会计电算化课程实务操作的问题解析

张勇

［摘要］ 会计电算化课程是高职院校会计类专业的核心课程，讲授应用财务软件进行会计信息的输入、处理、传递和输出。本文以用友ERP-U8.72为载体，结合笔者多年的教学经验，对应用过程中出现的典型问题加以汇总，并在分析的基础上，提出解决办法，以进一步提高学生的操作应用能力。

［关键词］ 会计电算化； 应用； 问题； 原因分析； 解决办法

［中图分类号］G642［文献标识码］A［文章编号］1673 - 0194（2012）15- 0119- 03

用友软件是会计电算化课程应用的主流软件，很多高校应用用友ＥＲＰ－Ｕ８．７２软件来进行讲解。在ＥＲＰ－Ｕ８操作系统中，基础设置、总账和报表系统是财务系统的重要内容，在操作过程中会遇到不少问题。本文主要对常见问题及解决方法加以总结，从而为正确操作软件打好基础。

１基础设置

问题：在基础设置菜单中，点击具体内容，例如【客商信息】后，系统没有反应（参见图１）。

原因分析：在建立账套后，尚未进行【系统启用】。

解决方法：进入【设置】→【基础信息】→【系统启用】进行设置。勾选需要启用的系统名称并设置启用时间。完成后即可进行具体的基础设置。

２总账初始化

问题１：往来款项期初余额的错误。例如：在录入应收账款辅助账期初时，正常情况下应收账款科目的期初余额应为合计数１５７ ６００元，但期初余额界面显示出的余额为３１５ ２００元（正常余额的２倍）。

原因分析：在没有对【应收账款】科目设置客户往来辅助核算的情况下，直接录入了总账科目的余额，发现错误后没有删除该余额就重新定义了客户往来辅助核算，输入了辅助账明细余额，因此导致余额显示为正常余额的２倍。

解决方法：首先把【应收账款】下的辅助账期初余额记录全部删除，再通过修改【应收账款】会计科目，取消客户往来辅助核算，然后在【期初余额】录入界面中将【应收账款】科目（系统显示为无辅助核算科目）的总账余额（１５７ ６００）删掉；最后重新把【应收账款】科目设置为客户往来辅助核算，再重新录入辅助账期初余额即可。此种解决方法同样适用于应付账款、预收账款、预付账款等往来科目。

问题２：【其他应收款】辅助账无法选定职员。例如：在录入【其他应收款】辅助账期初时，系统提示“个人非法”。

原因分析：【人员档案】的内容操作中，存在“是否业务员”复选框。此复选框的勾选与否与【其他应收款】的辅助档案存在逻辑关系。如果没有选中，则在总账系统录入辅助账期初余额时，不显示对应的个人档案信息。

解决方法：进入【设置】→【基础档案】→【机构人员】→【人员档案】，选定“是否业务员”的复选框即可。

３日常业务

问题１：填制凭证时，屏幕上出现“日期不能超前建账日期”或者“日期不能滞后系统日期”的提示（参见图２）。

原因分析：在应用软件时，一般包括3个日期：系统日期（计算机主板上的ＣＭＯＳ时钟记录，一般为当前的时间）、建账日期（启用具体模块的日期）、业务日期（具体的经济事项的发生日期）。 “日期不能超前建账日期”警告的意思是，填制凭证时的业务日期跳到系统建账以前了。只有先启用总账，才能进行具体的总账业务处理。没有启用就处理业务，显然不符合逻辑。“日期不能滞后系统日期”警告的意思是，填制凭证时的业务日期超过了计算机系统日期。我们知道，会计核算主要遵循的是历史成本原则，即会计是事后反映，只能对已经发生的业务进行处理，换句话讲就是先发生业务，之后进行具体的会计处理。而把未来发生的事项现在进行处理，既违反会计原则也不符合逻辑。

解决方法：区别不同的情况，要么重现建账，正确设定总账启用日期；要么在填制凭证时，正确录入业务日期；要么退出总账系统，更改计算机系统日期后重新登录总账系统，再填制凭证。

问题２：当以制单员“００３”身份（制单）查询凭证时，可以查询到８张凭证；当以账套主管“００１”身份查询凭证时，可以查询到１５张凭证。

原因分析：完成【总账初始化】内容后，没有更换操作员就进行了部分制单的业务处理，发现错误后，更换操作员“００３”继续完成后续的凭证处理。即分别以账套主管和制单员的身份进行了制单工作。但因为权限差异，造成二者查询到的记账凭证的不同（００１可以查询到００３填制的凭证，而００３查询不到００１填制的凭证）。

解决方法：填制凭证不能以账套主管的身份来进行，否则无法完成后续的审核和记账。所以需要对以账套主管身份完成的凭证进行处理。第一种方法：以账套主管的身份登录【填制凭证】界面，对以账套主管身份编制的凭证先作废凭证后整理凭证（即删除凭证），然后再以制单员的身份登录系统后重新制单，这种方法有可能会造成制单日期与业务日期的不一致。第二种方法：首先以账套主管的身份进入【总账初始化】中的【选项】，勾选【可查询他人凭证】和【允许修改、作废他人凭证】；然后以制单人身份登录系统，在【填制凭证】中找到以账套主管的身份填制的凭证，点击一次【作废／恢复】，凭证变为“作废凭证”，并且操作员相应地变为“制单人”。接下来再使用一次【作废／恢复】，作废标注取消，此时的凭证与正确状态完全一致。但此种方法有些投机取巧，实务中慎用。

问题３：在使用【应付系统】时，系统提示“不能使用【应付系统】受控科目”（参见图３）。

原因分析：在修改【应付系统】会计科目辅助核算时，系统的受控科目均为系统默认（应付系统）。并且在“总账初始化”的“选项”也并没有勾选“可以使用应付系统受控科目”

解决方法：第一种：以账套主管的身份登录企业应用平台，【设置】选项卡下，选择【基础档案】→【财务】→【会计科目】，找到【应付系统】会计科目，将其受控系统修改为空白即可。第二种：以账套主管的身份进入【总账初始化】的【选项】，勾选【可以使用应付受控系统】选型即可。在应用【应收系统】科目时出现此类问题亦同。

问题４：在对作废凭证进行【整理凭证】命令处理时，系统提示“此月份最大凭证号之后没作废凭证，是否还需整理凭证断号”，不管是点击“是”还是“否”都无法整理凭证（参见图４）。

原因分析：所有凭证未在统一状态，在使用【整理凭证】命令时，不同凭证状态无法完成对凭证断号的自动整理。例如系统中共有１０张凭证，除了第８张凭证（填制凭证状态）外，其余均已记账。如对第８张凭证作废后进行断号整理，因为所处的状态不一样，所以第９号以及第１０号凭证无法进行断号的自动递进，故造成无法使用该命令。

解决方法：把待整理的凭证（已作废）和后续的凭证都统一到【填制凭证】状态，就可以对待整理凭证使用【整理凭证】命令。

４期末转账

问题：期末自动转账时，系统提示生成的期间损益结转凭证金额为零，无法生成。

原因分析：在进行期末各项转账业务生成时，是有先后顺序的。而先后顺序的体现就是记账，即前一张凭证生成，并且是审核、记账后，对应的账户上才有发生的金额，才能进行后续转账凭证的生成。在生成期间损益结转凭证前，如果没有自定义结转、对应结转、汇兑损益结转、销售成本结转等自动生成的凭证记账，将造成结转损益时相关损益类科目发生额有错误。

解决方法：将已生成的错误的期间损益结转凭证作废、整理，将前面自动生成的转账凭证进行审核，记账，而依次生成后续凭证，审核、记账。最后再进行期间损益结转凭证的生成、审核和记账。

５ＵＦＯ报表

问题１：在生成自定义货币资金表时，各项目的期初数值和期末数值是一样的。

原因分析：一般情况下，自定义货币资金表的业务日期会在系统日期之前。由于时间关键字未录入，系统默认期初期末均为一个会计期间。例如，生成２０１１年１月份的货币资金表（系统日期为２０１２年３月），如果没有录入时间关键字，不管是２０１１年１月１日（期初），还是２０１１年１月３１日（期末），对于系统日期来说都是过去，是一样的，所以造成数据的一致。

解决方法：将报表切换至【数据】状态下，录入时间关键字，即正确的会计期间即可。

问题２：在生成舍位平衡表，即执行【舍位平衡】命令时，数据没有发生变化，舍位没有成功。

原因分析：（１）在定义舍位平衡公式时，要求所定义的字母、标点符号必须以英文半角状态录入，否则定义的舍位平衡公式无效；（２）在执行【舍位平衡】命令时，系统提示“是否整表重算”，是，应该点击“否”，而不是点击“是”。

解决方法：重新对舍位平衡公式进行定义，执行【舍位平衡】命令，并点击“否”，即可得到正确的舍位平衡表。

主要参考文献

［１］ 梁美仪． 会计电算化实验常见问题解析［Ｊ］． 科技信息，２０１０（２８）．

［２］ 王武蓉． 会计电算化条件下总账系统期末处理方式刍议［Ｊ］． 财会月刊，２０１０（６）．

［３］ 黄丽君． 会计电算化实务操作问题解析［Ｊ］． 中国管理信息化，２０１０（５）．

［４］ 韦昌义． 会计电算化ＥＲＰ－Ｕ８ 操作系统中常见问题的归纳与分析［Ｊ］． 中国管理信息化，２０１０（２）．

［５］ 吴力佳，曾平华． 关于高职院校会计电算化实践教学模式改革的探讨［Ｊ］． 中国乡镇企业会计，２０１０（４）．