关于加强高校重要科研项目档案管理的思考

科教兴国是我国经济发展战略的重要组成部分，而高等学校是科教兴国战略实施的生力军。承担更多的国家重点科研任务和经济建设的重要项目是高等学校科研工作的重要方向。我校近年来承担了很多国家科技攻关计划项目、国家自然基金项目等重要科研项目。随着研究项目数量不断增多、层级的不断升高。使得重要科研项目档案的管理问题也越来越凸现出来。在很多人眼里高校重要科研项目档案等同于一般的科研档案，在管理工作中仍然按部就班，这势必造成很多重要的文件、材料不归档、归档不完整、不规范。因此，研究分析高校重要科研项目档案管理，对于提高高校科研档案整体管理水平、发挥科研项目档案的利用价值、更好地为教学和科研服务有着积极的意义。本文拟从高校重要科研档案的特殊性出发，谈谈如何做好高校重要科研项目档案的管理工作。

一、重要科研项目档案概述

重要科研项目档案是指国家各部门(国家科技主管部门除外)和省(自治区、直辖市)下达的科研项目以及一般的国际科技合作项目的档案；获得院、部、省(自治区、直辖市)级二等以下(含二等)科技成果奖的档案；属国家、国家科技主管部门、中国科学院下达的重要科研项目，因故中断或终止，但在较长时期内具有较高查考应用及科学价值的档案；其他有重要学术价值和历史意义的课题档案。它包括项目在筹划、申请、立项、研究、验收、鉴定等各个环节形成的文件材料，是保存备查的以文字、图表、声像、实物等为载体的历史的、原始的记录。与普通科研项目相比，重要科研项目具有研究周期长（一般为4-5年），投资额大，参研单位多等特殊性。

二、重要科研项目档案归档范围的特殊性

不同于一般科研档案归档只限于经过鉴定的科研项目，对于通过验收却没有经过鉴定的重要科研项目也在归档之列。归档的文件除了项目研究准备阶段、试验阶段和成果验收阶段形成的各种原始材料之外，还包括有大量在成果转化、推广过程中形成的原始材料；一些记录技术核心及在科技开发、服务、技术转让过程具有相当实用价值的材料；对于一些投资规模大，涉及面广的项目往往还含有基础设施建设、大型仪器设备的购置等内容，所以产生的文件除科研技术资料外，还应包括基建、设备采购等方面的文件、图纸、电子文稿等。因此，重要科研项目文件的归档范围实际包括课题准备阶段、试验阶段、总结鉴定验收阶段、成果申报奖励阶段、成果推广阶段等各个环节所形成的有关文件，以及根据学科特点确定的研究试验阶段形成的对科学研究有长远查考价值或作为研究结果依据的原始性课题文件均属归档之列。另有一些获得与科研课题预期目标不相符的结果，或因故中断、终止、撤销的科研课题文件也应归档。所以重要科研项目档案的归档范围具有其特殊性。

三、重要科研项目档案管理现状

1、缺乏健全的规章制度 目前高校普遍存在科研档案管理工作不规范，档案部门、科研管理部门没有建立健全科研档案管理规章制度，缺乏对课题进行检查、指导和约束机制，容易造成把关不严，出现归档文件材料不完整的现象，给今后工作留下隐患。

2、科研人员缺乏档案意识 很多的项目研究人员缺乏档案意识，不注意对项目各个环节产生的材料从头至尾的进行收集积累，只注重结论性、成果性资料的积累，使最终的档案材料成套性差。有的研究人员之间、协作单位之间由于科研成果的权属、名次之争，而引起争原始材料争报奖授功，而不愿把材料主动集中起来管理。造成归档不及时，材料不完整。

3、由于重要科研项目研究周期长、合作成员单位多，形成的原始材料种类繁杂、数目众多，分支分块。往往导致关键性技术资料少、原件少、系统性差，后期利用价值低。有些科研人员不愿将自已辛苦研制的有价值的材料归入档案内，担心放进档案内会轻而易举地被别人得到；还有的科技人员有意将成果或课题的精华部分如配方、工艺、关键数据、核心技术等据为己有，致使科研档案缺乏核心内容，其后果必然使其所交的技术文件缺乏核心内容，给企业的利益带来损害。

四、做好重要科研项目档案管理工作的几项措施

加强重点建设项目的档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。可以从以下几点出发：

1、加大宣传力度，增强全员的档案意识和法制观念

高校教师、科研人员、档案管理人员是决定高校科研档案是否完整的主要因素。因此，加大档案工作的宣传力度，提高广大科研人员的档案意识和法制观念尤为重要。国家教育部2008年9月颁布的《高等学校档案管理办法》就明确规定：“高等学校中的个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，任何个人不得据为己有”。教师及科研人员应该清楚地认识到，在从事研究活动中形成的、属归档范围的文件材料，虽然是自己劳动汗水的结晶，但是无权占为己有，这些材料是受档案法保护的学校固有财产，必须保证其完整无缺，并按有关规定向档案室移交。

2、建立健全科研档案管理制度，实行规范化管理要保持重要科研档案的系统性和完整性，必须建立和健全科研档案管理制度，注重科学研究原始资料的收集与整理，实行规范化管理。依照《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》和《高等学校档案工作规范》等法律法规，制定各项科学研究档案管理的规章制度。制度内容包括科研项目从申报到结题过程材料的管理、明确档案归档的操作方式，如项目档案的收集内容、整理方法、立卷方式、归档时间、保管程序和提供利用等。加强科研档案的管理，规范管理程序，完善管理体制，实行规范化管理，使科研档案管理工作规范统一，做到有章可循，保障档案资料收集、整理、保管和查阅工作的规范化和制度化，保证科研档案资料的系统性和连续性。

3、档案材料分组分阶段收集。重要科研项目获奖成果最能反映一所高校的科研能力和科研水平。这些档案材料既是学校的历史见证，又是新技术、新创新的基础。一个科研项目档案作为记录整个科研活动全过程的文件材料，虽然是在项目研究活动的最后完成，但作为项目档案之中的每一份材料又恰是在研究过程中各个不同阶段产生，即所谓档案完成于项目研究之末，又形成于研究活动之中。因此，对重要科研项目应从立项起就实行课题组预立卷归档。把项目档案的形成、积累、归档工作具体纳入到管理的各个环节、各个阶段中去。利用各种行政、经济手段督促科研人员对所研究项目归档工作超前控制。最后再将每个阶段产生的技术进步、最新成果、新立项的子课题分年度补充到科研档案中去，以免遗漏。

4、档案权属提前约定。《高等学校档案管理办法》（2008年9月）明确规定：“高等学校与其他单位分工协作完成的项目，高校档案机构应当至少保存一整套档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应当将复制件送交高校档案机构保存。”此项规定明确了高校参与完成科研项目的档案权属。对于多协作单位联合承接的科研课题，应在协议、合同或委托书中明确，课题结束后档案由课题承担单位保存，并向课题下达单位提供课题成果性文件以及相关的档案目录。课题下达单位如需查阅有关该课题的文件时，课题承担单位应予提供方便。两个或两个以上单位协作的科研课题，由课题主持单位保存整套档案；协作单位除保存与自己所承担任务有关的原件外，应将复制件送交主持单位保存。如确系涉及协作单位的合法权益，不能提供有关复制件，应在协议、合同或委托书中明确，但协作单位应将承担任务的有关档案目录和档号提供主持单位。主持单位对协作单位提交的档案等负有保密责任。与国(境)外合作研究的科研课题，应在协议、合同中明确课题文件的归档范围，并规定原件的归属。

5、档案管理工作人员多渠道、多形式进行项目档案收集、整理、归档的指导工作。对于协作单位多的科研项目，根据各单位在研究期间形成的文书、原始记录、试验资料等进行规范整理。做好各类原始资料的收集、整理、编目、归档工作，构建起分类科学、组卷合理、排列系统、查考便利的项目档案管理服务体系。提高归档率、完整率和案卷合格率。才能使重要科研项目档案的建档工作步入到规范管理的轨道。

6、利用现代化管理技术，开拓多元化利用渠道。科研档案保管的目的是将死的档案资料变成活的知识加以应用，指导科研实践活动，发挥更大的价值。我们可以利用现代化管理技术，开拓多元化利用渠道。实现档案信息数字化和网络化：一是对已有档案目录数字化，建成目录查询系统；二是在学院尚未实现文档一体化管理前，对电子档案进行归档、整理，建成各类数据库；三是对重要纸质档案，通过扫描、录入等方式，转化为数字化档案信息。逐步实现科研档案辅助立卷、目录编制、数据统计、电子归档，使科研档案管理工作规范化、科学化、现代化，从而提高重要科研档案的利用率。

做好高校重要科研项目档案管理工作，是一项功在当代、利在千秋的事业。因此，做好重要科研项目的档案管理工作是高校档案管理部门义不容辞的责任。

参考文献：

[1]中华人民共和国教育部令第27号《高等学校档案管理办法》，2008年9月1日.

[2]中国科学院科研课题档案建档规范.2006.4.1.

[3]张咏梅.关于高校科研档案管理的探究[J].管理技巧，2010，(2)：16．

[4]农燕玲.高校科研项目档案管理研究[J].中国高校科技与产业化,2009.07.

（作者简介：贺彩珍（1970.11）女，汉，陕西，本科，中级，青海大学医学院。研究方向：文书档案管理研究。）