Excel软件在会计电算化中的应用研究

龚明宇

［摘要］ 在当今的信息化时代，随着“电算会计”的应用不断推广，会计电算化正在逐渐被社会各界广泛认可。然而，会计电算化关系到会计核算和会计管理工作的众多领域和会计电算网络化的要求，会计电算化并不是简单地利用会计软件进行会计实务的处理，而是使计算机在会计工作实务中得到广泛应用的一项系统工程。其中，Excel软件在会计电算化中的应用是非常重要的。基于此，本文对Excel软件在会计电算化中的应用进行研究。

［关键词］ Excel软件；会计电算化；应用研究

［中图分类号］F232［文献标识码］A［文章编号］1673 - 0194（2012）15- 0014- 02

1引言

在会计电算化得到迅猛发展的新形势下，进行Excel软件在会计电算化中的应用研究具有十分重要的意义。随着“电算会计”的普及，会计电算化已被社会各界广为接受。但会计电算化不仅是如何使用会计软件处理会计实务，而是将计算机广泛应用于会计工作实务的一项系统工程。因为这个系统工程会关系到会计核算和会计管理工作的多个方面以及会计电算网络化的要求，从而对会计人员电算水平的要求正在逐步提升［１］。本文结合笔者的实际工作经验，从Excel软件在会计电算化中的应用情况入手，对此进行了详细的探索。本文结合会计工作实际需要考虑，阐述了Ｅｘｃｅｌ电子表格软件在会计电算化中的综合应用，目的是使工作人员在实际工作中能够应用Ｅｘｃｅｌ解决有关会计核算和会计管理问题，及时有效地提供有用信息。

2Excel软件在应收账款管理中的应用

会计电算化的一个重要领域就是实现应收账款管理。通过应收账款管理，单位的财务部门和销售部门可以对客户提供的信用条件有一个及时的掌握，从而能够科学有效地分析信用政策的执行、客户的信用状况等等［２］，与此同时，也可以对于存在的问题提出有针对性的对策。具体来说，Excel软件在应收账款管理中的应用如下所述。

2.1 应收账款管理模型

（1）收集相关的数据整理汇总成为应收账款汇总表［３］，表中主要包括：单位名称、发票号码、开票日期、应收账款金额、到期日期、是否到期、付款期限、已收金额和未收金额等等。

（2）筛选应收账款汇总表中的数据［４］，将符合条件的记录找出来。

（3）分类汇总应收账款汇总表中的所有数据，并且将各单位的相关的数据求出来。

（4）形成账龄分析表，分析应收账款的账龄，可以将账龄期限分为：未到期、０～３０天、３０～６０天、６０～９０天以及９０天以上，并且，对于各账龄段的未收和已收金额进行统计。

（5）通过账龄分析法对于坏账进行估计。

（6）通过销货百分比法对于坏账进行估计。

2.2 应收账款管理实例

2.2.1 编制应收账款汇总表

（１）创建新Excel工作表“应收账款”：

①点击“文件”菜单，单击“新建一个”子菜单［５］。在弹出的“新建一个”任务窗口中单击“确定”按钮。

②点击“文件”菜单，单击“保存”子菜单，在弹出的“另存为”任务窗口中的文件名框中输入“应收账款”［６］，最后单击“保存”按钮。

（２）点击Excel工作表“应收账款”创建新Excel工作表“应收账款汇总表”。

①点击“插入”菜单，单击“Excel工作表”子菜单。

②点击“格式”菜单，单击“Excel工作表”—“重命名”子菜单，接着，输入“应收账款汇总表”。

③在Excel工作表“应收账款汇总表”中设计表格，输入相关的数据。

④输入完成之后保存Excel工作表。

2.2.2 筛选应收账款汇总表

通过筛选应收账款汇总表，将符合条件的记录选择出来。其主要操作过程如下所述：

（１）排序：选中相关的单元格区域，点击“数据”—“排序”，接着出现一个任务窗口，单击主要关键字为“单位名称”，点击“确定”。

（２）输入筛选的条件。假设在相关的单元格内输入“未收金额”，在相应的单元格内输入“＞０”

（３）点击“数据”—“筛选”—“高级筛选”，出现一个任务窗口，选中筛选结果的相应的范围。

（４）输入相关的内容，点击“确定”。

2.2.3 分类汇总应收账款汇总表

通过分类汇总应收账款汇总表，将各单位的相关的数据计算出来。其主要操作过程如下所述：

将光标在“应收账款汇总表”的数据单元格进行定位，点击“数据”—“分类汇总”，出现一个任务窗口，单击“分类字段”、“汇总方式”以及“汇总的项目”，接着，点击“确定”就行。

2.2.4 形成账龄分析表

通过账龄分析表，分析应收账款的账龄［７］。其主要操作过程如下所述：

（１）点击Excel工作表“应收账款”创建新Excel工作表“账龄分析表”。

（２）点击“插入”菜单，单击“Excel工作表”子菜单。

（３）点击“格式”菜单，单击“Excel工作表”—“重命名”子菜单，接着，输入“账龄分析表”。

（４）在Excel工作表“账龄分析表”中设计表格，输入相关的数据。

（５）输入完成之后将Excel工作表保存起来。

（６）输入相关的账龄分析公式。将相关的账龄分析公式通过填充柄进行拖动，实现账龄分析公式的拷贝。通过这种方式，能够将表中的各项数据计算出来。

（７）得到账龄分析表。

2.2.5 利用账龄分析法对坏账进行估计

（１）利用ｓｕｍ（）求和函数求和的方法将所有时间段的未收金额求出。

（２）新建一个坏账损失估计表，利用单击性粘贴将相关的数据拷贝到表中，并且，明确所有的时间段的坏账损失率。

（３）定义公式，得到计算的结果。

2.2.6 利用销货百分比法进行坏账的估计

（１）新建一个销货百分比表，并且将相关的数据输入，或者也可以在原表基础之上修改输入［８］。

（２）确定坏账损失率并输入公式（公式为坏账损失＝应收账款金额×估计损失率）计算就可以得到预计的坏账损失。

3Excel软件在存货计价管理中的应用

所谓存货，也就是说，企事业单位在生产经营中为销售或耗用而储备的有形资产，主要涵盖了库存的、加工中的和在途的各种燃料、自制半成品、包装物、原材料、在产品、外购商品、低值易耗品、产成品以及发出商品等［９］。存货计价管理直接关系到企事业单位的经营成果和税收负担。在现阶段，存在着众多的存货计价方法，然而，比较常见的存货计价方法包括加权平均法、个别计价法等方法。

3.1 存货计价管理模型

获取企事业单位存货收发的相关的资料，建立Excel工作表。为了方便计算，必须新建3个数据表，包括存货结余成本表、存货减少成本表和存货构成明细表。

（1）存货结余成本表：对于存货的增加、减少及结余的数量、金额的合计数进行记录。

（2）存货减少成本表：对于存货减少的数量、金额及其组成部分进行记录。

（3）存货组成部分明细表：对于存货结余成本表中每一笔结余成本的数量与金额组成部分进行记录。

3.2 存货计价管理模型在不同计价方法下的应用

3.2.1 加权平均法

通过加权平均法，能够将加权平均单价计算出来。其主要操作过程如下所述：

（１）新建一个Excel工作表，输入相关的数据。

（２）按照相关的加权平均公式将加权平均单价计算出来。

（３）将期末成本和发出成本计算出来，获得计算结果。

3.2.2 个别计价法

通过个别计价法，借助于具体的价格记录，同时，在各批存货上进行标记，从而确定该批存货的实际成本（主要包括发料成本和期末成本）。具体来说，例如２０１２年４月１４日发出的９００千克甲材料中，有１５０千克是单价为５０元/千克，还有７５０千克是单价为５５元/千克；在２０１２年４月１９日发出的３００千克甲材料中有５０千克是单价为５５元/千克，还有２５０千克单价为６０元/千克。其个别计价法的主要操作过程如下所述：

（１）新建一个Excel工作表，输入相关的数据。

（２）按照相关的记录计算成本。

（３）将期末成本和发出成本计算出来。

4Excel软件在会计电算化中的应用注意事项

Excel软件在会计电算化中的应用是非常广泛的，Excel图表在会计电算化中的应用尤其应该引起注意。在一个Excel图表中利用两种或者两种以上的图表类型和使用次坐标轴的过程中尤其要重视的是必须选中合适的记录系列，必须重视的是要修改哪一数据就必须先选中相关的数据，这是在修改Excel图表过程中的一个重要原则。在选中相关数据的过程中，或者能够借助于鼠标直接选择，或者能够借助于“图表”工具栏的“图表对象”下拉列表框来选中相关的数据。

5 结束语

综上所述，本文结合会计工作实际进行了Excel软件在会计电算化中的应用研究，对于Excel软件在应收账款管理中的应用以及Excel软件在存货计价管理中的应用进行了非常详细的阐述。希望通过本文的研究，能够有助于企事业单位财务会计工作人员在以后的具体工作中可以通过Ｅｘｃｅｌ电子表格软件的有效应用来真正处理相关的会计核算和会计管理问题，真正推动会计电算化的长远发展。

主要参考文献

［１］杨桂梅．Ｅｘｃｅｌ在会计电算化中的应用［Ｊ］．中国城市经济，２００９（z１）.

［2］殷凤琴，王新钢．Ｅｘｃｅｌ在会计报表处理中的应用［Ｊ］．中国管理信息化：综合版，２００６（３）.

［3］应小陆．Ｅｘｃｅｌ在编制会计报表中的应用技术［Ｊ］．上海金融学院学报，２００６（１）.

［4］陈英．Ｅｘｃｅｌ图表在会计电算化中的应用［Ｊ］．商场现代化：上旬刊，２００７（1１）.

［5］孙自保，赵德军．中小单位利用Ｅｘｃｅｌ解决管理会计问题的应用［Ｊ］．计算机时代，２００１（１）.

［6］闫家安，刘炳麟．熟练应用Ｅｘｃｅｌ办公软件加快医院会计电算化［Ｊ］．中国卫生经济，２００１（８）.

［7］芮明，路通，苏丰，等．基于视觉的表格自动识别方法［C］//全国第１３届计算机辅助设计与图形学（ＣＡＤ／ＣＧ）学术会议论文集.２００４.

［8］付红娟．对进一步改进和完善会计电算化的几点建议［C］//中国航海学会航标专业委员会沿海、内河航标学组联合年会学术交流论文集.２００３.

［9］曹惠莲． 浅论会计电算化下的内部控制［C］//四川省通信学会２００７年学术年会论文集.２００７.