浅谈如何成功实施人力资源外包

[摘要]人力资源职能外包绝不是简单的“包出去”工作，如果没有深入研究企业及员工的情况，缺乏与外包商的谈判协商，忽视外包过程的监控和评价，人力资源外包就不能发挥其应有的作用。成功实施人力资源外包，需要企业仔细分析备选的外包方案，清楚哪些职能可以外包，哪些不能，需要正确制定外包计划并按照步骤实施，这样能帮助企业降低成本，并获得更高的人力资源服务。

[关键词]人力资源外包人力资源职能对策研究

人力资源管理部门要从低层次的、重复性、事务性的工作中解脱出来，开展与企业战略相关的人力资源管理核心业务，真正实现其职能。这就使得人力资源管理外包成为可能。

一、人力资源外包的概念及其具体内容

（1）人力资源外包的概念

外包直译为“外部资源”，是指组织将其特定的工作职能转包给组织外部优秀的专业化资源来完成的一种管理模式。

人力资源外包是指企业根据需要将人力资源管理中非核心部分的工作或全部工作外包出去，交给专业化的机构或组织进行管理。人力资源外包不是简单的代加工性质的外包，它是指策略地整合利用组织外部的专业化资源，更经济有效地解决组织内部人力资源管理中所涉及的工作，使组织充分发挥自身核心竞争力，实现效率最大化。

（2）人力资源外包的具体内容

企业需要根据自身的发展战略和实践需要确定外包内容。不同的企业选择的人力资源职能外包的内容不同。为保证人力资源外包工作的顺利进行，企业需要对外包内容进行严格界定并进行监控。人力资源职能外包主要包含以下内容：常规人员配置、临时人员和高级管理人员的招聘、员工租赁、企业的人员重置、培训外包、雇员援助计划（EAP）以及国际外派人员服务。此外人力资源外包的内容还包括继任计划和组织发展、福利、高级管理人员薪酬、工资发薪资方案设计等。

二、人力资源外包的优势及存在的风险

随着企业对人力资源管理工作认识的不断加深，以及人力资源管理的迅速发展，“人力资源外包”这一当前国际流行的思潮已逐渐被越来越多的企业所接受。采用人力资源外包可以通过合理的运用外部资源，促使企业对内部资源进行最合理、最有效的配置，从而发挥企业外部资源和内部资源的协同作用，建立企业竞争优势。

（1）人力资源外包的优势

不论是对新成立的公司和处于高速发展阶段的公司还是对大中型的成熟企业，人力资源外包都有其自身独特的优势：

1.能够使人力资源部门更加专注于其核心能力，而不必花时间在可以外包的重复性的日常事务中，从而提升人力资源管理的质量和核心竞争力；

2.通过将工作交给更加有效的专业化机构或组织来完成，可以减少成本，舒缓资金压力。例如，很多企业不愿意购买昂贵的计算机技术和软件来管理其福利计划，就可以将外包作为替代大量技术投资的积极方案；

3.通过外包可以获得一流的技术和人才而不必拥有它，从而避免了人事方面棘手问题的发生以及因大量投资于人才带来的不确定风险。例如减少了在薪资发放、福利管理以及工作人员补偿等相关法律方面的负担；

4.人力资源外包促使社会分工进一步细化，有利于提高社会整体运作效率。

（2）人力资源外包的风险

当然人力资源外包不是万能的，它也有其潜在的风险：

1.由于人力资源外包使得部分或全部工作流失到外部，这对于员工而言是一种变革，如果员工不了解这种变革，会认为这将影响到他们的职位，那么员工会进行抵制，从而给管理的正常运转带来不确定风险；

2.人力资源外包可能导致企业的核心机密外泄。在合作过程中，企业需要与承包商进行沟通，可能会透漏企业的相关信息，例如企业文化建设、产品技术创新、竞争对手的情况、市场需求及发展趋势等等；

3.人力资源外包不一定能提供更高标准的服务。由于承包商的水平良莠不齐，加上市场信息的不对称性等，企业选择人力资源外包不一定能获得成功，很有可能是花费了资金却没有达到期望值。

三、典型案例分析：联想招聘中华人才网“代庖”

中国联想集团计划招聘2004年度应届毕业生2200名，主要缺口是下属各分公司。即使对于联想这样的大公司来说，2000多人的招聘任务也是一项异常艰巨的任务。由于人数庞大和以往工作繁重的教训，联想决定采用外包的形式来完成此次招聘。其过程如下：

（1）选择外包的人力资源职能

联想人力资源部门在经过慎重分析后决定将信息发布、宣讲和推广、简历接收、第一轮筛选等费时费力的非核心环节外包给第三方机构来做。

（2）外包商的选择

对于外包商的选择，联想采取了招标的方式。经过10月份的招标之后，中华英才网被确定为此次招聘的外包单位。

（3）外包的实施

按照双方认可的流程，1月份，联想校园招聘工作正式启动，除了在相关网站进行招聘信息发布外，在一些目标大学，例如吉林大学、北邮、成都科大等，都举行了大规模的巡讲活动，而巡讲的组织、宣传和协调工作，都由中华英才网来完成，联想公司只需派出主讲员即可。之后是最为琐碎的简历接受和筛选。通过第一轮的筛选，一个星期后，一万份简历按地域送到了真正的用人单位—联想人力资源部和各地分公司的人力资源部手上，这些部门将按照其用人标准，进行第二轮的选拨，安排笔试和面试工作，从这个阶段开始，直至最后的招聘合同的确定，新员工的培训等一系列真正涉及核心的关键环节，决策的重心开始转移公司方。但外包的故事没有就此结束，据中华人才网校园招聘事业部经理刘芳介绍，中华人才网亦提供跟踪服务，如新人走上工作岗位后的半年或一年内，进行回访，对招聘工作进行总结和修正。自此，招聘外包才真正宣告结束。

联想的外包工作成功了，但并不是每个外包决策都能達到期望的效果。如何选择外包方案？什么能外包，什么不能外包？如何正确实施外包？这些问题对于不断发展的中国企业来说，是亟待解决的。

四、企业成功实施人力资源外包的对策研究

联想的外包是比较成功的，但是我们应该看到还有一些企业在发展过程中常会被各种人事问题所困扰，大量繁杂的操作程序使他们疲于应付甚至不知从何做起。对于这些问题，找一家可靠的专业化机构进行“人力资源外包”就能迎刃而解。

（1）人力资源外包的选择方案

对于企业而言，在寻求有关外包问题的答案时，会有很多选择。企业可以结合自身的实际情况以及打算外包的人力资源工作去进行选择，一般来说有几下几种外包选择。

1.全面人力资源职能外包。对于规模较小的企业，全面人力资源外包比较适合。

2.部分人力资源外包。企业可以选择保留一些人力资源职能并将其他职能外包出去的做法，或许会使成本效益更佳。

3.人力资源工作人员外包。有些企业保留了所有的人力资源职能，但要求外包商提供维持企业内部人力资源职能正常运作的人员，这实际上是一种雇员租赁的方法。

（2）适合外包的人力资源职能

对于企业来说并不是所有的人力资源职能都可以进行外包，有些人力资源职能如果外包的话，会对企业的长期稳定和发展造成不良影响。

可以有效外包的人力资源职能有：沟通、薪酬管理、人力资源信息系统、国际/外派人员的管理、组织发展、规章约束、安全和风险管理以及培训等。

适合在企业内部进行的人力资源职能有员工关系、人事管理以及人力资源规划等。

（3）人力资源外包成功的12个步骤

企业需要充分权衡利益与风险，考虑外包过程中的各種问题。另外，在思考其业务活动中的变化时，要注重程序和时机选择。成功进行外包项目有12个步骤。

1.确立组织目标并达成一致意见

了解企业目前和未来预期的需求，内部人员能力的基础上，可以确定哪些人力资源职能适合外包，从而可以做出明智的决策。

2.进行成本/效益分析

随着外包活动的经验积累，企业将快速确定某项具体的人力资源活动的成本/效益分析中包括的因素。并且能准确判断外包活动的费用及成本水平是否值得、是否适合。

3.进行研究与规划

企业需要仔细研究决定外包的每个人力资源职能领域，主要包括：企业内部能力、外包上的可获得性以及成本/效益分析。

4.确定时间表

接下来企业可以开始确定外包计划各阶段的时间表，建立要遵循的时间路线，时间表可以随企业的计划改变而修改。

5.选择最佳的外包商

企业可以优先考虑熟悉的或者曾经成功合作过的外包商，如果从未使用过外包业务，可以咨询一下正在做人力资源职能外包业务的专业人员，这样有利于确立选择最佳外包商的标准。

6.起草项目计划书（RFP）并与外包商洽谈

写好RFP的关键要素是企业要确定询问的最重要问题，以便获得有效的信息，对每个外包商的经验、可信度及其以往的成就作出充分判断，这样有利于了解哪个外包商更适合承担企业的外包业务。

7.挑选最适合本企业的外包商

企业收到所有联系的外包商对RFP的回复后，就可以开始挑选剔除，并将注意力集中到最符合本企业要求的两到三家外包商身上。可以先做一份用于外包商分析的电子数据表，这份数据包括本次外包业务成功关键的各种项目。

8.协商签订一份完善的合同

合同的重要内容之一是费用构成。要清楚隐含的费用，大多数外包商的合同都包含隐含成本，方法是找出可能导致成本变化的因素。

9.与人力资源职能人员以及全体公司员工进行沟通

沟通是外包业务取得成功的至关重要的因素。要从战略角度讨论和评价外包决定将会对企业全体员工产生的影响。

五、结论

企业的竞争归根到底就是人才的竞争，人力资源是使企业获得持续竞争力的潜在的核心资源。因此，人力资源管理成为现代企业管理的核心内容，人力资源管理在企业中发挥着越来越重要的作用。人力资源管理外包这一新的管理理念和经营方式已成为二十一世纪人力资源管理新的发展趋势。成功实施人力资源外包，需要企业仔细分析备选的外包方案，清楚哪些职能可以外包，哪些不能，需要正确制定外包计划并按照步骤实施，这样能帮助企业降低成本，并获得更高的人力资源服务。

参考文献：

[1]玛丽·F·库克.吴雯芳译.人力资源外包策略.北京：中国人民大学出版社，2003.

[2]李富兰.人力资源管理外包理论与应用的研究.博士学位论文.天津：天津大学，2007：21.

[3]田新华.企业人力资源管理外包研究.博士学位论文.福建：厦门大学，2009：121-123.

作者简介：马丽（1986—），女，陕西宝鸡人，广西师范大学经济管理学院企业管理专业2010级硕士研究生，研究方向：人力资源管理。