浅析企业数字档案馆建设

魏小虹

[摘要] 本文对企业建立数字档案馆所需的条件及数字档案馆的概念结构、功能结构进行了简单阐述。

[关键词] 企业； 数字档案馆； 建设

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 22. 050

[中图分类号]G275[文献标识码]A[文章编号]1673 - 0194（2012）22- 0088- 02

随着数字档案馆建设理论及技术的逐渐发展，国内较多的大型企业正在积极推进数字档案馆建设进程，探讨适合自身的数字档案馆建设模式，在信息时代充分发挥企业档案的资源优势特色。

1数字档案馆建立

其构成主要是3大部分：

（1） 数字化档案。数字化档案是数字档案馆最核心的部分，没有大规模、大容量的数字化档案库，就不可能有数字档案馆。数字档案馆的馆藏在形式上可以分为目录级和全文级；在可视化程度上可以分为文本级和超文本级；从与传统档案馆馆藏的比较上，又可分为对应的纸介质数字化档案和非对应的纸介质数字化档案等。

（2） 网络化存取。数字通讯网络是数字档案馆进行档案信息传输的基础和保障，数字档案馆依附网络而存在。网络化存取是依靠档案馆自动化管理系统的运行实现的。档案馆自动化管理系统对档案实施录入、校对、存贮、分发、咨询和检索等，并通过网络进行档案信息的存取，从而达到数字档案馆信息资源的共享化。

（3） 分布式管理。分布式管理是数字档案馆的管理层，它的作用是对于分布在不同地理位置的各个直属子公司、分公司的数字档案馆实行协调管理。分布式管理是在高层协议的基础上进行的，高层协议的制定为数字档案馆的资源统一定位和检索提供了标准和技术保障。

2数字档案馆的结构形式

企业数字档案馆是在数字化档案、网络化存取和分布式管理的基础上构建立的，这种结构形式主要由客户机、档案馆服务器和对象服务器构成，即“客户—档案馆—信息源”结构形式。这种结构形式类似于传统档案馆的“用户—目录—档案库”形式。其中，客户机是用户端，供用户使用；档案馆服务器主要管理数据（或目录）的索引和查询；对象服务器主要管理数字化对象（文字、图片、手稿、录音、录像等各种载体形态的数字化档案），即信息源。用户从用户端通过广域网发出查询请求，经Web服务器处理后传送给档案馆服务器（相当于查询目录卡片），档案馆服务器将查询的结果通知对象服务器，然后由对象服务器取出最终结果传递给档案用户，从而实现数字档案馆对象数据（文字、图片、图等）的发布。

3数字档案馆的功能

数字档案馆的功能是综合性的、多层次的，主要体现在以下几个方面。

3.1档案信息获取和档案数字化

它将存贮在纸介质及其他物理介质上的图、文、声、像等信息转化为数字信息，完成档案的数字化，建立起数字档案馆的数字化馆藏。

3.2档案信息存贮和管理

主要采用客户/服务器模型。档案馆服务器用于管理数据和查询；对象服务器用于管理（收集）数字化对象。数字化对象包括元数据的采集和著录、文件移交、电子文件网络接收、文件扫描存贮以及文件实体的自动化管理等。

3.3档案信息检索和查询

对数字档案馆的馆藏进行属性检索、全文检索或目录索引检索等。同时，提供基于数字化图像、影像或声音内容的查询技术，进行图像、声音等各种形态的档案信息检索。具体包括：文档管理、文件档案、企业各类专业档案信息检索、文件档案的编研与档案的利用等。

3.4档案信息发布和传播

信息资源的拥有者可以选择多种方式进行信息发布。具体包括：电子文件及其数据的网络传输，对各立档单位提供文件在线的检索和利用等。

3.5档案信息的安全和权限管理

在网络上存取和访问数字化档案，必须在有效的权限管理下进行，能够做到既能保护系统的安全，又能使系统有最大的使用率，具体包括硬、软件系统的安全，网络安全，数字化档案信息安全和用户利用的安全等。

4档案馆建设的思路

4.1健全档案管理体制

在数字档案馆规划初始阶段，档案管理部门应把档案管理体制建设纳入需求分析环节，对不适应数字档案馆建设的管理机制、业务流程问题进行优化，去除冗余的档案业务环节，确保数字档案馆各应用系统和信息资源库建设具备良好的运行环境。

4.2完善和发展档案馆自动化管理系统

提高自动化系统的功能与效率。例如，档案编目：应逐步向自动化编目过渡；档案标引：应逐步由手工介入的半自动化标引向自动化标引过渡；档案检索：应逐步向智能化检索过渡。在不断完善和提高档案馆自动化管理系统功能与效率的同时，建设档案馆内部或地区局域网，实现馆内或地区内档案信息的互访。

4.3建立单个数字档案馆

单个档案馆馆藏的数字化是实现数字档案馆的基础，各档案馆可根据本馆的馆藏情况进行数字化，按照数字档案馆的基本功能和要求，逐步上网运行。这部分工作的主要内容有：对多种载体形式与记录方式的档案信息如文字、图形、图象和声音等进行数字化处理；对海量的数字信息进行压缩和建立档案信息数据库；利用网络进行信息的传输。

4.4以企业化的运作形式建设数字档案馆

传统档案在进行数字化的过程中有一个显著的特点，就是可以以企业生产产品的形式对需要数字化的对象进行生产和开发，如光盘的生产等。根据这个特点，企业在项目立项后，要成立专门的数字档案馆开发机构，集中人力、技术和财力开发关键技术，在统一技术的支持下，对各档案馆的档案进行数字化处理，以信息产品的形式提供给各档案馆使用。

4.5完善人才管理体制

数字档案馆的建设，需要信息规划、网络管理、系统建设等高水平人才的参与，因此，企业应适应市场经济体制和信息社会发展要求，积极引进数字档案馆建设所需规划和技术人才，并提供良好的人才培养环境，同时，还应加强现有人员的技术培训工作，通过“自主培养和委托培训”相结合方式提高职工适应数字化建设所需的业务素质。

总之，与传统档案馆相比，数字档案馆在存储、利用、检索和档案管理的能力上要有巨大的提高，数字档案馆的建立必将有助于更好地完成企业赋予它们的凭证保证与记忆储备的职责，并在企业经营、建设、生产运行管理中充分发挥其重要作用，成为企业发展重要内容之一。