新形势下如何做好人事档案工作分析研究

摘要：人事档案是组织、人事、劳动（或人力资源管理）部门在人事管理活动中形成的，记述和反映人员经历、德能勤绩和工作表现的，以个人为单位集中保存备查的各种方式和载体的历史记录。文章从人事档案工作的任务、人事档案管理部门的职责、人事档案工作的管理体制及人事档案工作机构几个方面对人事档案工作进行全面探析，为做好人事档案管理工作提供有益参考。

关键词：人事档案；管理体制；工作机构；档案；任务；职责

人事档案是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用职工的重要依据，是国家档案的重要组成部分。人事档案主要来源于一定单位的人事管理活动。人事档案能够真实客观地反映一个人的工作和学习经历、个人的思想品德、业绩水平、还有每个人的个性特点、专长爱好等都有原始的记录，通过这些记录来确定选人和用人，同时对干部考核也起到一定的参考作用。比如说干部人事档案中的登记表、履历表以及自传等，是干部个人经历、思想演变、家庭与社会关系的集中反映；历年的鉴定，记载着个人不同时期的表现和组织的评价；入党、入团、提职、晋级等材料，是个人在党和组织的教育培养下成长的佐证；所以说，人事档案是个人情况的如实记载的历史记录。

一、人事档案工作的基本任务和人事档案管理部门的职责

人事档案工作是用科学的原则和方法管理人事档案，提供档案信息为组织、人事、劳动（或人力资源管理）工作服务的一项工作。人事档案工作是组织、人事、劳动工作的重要组成部分，也是国家档案工作的组成部分。它是为贯彻执行人事工作路线、方针和政策，选贤举能，知人善任，为社会主义现代化建设服务的。人事档案管理部门的职责是：

（1）保管人事档案，为国家积累档案史料；（2）收集、鉴定和整理人事档案材料；（3）办理人事档案的查询、借用和传递；（4）登记员工的职务、工资和工作变动情况；（5）为组织、人事工作提供人才信息，为有关部门提供员工情况；（6）做好人事档案的安全、保密、保护工作；（7）调查研究人事档案工作情况，制定规章制度，搞好人事档案的业务建设和业务指导。（8）推广、应用人事档案现代化管理技术。（9）定期向档案馆（室）移交死亡员工的档案。（10）输其他有关事项。

二、人事档案工作的管理体制

人事档案工作在对其进行管理时采用的是集中统一和分级负责二者相结合的管理体制。对于历史活动的记录进行人事档案方面的必要管理，是做好人事工作的前提基础和条件，人事档案管理是对于人事工作进行调整的客观需要，是各级组织部门和人事部门以及劳动部门的职责所在，因此，人事档案应由各级组织部门、人事部门以及劳动部门进行统一的集中管理。工作档案由所在单位的劳动（或人力资源管理）部门管理，学生档案由所在学校的教务或学生工作部门管理，军人档案由各级政治（干部）部门管理，干部档案则按干部管理权限集中统一管理，这是我国现行的人事档案的管理体制。各级组织、人事部门有明确的管理权限，分管哪一级干部，就管哪一级干部的人事档案，做到人档统一。这一原则，在地（市）以上单位是完全适用的，但在县以下的单位（包括县委、县政府直属单位），管的干部少，大多只有几十人，有的甚至只有几个人。单位小，档案少，无专人管理，不具备保管条件，严重影响了干部档案的安全保密和业务建设。为此，《干部档案工作条例》（以下简称《条例》）规定：县以下机关、单位的干部档案相对集中管理。不具备保管条件或档案很少的单位，其干部档案由上级单位管理。干部档案被纳入综合档案室管理的单位，其干部档案要固定专人管理。

我国人事档案工作目前仍实行分块管理。干部档案工作的领导与指导，由各级党委的组织部门负责；企业职工档案工作由所在企业的劳动职能机构负责，接受劳动主管部门的领导与指导；学生档案工作由所在学校的有关部门负责，由教育主管部门领导与指导；军人档案工作由各级政府（干部）部门负责领导与管理。除军人档案工作外，上述三项档案工作均已纳入全国档案工作管理体系，由各级档案行政部门，按《中华人民共和国档案法》等有关规定，进行宏观管理和协调工作。

三、人事档案工作机构

《条例》规定：县以上（含县）的具有档案管理职能的部门，应建立相应档案管理工作机构，对干部人事档案进行管理。每管理1000人的档案需要配备一名专职干部，有条件的单位可以配备相应的业务指导人员。1992年，劳动部、国家档案局颁发的《企业职工档案管理工作规定》指出：职工档案由所在企业的劳动（组织人事）职能机构管理。实行档案综合管理的企业单位，档案综合管理部门应设专人管理职工档案。依据以上规定中央各部委、省、地（市）、县均建立了人事档案部门除管好本身的人事档案外，还担负本系统和全省（市、自治区）人事档案工作的检查与指导任务，根据指导任务的实际需要，酌情配备业务指导人员。

二十世纪末，随着我国市场经济地迅猛发展，组织人事制度改革的不断深化，人员流动大潮汹涌澎湃。为适应新形势，1996年，中共中央组织部、人事部颁发了《流动人员人事档案管理暂行规定》，确定了流动人员人事档案管理遵循“集中统一，归口管理”的原则，接受同级党委组织部门、政府的监督检查。“授权”流动人员人事档案管理机构为县以上（含县）党委组织部门和政府人事部门所属的人才流动服务机构（以下简称“人才流动服务机构”），其他任何单位不得擅自管理流动人员人事档案；严禁个人保管他人的档案。从此，我国的流动人员人事档案统一由人才流动服务机构（或称人才流动服务中心）管理。这种新的管理模式是我人事档案机构的创新，也是人事档案工作与时俱进的体现。

（作者简介：陈欣茹（1979-），女，汉族，吉林乾安人，中级，东青岛市胶州市阜安街道办事处，研究方向为人事档案及资料档案管理。）