材料采购内部控制缺失风险及应对

喻素萍

供水企业生产经营的连续性和周期性，决定了供水企业要不断地进行采购和销售活动。对采购的过程实施科学、有效的管理对降低供水企业的生产成本以及提高产品的竞争力有着重要的作用。但是供水企业的材料采购活动牵涉到供水企业自身的经营条件以及外部市场环境中的众多因素，想要对它实施很好的控制是一件工作量大、困难多的艰巨任务；这就需要我们进行整体的策划与细致的安排。研究材料采购内部控制缺失所带来的风险以及制定相应的策略对于指导我们科学的开展采购工作有着重要的作用和意义。

一、材料采购内部控制缺失所引起的风险

（一）由采购合同所引起的风险

材料采购合同是供水企业在材料采购之初就采购材料的数量、质量以及运输方式、结算方式、理赔条款等等与材料供应商进行共同的磋商而达成的协议。材料采购合同关系着双方的切实利益和责任，具有较强的法律效率。所以说如果对合同的签订过程不进行控制，将会给供水企业带来严重的经济损失和经营风险。主要的风险表现在以下几个方面：

1.对采购人员的监督管理不力，造成采购人员与供应商相互串通在合同中虚报材料价格，给供水企业造成的不必要损失。在一些中小供水企业以及非大宗量的材料采购过程中，往往由采购部门的工作人员进行自主的采购。供水企业如果对采购工作人员监管力度不够或者是缺少所采购资料的价格信息以及相应的质量信息，往往会出现采购人员与材料供应商签订虚假价格的采购合同，套取供水企业的资金。

2.合同条款不够明确，造成采购成本的上升。在采购合同签订的过程中，如果供水企业对材料的市场价格以及制作原料、质量标准等信息准备不足，往往会造成供应商抬高材料供应价格的事件发生，从而给供水企业带来了经济损失。从另一方面来讲，关于材料采购中的运输条款以及结算条款签署的不够明确，往往会造成运费增加以及结算不利的情况发生，从而给供水企业带来了有形的、无形的损失。

3.对于合同的执行力不够造成的损失。目前在我国的采购合同中，由于前期的准备不够充分，在合同执行环节不能很好的进行材料的检验以及损耗的确定。致使在出现质量问题之后，缺少理赔的证据从而无法理赔。

4.不正当合同给供水企业造成的损失。在采购合同的签订过程中或者是供应商的选择中，往往存在着暗箱操作或者是透漏标底的现象发生，严重的还会出现关系户供应以及收受贿赂的现象。在扰乱正常市场秩序的同时，也给供水企业造成了很大的损失。

（二）采购行为内部控制不当所带来的风险

1.材料采购前期准备工作不充分所造成的风险。等采购计划制定以后，供水企业就会展开市场调查、质量检验、信用评测以及供应商的实地调查等活动。如果对这些环节的控制力度不够就会出现信息失真造成所采购材料的质量低下、价格偏高、供应商服务水平低等等隐患。

2.采购计划制定的不合理，造成整体采购费用的增加。在供水企业的采购行为中，往往存在着这样一种矛盾。即采购的次数太多期间出现的检测费用、差率费用以及人工成本就越多，从而增加了生产的成本。但是如果一次性大批量的采购又会出现材料的积压，给供水企业的资金周转带来了很大的压力。

3.供应商选择不妥当所带来的风险。在供应商的选择过程中，通常通过招标的形式进行性价比以及信誉比，最终选定供应商。但是如果选择的供应商太多，往往使材料的供应能力过于分散，严重的可能影响到供水企业的生产进度。如果选择的供应商过于单一，往往无法及时的获知材料价格波动的消息，从而对供水企业控制材料采购以及调整采购计划产生不利的影响。

二、关于应对材料采购风险的措施与建议

（一）加强供水企业对市场信息的收集和分析能力

市场信息对于材料采购的定价以及质量与价格之间的性价比有着重要的作用和意义。供水企业想要准确的控制材料采购的全过程，必须对市场信息了如指掌。主要的市场信息内容包括，材料的价格、材料制作原料的价格、材料的产地以及材料的市场价格变动规律、材料的质量标准体系等等。加强供水企业对市场信息的收集与分析能力主要从两个方面入手。一方面建立供水企业的信息网络，高度关注供水企业生产所用材料的市场信息，并进行记录、储存。另一方面，提高采购工作人员的专业素质水平以及分析能力，以便于制定最为有利的采购计划。

（二）建立供应商档案，对供应商的各项考察指标进行评定

对于依靠招标来进行供应商选择的供水企业采购行为，应当建立供应商档案，并安排专门的人手进行管理和记录。除了对供应商的基本信息进行记录以外。还应对供应商的一些其他指标进行考察，主要有：供应商的资金周转能力、供应商的供水企业形象、信誉以及供应商的生产能力等等。根据这些指标来综合性的评定供应商，对于不符合供水企业采购要求的供应商应当及时的取缔，并开发新的材料供应商。

（三）建立严格的采购制度以及合同签订的控制制度

严格的采购制度主要是指对采购的过程进行细分，并对其过程进行严格的控制。主要包括前期的市场信息收集以及供应商资料收集、制定科学合理的采购计划、严格审查采购合同的条款以及加强材料入库前的检查、检验。

对采购合同实施控制主要是对合同的真实性、准确性、周密性及有效性进行综合的控制与管理，以确保采购材料的高质量、低价格以及采购合同条款的有利性和理赔的顺利性。

（四）实行材料采购的多部门联合作业

在以往的材料采购活动中，往往是由采购部门或者是管理部门独立完成材料采购。基于材料采购的重要性，我们有必要施行材料采购中的联合作业。由财务部门进行采购的预算以及结算、由质量检查部门控制和检验材料的质量、由生产部门评价材料的使用性能等。多部门联合作业的供应商选择或者是材料采购，对于控制材料采购的多个环节具有很大的作用，但是这种做法只适合在招标工作中使用。对于小宗材料和季节性材料的采购上难免出现采购人工成本高的现象，从而得不偿失。

（五）制定最高限价的采购政策

在供水企业的采购过程中，应该根据所需要采购材料的历史价格纪录以及市场价格信息或者是财务部门的价格预算对所采购的材料进行最高限价，以避免由于虚报价格、供应商单一给供水企业带来的采购损失。

三、总结

本文主要对材料采购内部控制缺失所引起的供水企业风险进行分析与探讨，并针对性的制定一些措施来有效的防止风险的发生。旨在与同行业人士进行交流和学习，为确保供水企业采购行为的科学合理进行提供有力的支持。