建设车辆管理信息系统 推进全员成本目标管理

姜学刚

［摘要］ 本文主要阐述在高油价的环境下，企业车辆管理信息系统建设对于成本管理的重要性，以及车辆管理信息系统的主要功能，提出应建立健全管理制度，提高企业管理效率。

［关键词］ 车辆管理； 信息系统； 成本管理

［中图分类号］F270.7［文献标识码］A［文章编号］1673 - 0194（2012）15- 0069- 02

车辆管理是企业生产经营中的重点和难点工作，车辆消耗在当今油价持续高涨的环境下，更是给企业的生产经营带来严峻的挑战，因此需要我们从高油价的惯性思维中摆脱出来，改变车辆成本管理的模式。传统手工方式已经远远不能满足信息高速传递的需要，致使工作效率下降，无法及时掌握车辆的动态变化，造成管理脱节与车辆闲置，监控难度加大，这实际上也增加了管理成本。针对现状，企业急需建设车辆管理信息化系统，将全油田车辆纳入一个平台进行管理，实现车辆集中管理，科学调度，优化资源配置，实施精细化管理，推进全员成本目标管理，使单车核算更加全面，目标成本体系更加完整，实现对车辆运能、成本、人员等方面的统一管理，应用车辆管理软件，还可逐渐取消部分纸质资料，减少纸质文件，节约办公和管理成本；通过使用车辆管理软件，优化现行车辆管理工作中的审批流程，提高审批工作效率，达到管理规范、运作高效、降低成本、提高经济效益的目的。

１车辆管理信息系统的功能应用概述

针对集团车辆管理的需要，在系统设计时应以“技术创新助力成本控制管理”的设计思路，发挥财务管理系统在企业管理中的核心作用，注重与现有财务核算系统、资产管理系统、设备管理系统之间的信息共享，保证数据的唯一性，避免工作的重复性。系统中应包括以下主要功能。

１．１档案管理功能

档案管理主要提供包括车辆档案管理、驾驶员档案管理和单位车辆信息统计等管理功能，主要用于管理与车辆有关的各种记录，如车辆基本信息、车辆维修信息、车辆保险信息、人员基本信息等。灵活调整人车配属关系，系统提供“一对一”、“一对多”、“多对多”等多种人车配属关系。

通过系统的车辆统计功能，管理者可以很方便地统计出某个公司或某个部门车辆配属的情况，如车辆数目、所配车型和司机配备情况等。

１．２车辆运行管理功能

车辆运行管理提供用车管理、收车管理、用车信息统计和车辆状态查询等功能，主要便于车辆管理人员及时了解车辆使用情况和车辆行驶情况的信息统计，协作管理人员更加方便地调配车辆。可以根据车辆的目的地和用车人数情况，调整派车的数量和车型，这样既满足了工作要求又节省了用车费用，实现了优化派车，提高了车辆的使用效率。

通过运行管理功能，管理者可以通过用车时间、用车单位、车辆牌照、驾驶员等查询条件很方便地统计出某一辆车的出车信息，为单车成本核算提供了一定的依据。

１．３车辆油耗管理

油耗管理针对目前企业不同的加油管理模式，采取定点加油管理、内部加油管理和外部加油管理等几种管理方式，并结合定额管理的理念，满足企业对于车辆加油管理的各种需求。

通过查询管理者可以及时了解到某一时段、某一台车的加油情况，提供及时油耗考核依据，通过“标准值”与“实际值”的比较，结合企业现行的油耗管理制度，对驾驶员进行考核。使考核工作更加公开、公平、公正，有效提高管理质量，切实降低用油成本。

１．４车辆维修管理

维修管理提供维修申请管理、维修审批管理、维修报销管理和维修状态查询等功能，让管理者随时了解车辆维修的状况和维修内容，并将维修内容与相对应的车辆档案进行自动关联，方便管理者查询，及时了解某一时段、某一台车的维修情况，以此判断维修的真实性，避免司机频繁修车或虚报维修费现象的发生。

除零星维修外，凡是与外部修理单位结算的修理费支出，系统应提供自动生成报销原始凭证的功能。系统自动生成标准格式的维修报销单，除了提供有“原始凭证粘贴”、“费用总额”及“签字确认”等指定区域外，还提供详细的维修保养信息及费用的明细信息供管理者参考，加大监控力度，保证费用报销的透明度与合理性，有效降低管理成本。

１．５车辆费用管理功能

费用管理提供行车费用管理、油耗费用管理、维修费用管理、规费管理和其他费用管理等功能，并结合定额控制、实时提醒等方式监管车辆的各项费用支出情况。

实现对行车费用、加油费用、维修费用和规费等全部费用进行综合汇总管理，系统采用报表、图形等方式，给管理者提供实时的费用支出情况，通过每年的定额值或标准值与每月的实际消耗值及其累计值作比较，直观地反映定额费用的消耗情况。同时，系统自动计算消耗比例，作为定额费用管理的依据，能够帮助管理者及时了解定额费用的消耗情况，并据此控制费用成本支出，保障合理开销，降低管理成本。

１．６车辆保险管理功能

保险管理提供车辆保险管理、车辆保险险种管理、保险公司管理和保险到期提醒等功能，方便管理人员及时了解车辆保险信息情况，避免出现“错保、漏保”现象。

１．７车辆安全管理功能

安全管理提供车辆事故管理、驾驶员违章管理和安全活动管理等功能，用于管理者对所出现的安全事故分析事故原因、查找安全隐患，协助用户改善或完善现行的车辆管理安全制度，保证行车安全，提高驾驶员的安全意识。

２建立健全管理制度，保证系统应用效益的实现

（１） 建立信息系统管理制度，确保系统内数据录入的完整性、及时性、准确性，使系统内各项统计数据更具有科学性和可比性，形成科学的单车核算目标成本。

（２） 严格执行派车审批管理，实行电子路单制度。可根据行车类型的不同，设置不同的审批流程，增加了管理者对派车的监管力度，杜绝公车私用现象的发生。规范电子路单签认信息，规范路单填制、传递、使用、保管以及结算，电子路单是驾驶员报销和内部结算的唯一凭据。

（３） 建立严格的成本考核兑现制度，根据车辆型号及功能等设置科学严密的考核指标，定期公开单车的公里数或作业工时、百公里耗油量或耗油量、收入、成本、差旅费、修理费等，分析与指标的差距，查找管理漏洞，提出可行的建议和措施。建立科学合理的兑现机制，将成本责任与责任人的收入挂钩，使每一名员工自党树立成本意识。通过激励考核机制的灵活运用，促进和引导各级单位和全体员工高度重视并持续推进成本管理工作。

全员目标成本管理，不仅仅是财务部门的工作，而应是每个部门、每名员工的自觉行动，借助于先进的计算机手段，一套科学运作、精干高效、全员参与、全过程控制的车辆管理系统，必将为企业挖潜节能，降本减费，为企业增效。