预算的编制工作。总之,预算的编制是按月份滚动还是按季度滚动,应视实际需要而定。